FinMin Schleswig-Holstein, Kurzinformation vom 21.2.2014, VI 358 – S 7141 – 024

Es ist gefragt worden, ob Belegnachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen wie Gelangensbestätigungen oder Spediteurbescheinigungen in Form von Excel- oder csv-Dateien übermittelt werden dürfen und ob bei Warenlieferungen innerhalb eines Konzerns die im EDV-System dokumentierte Wareneingangsbuchung einer ausländischen Konzerngesellschaft als Belegnachweis anerkannt wird.

Das BMF hat hierzu im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder folgendermaßen Stellung genommen:

Abschn. 6a.4 Abs. 6 UStAE regelt, dass eine Gelangensbestätigung auf elektronischem Weg, z.B. per E-Mail, ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des elektronischen Datenaustauschs (EDI) übermittelt werden kann. Gleiches gilt wegen der Verweise auf Abschn. 6a.4 Abs. 6 UStAE in Abschn. 6a.5 Abs. 2 Satz 7, Abs. 4 Satz 4 und Abs. 5 Satz 2 UStAE entsprechend für Versendungsbelege, Spediteurbescheinigungen und tracking-and-tracing-Protokolle.

Somit kann z.B. eine Gelangensbestätigung oder ein tracking-and-tracing-Protokoll gegebenenfalls auch als Word-Datei, Excel-Datei oder als Datei im csv-Format elektronisch, z.B. per E-Mail, übermittelt werden.

Eine E-Mail, ein Download-Protokoll oder z. B. eine Datei als Anhang einer E-Mail muss stets im Original, d.h. so wie sie/es bei dem nachweispflichtigen Unternehmer angekommen ist, elektronisch oder in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Nur auf diesem Weg kann die Unversehrtheit des Inhalts und die Echtheit der Herkunft gewährleistet werden. Im Übrigen enthält Abschn. 6a.4 Abs. 6 UStAE die Aussage, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (vgl. Anlage zum BMF-Schreiben vom 7.11.1995, BStBl. I 1995, 738) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (vgl. BMF-Schreiben vom 16.7.2001, BStBl. I 2001, 415, und vom 14.9.2012, BStBl. I 2012, 930) unberührt bleiben. Somit ist es nicht grundsätzlich ausgeschlossen, dass z.B. Excel-Dateien als Belegnachweis anerkannt werden können.

Eine im EDV-System dokumentierte Wareneingangsbuchung einer ausländischen Konzerngesellschaft kann alleine nicht als Form einer Gelangensbestätigung anerkannt werden. Insoweit mangelt es bereits, abgesehen davon, dass der liefernde Unternehmer über den Belegnachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung verfügen muss, an der Vollständigkeit der Angaben, die gemäß § 17a Abs. 2 UStDV zusammen eine Gelangensbestätigung bilden.

Praxis-Info!

Die konziliante Haltung der Finanzverwaltung in Bezug auf die elektronische Form der zu übermittelnden Gelangensbestätigung entspricht der beim elektronischen Rechnungsversand. Denn nach Abschn. 14.4 Abs. 2 Satz 3 UStAE sind z.B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) oder De-Mail, per Computer-Fax oder Faxserver oder per Web-Download übermittelte Rechnungen anerkannt. Vorausgesetzt wird hierbei allerdings ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (sog. dritter Weg), mit dem ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herzustellen ist. Letzteres wird jedoch beim elektronischen Belegnachweis für die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen nicht gefordert.

Schließlich: Die insbesondere vom Finanzministerium Schleswig-Holstein angesprochene Unversehrtheit (d.h. Unveränderbarkeit) des Inhalts können Excel- oder Word-Dateien nicht gewährleisten. Dies verdeutlicht ein Blick auf die Rechtsprechung zum elektronischen Fahrtenbuch: Danach bieten Aufstellungen mittels einer Excel-Tabelle oder Word-Datei keinen zuverlässigen Nachweis. Denn aufgrund der Funktionsweise der Software können jederzeit – also auch zu einem späteren Zeitpunkt – beliebig Aufzeichnungen (z.B. Zahlen) geändert bzw. manipuliert werden, ohne deren Reichweite in der Datei selbst zu dokumentieren und offenzulegen. Auch der Ausdruck einer solchen Datei ist deshalb zum Nachweis der Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben nicht geeignet (vgl. z.B. BFH-Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, BStBl. II 2006, S. 410).

Unterschrift bei elektronischer Übermittlung der Gelangensbestätigung?

Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist (gemäß Abschn. 6a.4 Abs. 3 Satz 1 UStAE) eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat. Dies gilt auch für einen überwiegenden Teil der gewährten Alternativnachweise (Frachtbrief, Konnossement, Spediteurbescheinigung, Versendungsprotokoll eines Kurierdienstleisters). Der damit einhergehende Wegfall des Unterschriftserfordernisses bedeutet für die Praxis eine erhebliche Erleichterung.

Abschn. 6a.4 Abs. 3 Satz 2 UStAE nennt Beispiele, in welchen Fällen bei einer elektronischen Übermittlung die Angaben dem Abnehmer zugerechnet werden können:

• bei Absenderangabe und Datum der Erstellung der E-Mail in dem sog. Header-Abschnitt der E-Mail,
• Nutzung einer im Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Durchführung des Liefervertrags bekannt gewordenen E-Mail-Adresse,
• Verwendung eines zuvor zwischen dem Unternehmer und dem Abnehmer vereinbarten elektronischen Verfahrens.

[Anm. d. Red.]  

BC 5/2014

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