BFH-Urteile vom 9.11.2005, VI R 27/05, 16.11.2005, VI R 64/04 (BFH-Pressemitteilung vom 1.3.2006, Nr. 13)
Steuerpflichtige, denen von ihrem Arbeitgeber ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, den sie auch für private Fahrten nutzen dürfen, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Nach dem Einkommensteuergesetz wird der Vorteil monatlich pauschal mit 1% des Bruttolistenpreises bewertet. Alternativ können auch die auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden, wenn der Steuerpflichtige das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen kann.
Mit Urteil vom 9.11.2005 (VI R 27/05) hat der Bundesfinanzhof (BFH) nun entschieden, dass ein solcher Nachweis neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere auch voraussetzt, dass das Fahrtenbuch zeitnah geführt worden ist und dass es zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr ohne größeren Aufwand abgeändert werden kann. Aus diesem Grunde hat der BFH im Streitfall einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden war.
In einem weiteren Verfahren war streitig, ob der Ausdruck einer mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms (im Streitfall: MS Excel) erzeugten Computerdatei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genügen kann. Der BFH hat diese Frage im Urteil vom 16.11.2005 (VI R 64/04) für den Fall verneint, dass an dem bereits eingegebenen Datenbestand auf Grund der Funktionsweise der Software nachträgliche Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass deren Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt wird.
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Problemstellung
In dem Verfahren mit dem Aktenzeichen VI R 27/05 hatte ein leitender Angestellter von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen für seine umfangreichen Auswärtstätigkeiten (Außenwerbung) zur Verfügung gestellt bekommen, den er auch privat nutzen durfte. Im Streitjahr wurde der Dienstwagen rund 1.330 km für private Zwecke genutzt. Zum Nachweis legte der Arbeitnehmer dem Finanzamt ein anhand von losen Notizzetteln zusammengestelltes Fahrtenbuch vor. Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch nicht an.
In dem Verfahren mit dem Aktenzeichen VI R 64/04 hatten die Geschäftsführer ihr Fahrtenbuch mittels des Tabellenkalkulationsprogramms Excel erstellt und die Tabellen ausgedruckt. Die den Excel-Eingaben zugrunde liegenden Aufzeichnungen wie Terminkalender und ähnliche Notizen wurden vernichtet. Auch hierin sah das Finanzamt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.
Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs
Um das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung ordnungsgemäß nachweisen zu können (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG), müssen insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- zeitnahe Führung des Fahrtenbuchs,
- geschlossene Form (gebundene, „buch-förmige“ Gestalt, geschlossener Datenbestand),
- vollständige (lückenlose) Wiedergabe der Fahrten – einschließlich des am Ende erreichten Gesamtkilometerstands – in ihrem fortlaufenden (zeitlichen) Zusammenhang,
- keine Änderungsmöglichkeit des Fahrtenbuchs zu einem späteren Zeitpunkt ohne größeren Aufwand,
- übersichtliche Aufzeichnungen, die eine inhaltliche Nachprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit mit vertretbarem Aufwand ermöglichen soll.
Diese Voraussetzungen erfüllt regelmäßig nur ein Fahrtenbuch mit einem geschlossenen Verzeichnis, das nachträgliche Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen ausschließt. Lose Notizzettel, wie sie im Urteilsfall des Sächsischen FG (vom 3.3.2005, 2 K 1262/00, hier) verwendet wurden, werden diesen Anforderungen nicht gerecht.
Auch das im zweiten Fall mittels einer Excel-Tabelle erstellte Fahrtenbuch erbringt keinen zuverlässigen Nachweis der privaten Fahrten. Denn auf Grund der Funktionsweise der Software können jederzeit Aufzeichnungen (z.B. Zahlen, Rechenformeln) nachträglich geändert bzw. manipuliert werden, ohne deren Reichweite in der Datei selbst zu dokumentieren und offen zu legen. „Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden“ (vgl. H 31 (9, 10) LStR 2005).
Bewusst machen sollte man sich allerdings: Auch bei handschriftlich geführten Fahrtenbüchern sind Manipulationen nicht auszuschließen; sie erfordern indessen einen erheblich höheren Aufwand und sind zudem eher als Fälschung erkennbar.
Praxishinweise:
- Die strengeren Anforderungen an ein Fahrtenbuch haben nur bedingt Bedeutung für die geplante Neuregelung im Gesetzentwurf zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen (vgl. auch BC 1/2006, S. VI, hier, sowie Plenker in BC 3/2006, S. 67 f.): Danach soll die pauschale Bemessung des privaten Nutzungsanteils für Kfz (1%-Regelung) nur noch für Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens anwendbar sein (d.h. Kfz, die zu mindestens 50% betrieblich genutzt werden). Folge: Fahrzeuge mit hoher Privatnutzung (zwischen 50% und 90%) müssen voraussichtlich für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2005 beginnen, einen Nachweis führen können, in welchem Verhältnis das Fahrzeug tatsächlich für den Betrieb genutzt wird. Da der Gesetzgeber nicht ausdrücklich die Führung eines Fahrtenbuchs fordert, könnten eventuell auch Aufzeichnungen in Form loser Notizzettel zulässig sein.
- Die „Zettel-Wirtschaft“ lässt sich allerdings durch die Integration eines elektronischen Fahrtenbuchs in das Kfz-Navigationssystem vermeiden, das möglichst vom zuständigen Finanzamt autorisiert sein sollte: Durch die Digitalisierung werden Datum, Kilometerstand zu Beginn/am Ende der Fahrt, Reiseziel mit Reiseroute, Abfahrts-/Ankunftszeiten automatisch erfasst, während der Reisezweck mit Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners nachträglich einzugeben ist.
- Praxishinweise zum Führen eines Fahrtenbuches (u.a. mit Softwareunterstützung, Mindestangaben) finden Sie in BC 2/2005, S. XII, sowie in aktualisierter Form hier.
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[Anm. d. Red.]
BC 3/2006
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