Praktische Excel-Tipps

1. Top-/Flop-X-Analysen

In den meisten Management-Reports oder Dashboards (engl. Armaturenbrett, Instrumententafel) empfiehlt es sich, eine Top-X-Analyse durchzuführen – also nicht etwa auf alles zu schauen, sondern nur auf die Top (oder gegebenenfalls auch Flop) 3,5 oder auch 10 besten Produkte, Verkäufer, Absatzgebiete etc. Damit soll dem Management nur wirklich Relevantes in einem Report/Dashboard präsentiert werden.

Hierzu kann eine (Pivot-)Tabelle mit dem Top-X-Filter gefiltert werden, und zwar unter DATEN → FILTERN → ZAHLENFILTER → TOP 10…. Es kann hier sowohl nach den obersten und untersten X-Elementen als auch nach Prozent gefiltert werden.

Zudem kann auch die bedingte Formatierung verwendet werden, um die gewünschten Werte optisch herauszustellen. Dies geht unter START → BEDINGTE FORMATIERUNG → OBERE/UNTERE REGELN.

Dipl.-Kfm. Daniel Unrein, Leiter Corporate Controlling in einem internationalen Dienstleistungs-Unternehmen, Verfasser des bei Vahlen erschienenen Fachbuchs „Excel im Controlling”

Diagramme als Vorlagen speichern

Haben Sie ein Diagramm aufwendig formatiert und soll es in dieser Form häufiger zum Einsatz kommen, kann es zweckmäßig sein, dieses als Vorlage zu speichern (auf das Diagramm klicken und recht Maustaste drücken --> „ALS VORLAGE SPEICHERN“). Dies gilt insbesondere für Formatierungselemente, die unabhängig von der Anzahl der Datenreihen sind, wie z.B. Gitternetzlinien oder Achsen-Einstellungen.

Farbeinstellungen für die einzelnen Datenreihen sind hingegen abhängig von der Anzahl der Datenreihen. Weicht die Anzahl der Datenreihen des per Vorlage zu formatierenden Diagramms von der Vorlage ab, werden die Farben für die zusätzlichen Datenreihen automatisch vergeben, sodass Sie für diese gegebenenfalls doch noch einmal manuell nachadjustieren müssen.

Dipl.-Kfm. Daniel Unrein, Leiter Corporate Controlling in einem internationalen Dienstleistungs-Unternehmen, Verfasser des bei Vahlen erschienenen Fachbuchs „Excel im Controlling”

Für Kalkulationen, das Ausweisen von Berechnungen, die sich nicht direkt in den Roh-Daten befinden (z.B. prozentuale Abweichungen von Ist- und Plan-Umsätzen), gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten:

– Entweder werden sie im Vorfeld berechnet und dann als bereits vorhandenes Datenlabel im Rahmen der Auswahl des Datenbereichs für die Pivot-Tabelle erfasst,

– oder sie werden durch Einfügen eines berechneten Datenlabels in der Pivot-Tabelle aufgenommen.

Das Einfügen eines berechneten Felds direkt in der Pivot-Tabelle bietet die Möglichkeit, die Rohdaten auf das notwendige bzw. exportierte Maß zu beschränken und ist daher empfehlenswert.

Die Definition und das Einfügen eines berechneten Datenfelds erfolgen dabei unter: EINFÜGEN " PIVOTTABLE " TOOLS " FELDER, ELEMENTE UND GRUPPEN " BERECHNETES FELD. Durch diese Auswahl erscheint ein Menü, in dem der Name (hier: „Delta Plan/Ist“) und die Formel zur Berechnung (hier: Umsatz-Ist/Umsatz-Plan-1) hinterlegt werden kann (vgl. die untere Abb.).

Nach Hinzufügen des Labels „Delta Plan/Ist“ erscheint dieses in der PivotTable-Feldliste (genau wie alle ursprünglich vorhandenen Datensätze). Durch die Zuordnung des berechneten Felds unter WERTE erscheinen anschließend die relativen Ist-Abweichungen in der Pivot-Tabelle.

Dipl.-Kfm. Daniel Unrein, Leiter Corporate Controlling in einem internationalen Dienstleistungs-Unternehmen, Verfasser des bei Vahlen erschienenen Fachbuchs „Excel im Controlling”