Praktische Excel-Tipps

1. Top-/Flop-X-Analysen

In den meisten Management-Reports oder Dashboards (engl. Armaturenbrett, Instrumententafel) empfiehlt es sich, eine Top-X-Analyse durchzuführen – also nicht etwa auf alles zu schauen, sondern nur auf die Top (oder gegebenenfalls auch Flop) 3,5 oder auch 10 besten Produkte, Verkäufer, Absatzgebiete etc. Damit soll dem Management nur wirklich Relevantes in einem Report/Dashboard präsentiert werden.

Hierzu kann eine (Pivot-)Tabelle mit dem Top-X-Filter gefiltert werden, und zwar unter DATEN → FILTERN → ZAHLENFILTER → TOP 10…. Es kann hier sowohl nach den obersten und untersten X-Elementen als auch nach Prozent gefiltert werden.

Zudem kann auch die bedingte Formatierung verwendet werden, um die gewünschten Werte optisch herauszustellen. Dies geht unter START → BEDINGTE FORMATIERUNG → OBERE/UNTERE REGELN.

Dipl.-Kfm. Daniel Unrein, Leiter Corporate Controlling in einem internationalen Dienstleistungs-Unternehmen, Verfasser des bei Vahlen erschienenen Fachbuchs „Excel im Controlling”

Pivot-Tabellen mit intelligenter Tabelle

Die Basisdaten-Liste sollte über START " ALS TABELLE FORMATIEREN (oder STRG + t) als intelligente Tabelle formatiert werden (vgl. Excel-Tipps 41 bis 45). Durch die damit einhergehende Objektorientierung entfällt die manuelle Eingabe des Datenbereichs bei der Pivotierung, was insbesondere später bei etwaigen (täglichen, wöchentlichen oder monatlichen) Aktualisierungen (Werte kommen hinzu oder fallen weg) von Vorteil sein kann – eine ansonsten wahrscheinlich notwendige Anpassung des Datenbereichs im Zellbezug ist damit nicht mehr notwendig. Dies spart Zeit und vermindert zudem das Risiko mit alten Datenbeständen zu arbeiten.

Dipl.-Kfm. Daniel Unrein, Leiter Corporate Controlling in einem internationalen Dienstleistungs-Unternehmen, Verfasser des bei Vahlen erschienenen Fachbuchs „Excel im Controlling”

Für Kalkulationen, das Ausweisen von Berechnungen, die sich nicht direkt in den Roh-Daten befinden (z.B. prozentuale Abweichungen von Ist- und Plan-Umsätzen), gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten:

– Entweder werden sie im Vorfeld berechnet und dann als bereits vorhandenes Datenlabel im Rahmen der Auswahl des Datenbereichs für die Pivot-Tabelle erfasst,

– oder sie werden durch Einfügen eines berechneten Datenlabels in der Pivot-Tabelle aufgenommen.

Das Einfügen eines berechneten Felds direkt in der Pivot-Tabelle bietet die Möglichkeit, die Rohdaten auf das notwendige bzw. exportierte Maß zu beschränken und ist daher empfehlenswert.

Die Definition und das Einfügen eines berechneten Datenfelds erfolgen dabei unter: EINFÜGEN " PIVOTTABLE " TOOLS " FELDER, ELEMENTE UND GRUPPEN " BERECHNETES FELD. Durch diese Auswahl erscheint ein Menü, in dem der Name (hier: „Delta Plan/Ist“) und die Formel zur Berechnung (hier: Umsatz-Ist/Umsatz-Plan-1) hinterlegt werden kann (vgl. die untere Abb.).

Nach Hinzufügen des Labels „Delta Plan/Ist“ erscheint dieses in der PivotTable-Feldliste (genau wie alle ursprünglich vorhandenen Datensätze). Durch die Zuordnung des berechneten Felds unter WERTE erscheinen anschließend die relativen Ist-Abweichungen in der Pivot-Tabelle.

Dipl.-Kfm. Daniel Unrein, Leiter Corporate Controlling in einem internationalen Dienstleistungs-Unternehmen, Verfasser des bei Vahlen erschienenen Fachbuchs „Excel im Controlling”