Entwurfsfassung mit praktischen Hinweisen
Zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung bei B2B-Umsätzen (Business-to-Business – Leistungsaustausch findet ausschließlich zwischen Unternehmen statt) wurde kürzlich ein zweites BMF-Schreiben im Entwurf veröffentlicht. Dieser enthält praktische Hinweise zu technischen Anforderungen, inhaltlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug und zum Umgang mit Fehlern. Auch die Rechnungsprüfung und GoBD-Vorgaben werden erstmals in diesem Zusammenhang erwähnt.
Praxis-Info!
Problemstellung
Der vom 25.6.2025 stammende Entwurf konkretisiert das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur E-Rechnungspflicht zwischen inländischen Unternehmern und ändert die Ausstellungspflicht für Kleinunternehmer. Er sieht Anpassungen an zahlreichen Stellen im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) vor. Nachfolgend werden fünf wichtige Regelungsbereiche skizziert (zur Vorberichterstattung vgl. im BC-Newsletter vom 10.7.2025 den Hinweis auf die tabellarische Zusammenstellung unter https://www.verband-e-rechnung.org/bmf-schreiben-entwurf-juni2025-analyse/, dort aber missverständlich hinsichtlich der Kleinunternehmer).
Lösung
1. Ausstellungs- und Empfangspflicht
Neben Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen sollen nun auch Rechnungen von Kleinunternehmern von der E-Rechnungspflicht ausgenommen werden. Für den Rechnungsempfang ist jedoch zu differenzieren: Auch Kleinunternehmer und solche, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen, müssen – wie andere inländische Unternehmer – seit dem 1.1.2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Fehlen die technischen Voraussetzungen, besteht zumindest gesetzlich kein Anrecht auf alternative Formate.
In diesem Zusammenhang ist für die Praxis wichtig: Das Merkmal „inländischer Unternehmer“ ist für eine Ausstellungs- und Empfangspflicht entsprechend zu prüfen. Dieses soll z.B. erfüllt sein, wenn ein ausländischer Unternehmensteil eines im Inland ansässigen Unternehmens beteiligt ist (geplanter Verweis auf UStAE 13b.11 Abs. 1 S. 7).
2. Technische Anforderungen und Formate
Zu den technischen Anforderungen an E-Rechnungsformate und zu Besonderheiten z.B. bei Dauerschuldverhältnissen sind ausführliche Erläuterungen in UStAE 14.1 Abs. 10 bis 19 vorgesehen. Besonders relevant sind sog. Extensions, mit denen branchenspezifische Anforderungen im Normformat ermöglicht werden sollen.
Im BMF-Entwurf wird klargestellt, dass eine strukturierte elektronische Datei im Falle von Formatfehlern eine sonstige Rechnung darstellt und somit nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung erfüllt. Insoweit verweist das BMF auf Anwendungen zur Prüfung der Einhaltung bzw. Konformität mit der Norm EN 16931.
Während der Phase der Übergangsregelungen zur Ausstellungspflicht von E-Rechnungen bis Ende 2026 bzw. 2027 besteht eine Sonderregelung; die genannte Formatabweichung wird nicht automatisch zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. |
3. Inhaltliche Fehler und Berichtigungen
Fehlen umsatzsteuerliche Pflichtangaben im strukturierten Teil, mag zwar eine normgerechte E-Rechnung vorliegen, jedoch keine ordnungsgemäße (zum Software-Einsatz zur Überprüfung siehe Praxishinweise). Dies kann grundsätzlich zum Ausschluss des Vorsteuerabzugs führen.
Aus beiden BMF-Schreiben geht hervor, dass eine erforderliche Rechnungsberichtigung – bekanntermaßen bei Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt – ebenfalls im vorgeschriebenen Format zu erfolgen hat. Als Beispiel für erforderliche Rechnungsberichtigungen nennt der Entwurf relevante Aufmaß-Änderungen in der Bauwirtschaft.
Hingegen sind für vereinbarte Änderungen der Bemessungsgrundlage – wie z.B. nachträglich abgerechnete Rabatt- oder Bonusvereinbarungen oder Mängelrügen bei Bauausführungen – weiterhin keine Rechnungsberichtigungen erforderlich.
4. Ergänzende Angaben und hybride Formate
Im strukturierten Datensatz für umsatzsteuerliche Pflichtangaben auf externe Anlagen oder Links zu verweisen, genügt nicht. Diese müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Lediglich ergänzende Angaben (wie Stundennachweise zur Leistungsbeschreibung) können in einen Anhang zur E-Rechnung aufgenommen werden.
Insbesondere bei hybriden Formaten, wie z.B. ZUGFeRD, ist Vorsicht geboten: Bei Öffnung wird (wie bisher) eine PDF-Rechnung angezeigt, und der enthaltene, strukturierte Datenteil ist schwer erkennbar. Die angezeigte PDF-Datei verleitet dazu, diese zu prüfen. Es ist auch nicht ausgeschlossen, dass eine Software die Prüfung anhand der XML-Datei und Ansichtsdatei vornimmt. Für den Vorsteuerabzug ist jedoch allein der strukturierte Datenteil entscheidend. |
Bei mehr als geringfügigen Abweichungen zwischen dem Bildteil und dem strukturierten Teil eines hybriden Rechnungsformats kann zudem der Anwendungsbereich von § 14c UStG („Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis“) eröffnet sein. Daher ist auch bei der Ausstellung von hybriden E-Rechnungen Vorsicht geboten.
5. Anforderungen gemäß GoBD
Für umsatzsteuerliche Zwecke stellt eine Speicherung und Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems allein keinen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten aus §§ 14, 14b UStG dar. Diese Ausnahme ist aber nur für Unternehmen interessant, die keine Aufbewahrung für andere Zwecke in Deutschland zu erfüllen haben. Denn aus sonstiger steuer- und handelsrechtlicher Sicht gelten weiterhin die strengen GoBD-Anforderungen.
Von elektronischen Rechnungen ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Eine bildhafte Kopie muss nur dann gespeichert werden, wenn zusätzliche, für die Besteuerung relevante Informationen enthalten sind (siehe im Detail BMF 14.7.2025, IV D 2 – S 0316/00128/005/088, vgl. dazu Zwirner im BC-Newsletter vom 17.7.2024).
- Die endgültige Fassung des Schreibens wird im 4. Quartal 2025 erwartet – nach möglichen Stellungnahmen durch Verbände. Insgesamt gesehen würde die Umsetzung des Entwurfs mehr Rechtssicherheit bringen. Für gewöhnlich wird die praktische Umsetzung dennoch weitere Fragen aufwerfen.
- Gleichermaßen gelten diese Regelungen zum Ausstellen von elektronischen Rechnungen – höchste Zeit, sich auch damit zu befassen, denn die Übergangsregelungen laufen ab Ende 2026 aus.
- Zur Prüfung von elektronischen Rechnungen können formale Fehler bereits zuverlässig mit spezifischen Validierungstools identifiziert werden können. Solche Tools sind u.a. als Open-Source-Software verfügbar oder in die Buchhaltungssoftware integriert. Auch bestimmte inhaltliche Fehler können von Validierungstools erkannt werden; für eine umfassende inhaltliche Prüfung sind die Tools aber oft noch nicht geeignet. Somit bleibt eine manuelle Kontrolle derzeit noch wichtig.
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StBin Marina Stockel, Manager bei der PKF Fasselt Partnerschaft mbH, Duisburg
BC 8/2025
BC20250818