Auslaufende Übergangsfrist auch für Systemänderungen
Mit dem Ziel, Steuerhinterziehung und Manipulationen bei Kassensystemen einzudämmen, wurde in den letzten Jahren die steuerrechtliche Kontrolle von elektronischen Aufzeichnungssystemen deutlich verschärft. Ein zentrales Element ist dabei die sog. Kassenmeldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO, deren praktische Bedeutung mit dem Einfluss technischer Neuerungen und dem Inkrafttreten gesetzlicher Konkretisierungen zunehmend wächst. Aktuell zu beachten ist eine zum 31.7.2025 auslaufende Übergangsfrist.
Praxis-Info!
Problemstellung
Die Kassenmeldepflicht ist Bestandteil der Regelungen des § 146a AO, der im Zuge des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (Kassengesetz) eingeführt wurde. Danach sind Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzen, zur elektronischen Mitteilung an das zuständige Finanzamt verpflichtet. Nach § 146a Abs. 4 AO sind
– nicht nur der Einsatz und die Außerbetriebnahme,
– sondern auch jede wesentliche Änderung
eines Kassensystems mit TSE dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach dem jeweiligen Ereignis elektronisch mitzuteilen.
Obwohl die gesetzliche Grundlage seit dem 1.1.2020 besteht, konnte die praktische Umsetzung lange nicht erfolgen, da die erforderliche technische Infrastruktur – insbesondere im Rahmen des ELSTER-Meldeportals – zunächst nicht zur Verfügung stand. Seit 2023 ist die elektronische Meldung nun über „Mein ELSTER“ möglich. Zur Kompensation der verspäteten technischen Bereitstellung hat die Finanzverwaltung eine Übergangsregelung geschaffen:
- Vor dem 1.7.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen bis zum 31.7.2025 angemeldet werden.
- Ab dem 1.7.2025 neu angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung angemeldet werden; die Monatsfrist gilt nicht nur für jede Neuanschaffung, sondern auch für Außerbetriebnahmen oder Änderungen.
Lösung
Die elektronische Meldung erfolgt ausschließlich über das ELSTER-Portal und muss folgende Angaben enthalten:
- Art des verwendeten Kassensystems,
- Anzahl und Standort der eingesetzten Systeme,
- Datum der Inbetriebnahme,
- ggf. Datum der Außerbetriebnahme.
Unternehmen benötigen hierfür ein aktiviertes ELSTER-Zertifikat. Alternativ kann die Meldung auch durch eine beauftragte steuerliche Vertretung erfolgen.
Die Kassenmeldepflicht nach § 146a AO ist ein zentrales Element der digitalen Steuerkontrolle. Mit der Freischaltung der elektronischen Meldeschnittstelle ist der Gesetzgeber nun in der Lage, die Einhaltung der Vorgaben effektiv zu überwachen.
Praxishinweise: - In der praktischen Anwendung ergeben sich häufig Unsicherheiten darüber, ob bestimmte Systeme meldepflichtig sind. Die Pflicht bezieht sich ausschließlich auf elektronische Kassensysteme mit TSE. Klassische offene Ladenkassen oder reine EC-Terminals ohne Kassenfunktion fallen nicht unter die Meldepflicht.
- Zudem bereitet die Meldung bei komplexen Kassensystemen, etwa in Filialbetrieben oder bei modular aufgebauter Hardware, häufig Schwierigkeiten. Hinweis: Eine enge Abstimmung mit dem Kassenhersteller und eine präzise Dokumentation sind unerlässlich.
- Unternehmen, die bereits vor längerer Zeit ein Kassensystem mit TSE in Betrieb genommen haben, sollten dringend prüfen, ob dieses bereits gemeldet wurde – und falls nicht, die Nachmeldung bis spätestens 31.7.2025 vornehmen. Ab dem 1.8.2025 gelten dann ausschließlich die regulären Meldefristen von einem Monat.
- Die Übergangsfrist ist bindend. Verspätete oder fehlende Meldungen nach dem 31.7.2025 gelten als Ordnungswidrigkeit und können gemäß § 379 AO mit einem Bußgeld belegt werden.
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RA Florian Egermann, Partner der PKF WULF GRUPPE, Balingen
BC 7/2025
BC20250717