FG Hamburg Urt. v. 13.11.2024 – 3 K 111/21 (Revision zugelassen)
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich auch Angaben zu den jeweils aufgesuchten Geschäftspartnern bzw. dem konkreten Gegenstand der beruflichen Verrichtung enthalten. Doch gilt dies auch für Berufsgeheimnisträger wie Rechtsanwälte und Steuerberater?
Praxis-Info!
Problemstellung
Im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung ermittelte der Kläger – ein Rechtsanwalt – den privaten Nutzungsanteil des Firmenwagens auf Basis eines Fahrtenbuchs. In dem Fahrtenbuch waren bei allen beruflich veranlassten Fahrten die Eintragungen in den Spalten „Fahrtstrecke“ und „Grund der Fahrt/besuchte Personen“ geschwärzt. Der Kläger begründete dies mit seiner anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht.
Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch nicht an und ermittelte den privaten Nutzungsanteil nach der 1%-Bruttolistenpreisregelung.
Lösung
Das Finanzgericht (FG) Hamburg folgt der Auffassung des Finanzamts. Zwar stellt das FG klar, dass die Anforderungen, welche die Rechtsprechung an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch stellt, bei Berufsgeheimnisträgern mit deren Verschwiegenheitspflicht kollidieren könnten. Dies gilt aber nur dann, wenn Berufsgeheimnisträger Daten in das Fahrtenbuch eintragen müssen, die der Verschwiegenheitspflicht unterfallen. Dabei ist festzuhalten, dass nicht sämtliche berufliche Fahrten – etwa zur eigenen Kanzlei, zu Gerichten oder zu einer Fortbildung – der Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Schwärzungen sind also nur dann vorzunehmen, wenn Rückschlüsse auf die Identitäten von Mandanten verhindert werden sollen. Ortsnamen dürfen dabei laut Auffassung des FG nicht geschwärzt werden.
Berufsgeheimnisträger sind also berechtigt, einzelne Eintragungen im Fahrtenbuch zu schwärzen. Dabei bleibt die bestehende Beweislastteilung aber weiterhin gültig, d.h., der Berufsgeheimnisträger muss den beruflich veranlassten Charakter der Fahrt belegen können.
Im Ausgangsfall entspricht das vorgelegte Fahrtenbuch diesen Anforderungen nicht, da wesentliche Angaben bei sämtlichen beruflichen Fahrten geschwärzt worden sind. Somit ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt und daher zu Recht vom Finanzamt nicht anerkannt worden.
- Aus dem Urteil ergeben sich einige interessante Fragestellungen für die Buchführung. So sind laut Urteilsspruch Ortsnamen grundsätzlich nicht zu schwärzen. Doch was, wenn es in dem Ort nur einen Mandanten gibt? Zumindest im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung müssen an mehreren Stellen Schwärzungen in der Buchhaltung vorgenommen werden, wie das folgende Beispiel zeigt.
- Werden selbstständige Bilanzbuchhalter vertraglich zur tätigkeitsbezogenen Verschwiegenheit verpflichtet, dürfte dies wahrscheinlich nicht dazu ausreichen, dergleichen Schwärzungen im Fahrtenbuch vorzunehmen. Denn sie zählen nicht zu den genannten Berufsgeheimnisträgern laut Berufssatzung.
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Beispiel: Ein Rechtsanwalt betreut einen Mandanten in B-Dorf. Es ist sein einziger Mandant in diesem Ort. Die Fahrtstrecke von der Kanzlei zum Mandanten beträgt 27 km. Im Fahrtenbuch ist der Name des Mandanten geschwärzt. Behandlung: Da nur ein Mandant im B-Dorf wohnt, könnte eine Verlinkung von Fahrtenbuch und Rechnung die Schwärzung des Fahrtenbuchs unwirksam machen. Es ist somit auch die Rechnung zu schwärzen. Rechnungsbetrag (und Rechnungsnummer als Referenz) werden aber auf dem Bankkonto sichtbar werden, wo ebenfalls Informationen zum Sender der Zahlung ersichtlich sind. Hier sind also auch Schwärzungen vorzunehmen. |
Wie das Beispiel zeigt, ist eine Schwärzung des Fahrtenbuchs somit nur dann sinnvoll, wenn sie sich kongruent durch die Buchhaltung zieht.
Christian Thurow, Dipl.-Betriebsw. (BA), Senior Risk Manager, London (E-Mail: c.thurow@thurow.co.uk)
BC 5/2025
BC20250503