Elektronische Textform: Voraussetzungen und Ausnahmen
Im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) wurden mit Wirkung ab dem 1.1.2025 auch Änderungen im Nachweisgesetz vorgenommen. Danach ist nun der Weg frei für digitale Arbeitsverträge. Die Beteiligten sollten jedoch die einzuhaltenden Voraussetzungen kennen und Ausnahmen beachten; wichtige Branchen sind leider ausgeschlossen.
Praxis-Info!
Problemstellung
Arbeitsverträge und deren wesentliche Vertragsbedingungen konnten bis zum 31.12.2024 aufgrund des Schriftformerfordernisses nach § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG a.F. (Nachweisgesetz) ausschließlich schriftlich, also in Papierform, geschlossen werden. Die elektronische Form, auch Textform genannt, war ausdrücklich ausgeschlossen. Seit dem 1.1.2025 kann der Arbeitsvertrag nunmehr digital per E-Mail übermittelt und geschlossen werden – allerdings sind wesentliche Ausnahmen zu beachten.
Lösung
Mit den Änderungen in § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG soll der Abschluss von Arbeitsverträgen erleichtert werden. Die wesentlichen Vertragsbedingungen können ab sofort in Textform im Sinne des § 126b BGB, also elektronisch, abgefasst werden.
1. Anforderungen an das übermittelte Dokument
Allerdings sind bei der Übermittlung Voraussetzungen zu beachten: Das übermittelte Dokument muss
- für den Arbeitnehmer zugänglich sein,
- gespeichert und ausgedruckt werden können sowie
- eine Aufforderung des Arbeitgebers zur Erteilung eines Empfangsnachweises enthalten.
Wird ein Arbeitsvertrag als PDF-Dokument übermittelt, wird dieses Format dem Arbeitnehmer i.d.R. zugänglich sein und sowohl abgespeichert als auch ausgedruckt werden können. Für den Abschluss eines Arbeitsvertrags in Textform ist die elektronische Unterzeichnung des Dokuments, beispielsweise mittels DocuSign, nun ausreichend.
Wichtig! Ändern sich im Laufe des Arbeitsverhältnisses wesentliche Vertragsbedingungen (wie z.B. die Arbeitszeit oder die Vergütung), können diese Änderungen auch in Textform verfasst werden.
2. Ausnahmen in bestimmten Branchen …
Es gibt allerdings Bereiche, in denen der Abschluss eines digitalen Arbeitsvertrags nicht möglich ist und ein Arbeitsvertrag weiterhin in analog-schriftlicher Form geschlossen werden muss. Nach § 2 Abs. 1 S. 6 NachwG betrifft das Branchen, die unter § 2a SchwarzArbG (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz) fallen.
… und bei befristeten Arbeitsverträgen
Darüber hinaus bleibt es bei befristeten Arbeitsverträgen auch beim Schriftformerfordernis nach den Regelungen des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG). Nur unter Einhaltung der Schriftform kann ein befristeter Arbeitsvertrag wirksam geschlossen werden. Enthält der Arbeitsvertrag allerdings eine Altersbefristung, nach der der Arbeitsvertrag bei Erreichen der Regelaltersgrenze automatisch endet, ist in diesem Fall ausnahmsweise die elektronische Form zulässig. Diese Art der Befristung eines Arbeitsvertrags ist durch eine entsprechende Regelung in § 41 Abs. 2 SGB VI vom Schriftformerfordernis des § 14 Abs. 4 TzBfG ausgenommen.
3. Änderungen im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG)
Neben den Änderungen zum Abschluss eines Arbeitsvertrags sieht das BEG IV auch Erleichterungen im BEEG vor. So kann ein Antrag auf Elternzeit nach § 16 BEEG und die Geltendmachung eines Anspruchs auf Teilzeit in Elternzeit nach § 15 BEEG nun auch in Textform erfolgen. Bisher war auch hier bei beiden Ansprüchen die Schriftform einzuhalten.
Praxishinweise: - Trotz der Möglichkeit des Abschlusses eines Arbeitsvertrags per E-Mail kann der Arbeitnehmer einen schriftlichen Nachweis verlangen. In diesem Fall ist dann der Arbeitsvertrag wie bisher in Papierform zur Verfügung zu stellen.
- Die Einführung der Textform und damit die Einführung des digitalen Arbeitsvertrags bringt in vielen Branchen, die bereits digital arbeiten, Erleichterungen mit sich. Für Arbeitgeber empfiehlt es sich, zur Vorbeugung etwaiger Streitigkeiten die Einhaltung der genannten Voraussetzungen zu dokumentieren.
- Im Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Gebäudereinigungs-, Speditions- und Logistikgewerbe sowie im Wach- und Sicherheitsgewerbe muss nach wie vor ein Arbeitsvertrag in Papier mit eigenhändiger Unterschrift geschlossen werden.
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RAin Birgit Grups, LL.M., PKF Fasselt Partnerschaft mbB, Berlin
BC 3/2025
BC20250313