BFH Beschl. v. 12.1.2024 – VI B 37/23
Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.
Praxis-Info!
Eine mittels eines Computerprogramms erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenem Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offengelegt wird, stellt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (im Sinne von § 8 Abs. 2 S. 4 EStG i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG) dar.
Insofern müssen nachträgliche Veränderungen in der Datei dokumentiert sowie offengelegt werden und damit also auch „erkennbar“ sein. An der Erkennbarkeit nachträglicher Veränderungen fehlt es, wenn sich diese erst durch weitere Abfragen offenlegen lassen, zu denen (nur) der Systemadministrator des Steuerpflichtigen die Möglichkeit hat.
An der Geschlossenheit des Fahrtenbuchs mangelt es, sofern die Finanzverwaltung im Rahmen der Überprüfung erst weitere Unterlagen anfordern muss. Müssen somit erst weitere Listen angefordert oder Abfragen bei Dritten (z.B. dem Systemadministrator) durchgeführt werden, um feststellen zu können, dass es sich bei dem in elektronischer Form geführten Fahrtenbuch um ein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit ein Fahrten-„Buch“ handelt, stellt eine solche Datei keine geeignete Aufzeichnungsmethode dar.
Das Erfordernis, dass nachträglich vorgenommene Änderungen in der Datei dokumentiert und offengelegt werden müssen, hat nur für ein elektronisches Fahrtenbuch Bedeutung. Bei einem in Papierform geführten Fahrtenbuch gibt es demgegenüber keine „Datei“ im vorgenannten Sinne, sondern lediglich auf Papier festgehaltene Eintragungen (Daten). Auch hier müssen nachträgliche Änderungen allerdings deutlich als solche erkennbar sein, sodass eine lose Ansammlung einzelner Daten (Blätter, Seiten) ohne äußeren Zusammenhang schon in begrifflicher Hinsicht kein „Fahrtenbuch“ sein kann. Die hiernach erforderliche „buch“-förmige äußere Gestalt kann dabei wiederum selbstverständlich nur ein in Papierform, nicht aber ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch aufweisen. |
[Anm. d. Red.]
BC 3/2024
BC20240305