Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit unentgeltlich eine oder werden ihm auch mehrere übliche Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, werden diese Mahlzeiten nicht als Arbeitslohn versteuert, sondern die Verpflegungspauschalen (12 € bzw. 24 €) sind zu kürzen; dabei wird von einer üblichen Mahlzeit bis zu einem Preis von 60 € einschließlich Getränke und Umsatzsteuer ausgegangen. Die gesetzlich festgelegte Kürzung der Verpflegungspauschalen beträgt
- 20% von 24 € = 4,80 € für ein Frühstück bzw.
- jeweils 40% von 24 € = 9,60 € für ein Mittag- bzw. Abendessen.
Bei Auslandsreisen ist für die Berechnung der Kürzung auf die Auslandspauschale für das jeweilige Land bei 24 Stunden Abwesenheit abzustellen.
Die vorstehend beschriebene Kürzung der Verpflegungspauschalen ist auch dann vorzunehmen, wenn der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit – aus welchen Gründen auch immer – tatsächlich nicht eingenommen hat (z.B. weil er das Frühstück verschlafen hat, das Essen nicht mag oder aus gesundheitlichen Gründen – z.B. bei einer Allergie – nicht zu sich nehmen kann). Es ist allerdings in diesen Fällen möglich, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer anstelle einer nicht eingenommenen, von ihm zur Verfügung gestellten Mahlzeit eine weitere gleichartige Mahlzeit im Rahmen der 60 €-Grenze – erste und zweite Mahlzeit zusammengerechnet (!) – zur Verfügung stellt. Sofern der Arbeitnehmer für eine solche weitere vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit eine Zuzahlung zu leisten hat, mindert die Zahlung des Arbeitnehmers den Kürzungsbetrag der Verpflegungspauschale.
Beispiel 1 Der Arbeitnehmer verschläft auf dem vom Arbeitgeber gebuchten innerdeutschen Flug das Frühstück. Nach seiner Ankunft nimmt er ein Frühstück zum Preis von 16 € ein. Er reicht die Rechnung beim Arbeitgeber ein und erhält die Kosten erstattet. Damit wird auch das „zweite“ Frühstück vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Verpflegungspauschale Anreisetag | 12,00 € | Kürzung für zwei zur Verfügung gestellte Frühstücke |
4,80 €
| Verbleibende Verpflegungspauschale | 7,20 € |
|
Beispiel 2 Wie Beispiel 1. Der Arbeitgeber verlangt für das „zweite“ Frühstück von Arbeitnehmer eine eigene Zahlung von 6 €. Der Arbeitgeber verrechnet diesen Betrag mit der Kostenerstattung und zahlt dem Arbeitnehmer noch einen Betrag von 10 €. Verpflegungspauschale Anreisetag | | 12,00 € | Kürzung für zwei zur Verfügung gestellte Frühstücke | 4,80 € | | Zuzahlung des Arbeitnehmers | 6,00 € | | Verbleibender Kürzungsbetrag | 0,00 € | 0,00 € | Verpflegungspauschale | | 12,00 € |
|
Beispiel 3 Der Arbeitnehmer B nimmt an einer von seinem Arbeitgeber gebuchten eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil und ist mehr als acht Stunden von zu Hause abwesend. In der Tagungsgebühr ist ein Mittagessen zum Preis von 30 € enthalten. B verzichtet auf die Einnahme dieses Essens und nimmt stattdessen in der Mittagspause in einem nahe gelegenen Restaurant ein Essen zum Preis von 25 € ein, das ihm von seinem Arbeitgeber gegen Vorlage der Rechnung erstattet wird. Verpflegungspauschale | 12,00 € | Kürzung für zwei zur Verfügung gestellte Mittagessen im Wert von insgesamt 55 € | 9,60 € | Verbleibende Verpflegungspauschale | 2,40 € |
|
Beispiel 4 Wie Beispiel 3. Der Preis des im Restaurant eingenommenen Essens beträgt 35 €, das der Arbeitgeber in voller Höhe erstattet. Verpflegungspauschale | 12,00 € |
Eine Kürzung der Verpflegungspauschale unterbleibt, da der Preis der beiden Mittagessen insgesamt 60 € übersteigt (30 € zuzüglich 35 € = 65 €). Die vom Arbeitgeber getragenen Aufwendungen für die beiden Mittagessen in Höhe von insgesamt 65 € sind steuerpflichtiger Arbeitslohn, der in Höhe von 12 € mit 25% pauschal besteuert werden kann (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Der verbleibende Betrag von 53 € ist nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen zu besteuern und beitragspflichtig. |
Ein Werbungskostenabzug oder eine Minderung des Kürzungsbetrags bei der Einkommensteuer-Veranlagung des Arbeitnehmers durch die Vorlage von Belegen für eine anstelle der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit eingenommene Verpflegung ist allerdings nicht möglich. In diesem Fall bleibt es bei der Kürzung der Verpflegungspauschalen nach den eingangs beschriebenen Grundsätzen.
Beispiel 5 Wie Beispiel 1. Der Arbeitgeber leistet für das „zweite“ Frühstück keine Kostenerstattung. Damit wird das „zweite“ Frühstück nicht vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Verpflegungspauschale Anreisetag | 12,00 € | Kürzung für das erste, nicht eingenommene Frühstück | 4,80 € | Verbleibende Verpflegungspauschale | 7,20 € |
Der Arbeitnehmer kann weder den von ihm gezahlten Betrag für das „zweite“ Frühstück als Werbungskosten abziehen (auch diese Mahlzeit ist mit der gekürzten Verpflegungspauschale abgegolten), noch mindert die Zahlung des Arbeitnehmers für das „zweite“ Frühstück den Kürzungsbetrag für das „erste“ Frühstück. |
Dipl.-Finanzw. (FH) Jürgen Plenker, Krefeld
BC 8/2015
becklink370322