BMF 15.10.2026, III C 5 – S 7287-a/00019/021/017
Pünktlich zum jährlich wiederkehrenden 15. Oktober hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) weitere Klarstellungen zum Umgang mit E-Rechnungen veröffentlicht. Vorangegangen sind die Schreiben BMF 15.10.2024, BStBl. I 2024, 1320, und BMF 15.10.2025, BStBl. I 2025, 1806.
Praxis-Info!
1. Anzahlungs-, Voraus-, Abschlags- und Endrechnungen
Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung erteilt wurden, müssen nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistungserbringung und Zahlung erst nach diesem Zeitpunkt erfolgen.
Bei einer Endrechnung in Form einer E-Rechnung bestehen bis zum 30.6.2030 (bislang bis zum 31.12.2027, siehe BMF 15.10.2024, BStBl. I 2024, 1320, Rn. 48) folgende Möglichkeiten:
- Absetzung der bereits vereinnahmten Teilentgelte (§ 14 Abs. 5 UStG) innerhalb des strukturierten Teils als Summe über das Feld BT-113 („Paid amount“); Angaben hinsichtlich der erforderlichen Details zu den Teilentgelten (vgl. UStAE 14.8 Abs. 7 und 8) über das Freitextfeld BT-22 („Invoice note“).
- Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte in einem eingebetteten, unstrukturierten Anhang. Im strukturierten Teil der E-Rechnung ist ein ausdrücklicher Hinweis auf diese Anlage erforderlich.
Praxishinweis: - Bei Daueraufträgen mit Abschlagsrechnungen sollte der Ausstellungszeitpunkt dokumentiert werden, da die Pflicht sich nach dem jeweils individuellen Pflichttermin (gestaffelt bis 2027/2028) richtet.
- Für die Endrechnung empfiehlt sich die BT-113-Variante, da sie vollständig im strukturierten Teil bleibt.
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2. Kenntnis über die Unternehmereigenschaft im Massengeschäft
Im Kern geht es um die Frage, ob es sich um B2B-Leistungen (Vorsteuerabzugsberechtigung des unternehmerischen Leistungsempfängers) oder B2C-Leistungen (an Privatkunden) handelt.
Im Massenkundengeschäft mit Dauersachverhalten und einer gemischten Kundenstruktur (z.B. Energielieferungen eines Versorgers) ist dabei eine Klärung zu Beginn bzw. bei Änderung des Vertrags ausreichend.
3. Rechnungspflichtangaben
3.1 Zuordnung der Pflichtangaben in einer E-Rechnung
Für eine Zuordnung, welche umsatzsteuerliche Pflichtangabe in welches BT-Feld (Business Term) oder in welche BG-Gruppe (Business Group) nach der Norm EN 16931-1 aufgenommen werden sollte, haben die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und das Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als Hilfestellung eine Zuordnungstabelle erstellt. Diese wird von der Finanzverwaltung empfohlen. Die Zuordnungstabelle kann an folgenden Fundstellen eingesehen werden:
3.2 Leistungsbeschreibung
Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist (vgl. UStAE 14.5 Abs. 15). Der Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistungen sind zu präzisieren. Allerdings ist es nicht erforderlich, jedes Detail in die Leistungsbeschreibung aufzunehmen. Was zur Erfüllung dieser Voraussetzung erforderlich ist, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls.
Im strukturierten Teil der E-Rechnung müssen insbesondere
– Leistungsart,
– Leistungsumfang,
– Leistungsgehalt und
– ggf. Leistungsort
so eindeutig enthalten sein, dass schon mit diesen Angaben eine abstrakte Bestimmung der übrigen Besteuerungsgrundlagen zweifelsfrei möglich ist. Das BMF-Schreiben nennt als Beispiele:
- eine Abgrenzung zwischen Lieferung und sonstiger Leistung, Ort der Leistung sowie
- die Überprüfung des angewandten Steuersatzes.
Ermöglicht werden soll ggf. eine konkrete Kontrolle der Leistungserbringung vor Ort und auch die prinzipielle Berechtigung zum Vorsteuerabzug (Leistungsbezug „für das Unternehmen“ des Leistungsempfängers).
Darüber hinausgehende Informationen (z.B. Aufschlüsselung von Stundennachweisen, die nicht für die Kontrollfunktion erforderlich sind) können auch in einem eingebetteten Anhang übermittelt werden.
3.3 E-Rechnungen über Bauleistungen
Aufgrund derzeit noch bestehender technischer Beschränkungen des Kern-Datenmodells kann das Leistungsverzeichnis nicht im strukturierten Teil einer E-Rechnung nach dem Kern-Datenmodell aufgeführt werden.
Derzeit genügt es, wenn im strukturierten Teil als Leistungsbeschreibung nur die einzelnen Gewerke mit den entsprechenden Summen enthalten sind. In diesem Fall muss aus einer – menschenlesbaren – eingebetteten Anlage eine detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis enthalten sein, auf die im strukturierten Teil eindeutig hinzuweisen ist. Daneben kann das Leistungsverzeichnis zusätzlich auch als strukturierte Datei (z.B. nach dem GAEB-Standard) übermittelt werden. Zivilrechtlich kann auch eine andere geeignete Methode zwischen den Vertragspartnern (z.B. Nutzung einer Extension, durch die das Leistungsverzeichnis im strukturierten Teil der Rechnung aufgeführt werden kann) vereinbart werden.
Bauunternehmen sollten den Verweis auf die Anlage (z.B. als eindeutige Dokumenten-ID) standardisiert im strukturierten Teil hinterlegen und die Aufbewahrung der Anlagen als Teil der Buchaufzeichnungen (§ 22 UStG, § 147 AO) sicherstellen. |
3.4 Rabattvereinbarungen
Insbesondere im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltminderung nicht feststeht, ist in der E-Rechnung eindeutig auf die Vereinbarung hinzuweisen.
Möglich ist es auch, auf eine schriftlich abgeschlossene Entgeltminderungsvereinbarung in der Rechnung nur in allgemeiner Form hinzuweisen. Bedingung hierbei ist: Die Dokumente über die Entgeltminderung als Teil der Aufzeichnungen nach § 22 UStG sollten innerhalb kurzer Zeit vorgelegt sowie leicht und eindeutig geprüft werden können. Ändert sich eine vor Ausstellung der Rechnung getroffene Vereinbarung nach diesem Zeitpunkt, ist es nicht erforderlich, die Rechnung zu berichtigen.
Rabatt-/Bonusvereinbarungen sollten schriftlich mit eindeutiger Referenz (Geschäftspartner, Zeitraum, Berechnungslogik) abgeschlossen und revisionssicher archiviert werden, damit die formlose Rechnungsangabe tragfähig ist. |
3.5 Bruttopreisrechnung
Da das Kern-Datenmodell der EN 16931 vom (Netto-)Entgelt ausgeht, kann es bei bruttopreisbasierten Leistungen (z.B. buchpreisgebundene Bücher) zu Rundungsdifferenzen kommen. Das BMF empfiehlt, statt des Kern-Datenmodells ein E-Rechnungs-Format zu verwenden, das auf einer Bruttopreisberechnung beruht (Bruttorechnungs-Format). Dessen Auswahl ist eine zivilrechtliche Frage der Vertragsparteien.
Für die Formate XRechnung und ZUGFeRD ist derzeit noch kein Bruttorechnungs-Format verfügbar. Daher wird es für E-Rechnungen nach der Normenreihe EN 16931, die auf Bruttopreisen beruhen und die bis zum 31.12.2027 ausgestellt werden, nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil nur die Gesamtsummen der nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselten Entgelte, der jeweilige Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag bzw. ein Hinweis auf die Steuerbefreiung aufgeführt wird. In diesem Fall muss aus einer – menschenlesbaren – eingebetteten Anlage eine ordnungsmäßige Leistungsbeschreibung mit den Einzelpositionen enthalten sein, aus der sich die Gesamtsummen im strukturierten Teil ergeben und auf die im strukturierten Teil eindeutig hinzuweisen ist.
4. Rechnungsberichtigung
Derzeit ist technisch noch nicht festgelegt, mit welchem Rechnungstyp bestimmte, in der Praxis gebräuchliche Berichtigungsvorgänge (ersetzende Berichtigung, kumulierende Berichtigung, kaufmännische Gutschrift) darzustellen sind.
Die tatsächlich zu berücksichtigenden Rechnungsangaben (z.B. die tatsächliche Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. der Umfang und die Art der sonstigen Leistung) müssen sich klar und eindeutig aus ursprünglicher Rechnung und Rechnungsberichtigungen ergeben. Unter dieser Voraussetzung kann derzeit jede in der Praxis taugliche Art der Rechnungskorrektur in einer E-Rechnung mit einem tauglichen Rechnungstyp übermittelt werden.
5. Umsatzsteuerliche und technische Folgen eines Geschäftsregelfehlers
Geschäftsregelfehler können technische oder feldinhaltliche Fehler umfassen. Die technischen Fehler beziehen sich aber nur auf die CIUS-Vorgaben und nicht auf die Norm EN 16931 im Allgemeinen.
Ein Geschäftsregelfehler hat nur dann, wenn er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft, einen Inhaltsfehler zur Folge.
Die technische Sichtweise hingegen ist für umsatzsteuerliche Fragen – z.B. hinsichtlich des Vorsteuerabzugs – nicht maßgebend. Umsatzsteuerlich stellt eine Datei, die einen Geschäftsregelfehler (aber keinen Formatfehler) aufweist, dennoch prinzipiell eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG dar.
Bei Eingangsrechnungen mit Validierungsfehlern sollte geprüft werden, ob es sich um einen bloßen Geschäftsregelfehler ohne Pflichtangabenbezug handelt. Der Vorsteuerabzug kann dann fortbestehen, solange die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG richtig und vollständig sind. |
6. Verhältnis zu E-Rechnungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung
Es besteht kein Rangverhältnis zwischen dem UStG und einer anderen Vorschrift zur Ausstellung einer E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung. Beide Vorschriften sind nebeneinander für ihren jeweiligen Geltungsbereich zu beachten. Besteht bei der einen Vorschrift für einen Sachverhalt ein Wahlrecht, während die andere Vorschrift diese Wahlfreiheit aber faktisch einschränkt (z.B. unterschiedliche Grenzbeträge oder Übermittlungswege), ist die strengere Vorschrift maßgeblich, um beiden Vorschriften zu entsprechen.
7. E-Rechnungen und Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben
Ein Bescheid über eine öffentlich-rechtliche Abgabe (insbesondere Gebühren, Beiträge oder Kostenersätze) kann auch eine umsatzsteuerliche Rechnung darstellen. Unter den weiteren Voraussetzungen muss dann der Bescheid in Form einer E-Rechnung ausgestellt werden (vgl. UStAE 14.1 Abs. 1). Soll die umsatzsteuerliche Rechnung gesondert ausgestellt werden, ist darauf zu achten, dass eine Steuerschuld im Sinne des § 14c UStG durch Ausweis der Steuer sowohl im Gebührenbescheid als auch in der Rechnung vermieden wird.
Wegen bestehender technischer Beschränkungen der E-Rechnung können bei bis zum 30.6.2030 erlassenen Bescheiden über öffentlich-rechtliche Abgaben sonstige Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden.
8. Sanktionsvorschriften
Die Ausstellung einer sonstigen Rechnung anstelle einer verpflichtenden E-Rechnung ist keine Ordnungswidrigkeit (nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG).
[Anm. d. Red.]
BC 11/2026
BC20261118