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Prozessdokumentation für das ESG-Reporting

Daniel Scheffbuch

Empfehlungen zur Erfüllung der Berichts- und Prüfungserfordernisse

 

Aufgrund regulatorischer Verpflichtungen oder auf freiwilliger Basis werden viele Unternehmen erstmals für 2025 einen Nachhaltigkeitsbericht erstellen. Dabei reicht es jedoch nicht, den Bericht aufzustellen und Daten zu den Bereichen Environmental, Social und Governance (ESG – Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) offenzulegen. Vielmehr ist der Prozess zur Auswahl der Daten ausführlich und vor allem nachvollziehbar zu dokumentieren.


 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

Die Erstellung eines Nachhaltigkeitsberichts als Teil des Lageberichts und Gegenstand der Jahresabschlussprüfung erfordert das Durchlaufen eines vielschichtigen Prozesses, der in der Regel drei bis sechs Monate dauert und entsprechend umfangreich (revisionssicher) zu dokumentieren ist. Ferner kommt hinzu, dass die Nachhaltigkeitsberichterstattung 2025 von großen Kapitalgesellschaften im Jahr 2026 Gegenstand der Abschlussprüfung sein wird. Der Wirtschaftsprüfer hat bezüglich des (Konzern-)Jahresabschlusses und des (Konzern-)Lageberichts weiterhin eine Prüfung mit hinreichender Sicherheit (reasonable assurance) durchzuführen. Bezüglich der Nachhaltigkeitsberichterstattung hat sie mit begrenzter Sicherheit (limited assurance) zu erfolgen, auch wenn diese ein Teil des Lageberichts sein wird.

 

 

Lösung

Das bedeutet insbesondere: Der Wirtschaftsprüfer wird prüfen, ob der Prozess der Nachhaltigkeitsberichterstattung anforderungsgerecht dokumentiert ist.

 

 

1. Prozess als Prüfungsgegenstand

Abstriche im Vergleich zu einer „Prüfung mit hinreichender Sicherheit“ wird es geben, u.a. insoweit, als nicht jede Emissionskennzahl hinsichtlich ihrer Ausprägung zu prüfen ist. Sondern es wird geprüft, wie der Prozess darüber gestaltet wurde, dass am Ende über eben diese Kennzahl und nicht eine andere berichtet wird. Fehlt eine solche Prozessdokumentation, kann dies mit Auswirkungen auf den entsprechenden Prüfvermerk bzw. Bestätigungsvermerk verbunden sein.

 

 

2. Umfang der Dokumentation

Im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung ist die Dokumentationspflicht ein zentraler Bestandteil des Berichtserstellungsprozesses und dient dazu, alle relevanten Daten und Informationen strukturiert, nachvollziehbar und überprüfbar zu erfassen. Nachfolgend wird ein Überblick über die fünf wesentlichen Aspekte und die damit verbundenen Anforderungen an die Dokumentation des Berichtserstellungsprozesses gegeben:

(1) Verständnis der Unternehmensaktivitäten: Zu vermitteln ist ein Überblick über die Aktivitäten und Geschäftsbeziehungen des Unternehmens. Dies ist mit einer Darstellung der strategischen Ausrichtung und konkreten Zielvorgaben (z.B. Emissionsreduktionsziele) sowie der Aufschlüsselung der betroffenen Interessengruppen (Stakeholder) zu verbinden.

(2) Identifikation der tatsächlichen und potenziellen Auswirkungen, Risiken und Chancen: Dies umfasst die Dokumentation über die Risiko- und Chancenanalyse in den Bereichen ESG (outsight-in-Perspektive) ebenso wie die Beschreibung der (potenziell) positiven sowie negativen Auswirkungen der Gesellschaft (insight-out-Perspektive).

(3) Bewertung und Feststellung der wesentlichen Auswirkungen, Risiken und Chancen: Hier ist das Erstellen einer Prozessdokumentation einzuordnen, die die Analyse der wesentlichen Themen, die Stakeholder-Befragungen und die Bewertungsmethoden umfasst.

(4) Berichterstattung – Narrativ: Damit ist die Erstellung des Gerüsts eines umfassenden Berichts angesprochen, der alle wesentlichen Aspekte abdeckt und den Europäischen Standards zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (ESRS – European Sustainability Reporting Standards) entspricht. Dabei sind neben den obigen Dokumentationspflichten auch Angaben über Verfahren zur Datenerhebung und Datenquellen sowie Nachweise über die durchgeführten internen Kontrollen und die angewendeten Qualitätssicherungsmaßnahmen zu berücksichtigen.

(5) Berichterstattung – Quantitativ: Das unter (4) erstellte Gerüst ist mit der Erhebung der Daten zu den ausgewählten Punkten auszufüllen.

 

 

3. Fazit

Die sorgfältige Erfassung, Bewertung und Berichterstattung von Nachhaltigkeitsdaten ist entscheidend, um den Anforderungen der ESG-Reporting-Standards gerecht zu werden. Die Dokumentationspflicht erfordert von Unternehmen, jeden Schritt des Prozesses sorgfältig festzuhalten und nachvollziehbar zu gestalten. Ziel ist es, die Informationen für Stakeholder transparent zu gestalten und dabei den Vorgaben der Wirtschaftsprüfer für eine Prüfung mit hinreichender Sicherheit zu entsprechen.

 

 

Praxishinweise:

  • Auch die Erfüllung der Anforderungen an die EU-Taxonomie-Verordnung wird als integraler Bestandteil der Nachhaltigkeitsberichterstattung im Rahmen einer prozessualen Prüfung zu verfolgen sein.
  • In einem Mitte Dezember 2024 gestellten Antrag auf Verschiebung der Berichtspflichten appelliert die Bundesregierung, die Nachhaltigkeitsberichtspflicht um zwei Jahre zu verschieben und außerdem die Schwellenwerte für verpflichtete Unternehmen zu erhöhen (vgl. Hillmer, Nachhaltigkeitsberichterstattung: Begrenzung von Berichtspflichten dringend erforderlich, BC-Newsletter vom 2.1.2025). Zum Redaktionsschluss lag noch keine Information vor, wie die EU mit diesem Antrag umgehen wird. Mit Stand 9.1.2025 besteht nach wie vor die konkrete Verpflichtung, die Europäische Richtlinie für Nachhaltigkeitsberichterstattung (Corporate Sustainability Reporting Directive, kurz: CSRD) in einem nationalen Gesetz umzusetzen. Dies hätte eigentlich schon bis spätestens 6.7.2024 erfolgen müssen. Ein bereits in Gang gesetzter Prozess der Nachhaltigkeitsberichterstattung sollte deshalb fortgeführt werden. Es sollte vermieden werden, die begonnenen Arbeiten über einen längeren Zeitraum einzustellen, um im Fall der Umsetzung der CSRD keine Zeit verloren zu haben. Für große, nicht börsennotierte Unternehmen, die erst für das Geschäftsjahr 2025 berichten müssten, würde eine verzögerte Umsetzung ohnehin keine größere Rolle spielen.

 

WP/StB Daniel Scheffbuch, Head of Tax, PKF Wulf Gruppe, Stuttgart

 

 

BC 2/2025 

BC20250202

 

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