Verschärfte Gesetzesbestimmungen im HinSchG
Im Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wurden einzelne Bestimmungen am 17.12.2023 nochmals verschärft. Insbesondere sind seit Mitte Dezember 2023 auch Unternehmen ab 50 Beschäftigten zur Anwendung des Gesetzes verpflichtet. Bei nicht gesetzeskonformer Umsetzung des HinSchG drohen hohe Bußgelder.
Praxis-Info!
Problemstellung
Bereits seit dem 2.7.2023 gilt in Deutschland das HinSchG, mit dem es Beschäftigten ermöglicht werden soll, Gesetzesverstöße in ihrem Unternehmen vertraulich zu melden. Hierbei waren zunächst Unternehmen ab 250 Beschäftigten verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten, damit die Beschäftigten ihre vertraulichen Meldungen an eine gesondert benannte Stelle abgeben können. Dieses Gesetz wurde nun Mitte Dezember 2023 erheblich erweitert; es besteht vielerorts dringender Handlungsbedarf.
Lösung
Ab dem 17.12.2023 sind nun auch Unternehmen ab 50 Beschäftigten verpflichtet, eine interne Meldestelle für Meldungen nach dem HinSchG einzurichten. Die Beschäftigtenzahl wird dabei nach Köpfen und nicht nach Vollzeit- oder Teilzeitstellen berechnet. Die Regelung gilt weiterhin unabhängig von der Rechtsform.
Die interne Meldestelle ist so einzurichten, dass die bearbeitenden Personen Zugang zu den Meldungen haben, die Informationen aber nicht an Dritte im Unternehmen weitergegeben werden. Die Vertraulichkeit einer Meldung muss in jedem Fall gewährleistet sein. Meldungen können in Textform oder mündlich erfolgen.
Grundsätzlich sollte der Zugang zum Hinweisgebersystem so niedrigschwellig wie möglich gestaltet werden, um jedem Mitarbeiter die Abgabe eines Hinweises zu ermöglichen. Hier bietet sich insbesondere ein webbasiertes Hinweisgebersystem an. Nach drei Jahren ist der Hinweis zu löschen.
Mit dem 2.12.2023 ist zudem die Bußgeldvorschrift des HinSchG in Kraft getreten. Demzufolge droht nun ein Bußgeld von bis zu 50.000 €, soweit die gesetzlichen Vorgaben nicht oder nicht ordnungsgemäß umgesetzt werden.
- Entgegen einer weit verbreiteten Meinung sind Unternehmen nicht verpflichtet, die Meldestelle derart einzurichten, dass anonyme Meldungen möglich sind, da der Gesetzgeber die Verpflichtung zur Entgegennahme und Bearbeitung anonymer Hinweise schon kurz vor Inkrafttreten des Gesetzes gestrichen hatte.
- Sofern noch keine interne Meldestelle eingerichtet ist, ist dringend zu empfehlen, dies umgehend zu tun. Ratsam ist es, auf eine webbasierte Lösung zurückzugreifen, da hiermit oftmals eine schnelle und kostengünstige Umsetzung im Unternehmen unter Wahrung der Vertraulichkeit möglich ist.
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RA Andy Weichler, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, PKF WMS Dr. Buschkühle PartG mbB, Osnabrück
BC 2/2024
BC20240213