BMF-Schreiben vom 29.5.2018, IV A 4 – S 0316/13/10005 :054; DOK 2018/0427337
Durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (22.12.2016, BGBl. I 2016, 3152) wurde das Instrumentarium der „Kassen-Nachschau“ eingeführt. Dabei handelt es sich um eine unangekündigte Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung.
In dem veröffentlichten Schreiben des Bundesfinanzministeriums werden der Rahmen und der Umfang der Kassen-Nachschau näher definiert.
Die Kassen-Nachschau umfasst die folgenden Bereiche:
- Elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen
- App-Systeme
- Waagen mit Registrierkassenfunktion
- Taxameter
- Wegstreckenzähler
- Geldspielgeräte
- Offene Ladenkassen.
Diese Aufzählung ist nicht abschließend, so dass vergleichbare Sachverhalte ebenfalls geprüft werden können. Die Prüfung kann sich auf Geschäftsgrundstücke, -räume und -fahrzeuge erstrecken.
Im Rahmen der Kassen-Nachschau kann u.a. ein sog. Kassensturz, also ein Soll-Ist-Abgleich, angeordnet werden. Auf Verlangen des Amtsträgers sind Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Führung des elektronischen Aufzeichnungssystems erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen.
Ist der Steuerpflichtige nicht selbst anwesend, aber Personen, die über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen, kann der Amtsträger diese zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau auffordern. Diese Personen haben dann die Pflichten des Steuerpflichtigen zu erfüllen. |
Beispiel Aushilfen einer Imbissbude: Der Besitzer einer Imbissbude beschäftigt mehrere Aushilfen. Während der Abwesenheit des Besitzers kommt es zu einer Kassen-Nachschau, bei der u.a. die offene Ladenkasse geprüft wird. Die diensthabende Aushilfe hat hierbei mitzuwirken. Daher ist es notwendig, dass die Aushilfen über das nötige Hintergrundwissen verfügen. |
Die Kassen-Nachschau erfolgt unangekündigt während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Sie kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch bzw. schon gearbeitet wird.
Die Kassen-Nachschau ist keine steuerliche Außenprüfung; es besteht kein Durchsuchungsrecht. Das bloße Betreten der Räume ist keine Durchsuchung. Zu unterscheiden ist die Beobachtung von der Kassen-Nachschau:
- Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind: Dies kann verdeckt geschehen. Es können auch Testkäufe durchgeführt werden. Der Amtsträger muss sich hierbei nicht ausweisen.
- Kassen-Nachschau: Betreten von der Öffentlichkeit nicht zugänglichen Geschäftsräumen und/oder Aufforderung zur Vorlage von Aufzeichnungen. Hierbei muss der Amtsträger sich ausweisen.
Beobachtung und Kassen-Nachschau können an unterschiedlichen Tagen erfolgen.
Die Kassen-Nachschau ist ein formloser Verwaltungsakt, der mündlich mit Vorzeigen des Ausweises erlassen werden kann. Der Amtsträger ist berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren. Im Rahmen der Kassen-Nachschau ergangene Verwaltungsakte können nach § 347 AO per Einspruch angefochten werden.
Sofern ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder – nach dem 31.12.2019 – der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Die Beanstandung kann auch darin bestehen, dass Dokumentationsunterlagen nicht vorgelegt werden können. |
Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Geschäftsinhaber die Kassenabläufe und -funktionen dokumentieren und Aushilfen bzw. Mitarbeiter entsprechend schulen. Für selbstständige Bilanzbuchhalter/innen bieten sich hier Beratungschancen. |
Christian Thurow, Dipl.-Betriebsw. (BA), Senior Business Audit Manager, London (E-Mail: Thurow@virginmedia.com)
BC 7/2018
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