Rechnungen und Mahnungen

Vorbereitungen für einen erfolgreichen Forderungseinzug

Ein effektives Forderungsmanagement beginnt bereits bei der Erstellung der Rechnung. Im Folgenden werden die Grundlagen für einen erfolgreichen Forderungseinzug dargestellt.

Praxis-Info!

Problemstellung

Eine ordnungsmäßige Rechnungsstellung ist insbesondere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug sowie einen erfolgreichen Forderungseinzug. Die dabei einzuhaltenden Anforderungen sowie die Pflichtangaben sind in §§ 14, 14a UStG geregelt.

Als zentraler Bestandteil des Forderungsmanagements sind Mahnungen als Aufforderung zur Leistung (Zahlung) zu verstehen. Sie sind formlos möglich. Entscheidend ist, dass deutlich wird, dass der Gläubiger den Schuldner zur Leistung auffordert. Diese Aufforderung kann auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen, z.B. durch eine Erinnerung an die Erledigung oder das Übersenden einer zweiten oder dritten Rechnung. Wenn dem Gläubiger mehrere Ansprüche zustehen, muss für den Schuldner erkennbar sein, auf welche Forderung sich die Mahnung bezieht.

Lösung

1. Relevanz und Entbehrlichkeit der Mahnung

Die Bedeutung von Mahnungen für ein erfolgreiches Forderungsmanagement liegt vor allem in der Begründung des Schuldnerverzugs. Denn der Schuldnerverzug ist beim Forderungseinzug regelmäßig Voraussetzung für den Anspruch auf Verzugszinsen und den Ersatz etwaiger Verzugsschäden, wie z.B. Inkasso-, Anwalts- und Gerichtskosten.

In Ausnahmefällen kann der Schuldner aber auch ohne Mahnung in Verzug geraten, z.B. wenn die Parteien einvernehmlich durch entsprechende Vereinbarung eine Leistungszeit nach dem Kalender bestimmt haben. Gleiches gilt, wenn festgelegt wurde, dass der Leistung (Zahlung) ein bestimmtes Ereignis wie der Zugang der Rechnung vorauszugehen hat und eine von diesem Ereignis an zu berechnende angemessene Frist vereinbart wurde.

2. Automatischer Verzugseintritt

Eine Sonderregelung für Entgeltforderungen aus der Lieferung von Gütern (z.B. Kaufpreisforderungen) oder der Erbringung von Dienstleistungen enthält § 286 Abs. 3 BGB. Hiernach kommt der Schuldner spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung leistet. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Regelung nur, wenn zuvor besonders auf die Rechtsfolgen des automatischen Verzugseintritts hingewiesen worden ist.

3. Das Problem der Nachweise

Oft liegt das Problem eines nicht erfolgreichen Forderungseinzugs in nicht vorhandenen Beweisen. Im Konfliktfall muss grundsätzlich der Gläubiger den Zugang von Rechnungen, Mahnungen sowie die Leistungserbringung beweisen. Daher sollte die Übermittlungsform so gewählt werden, dass der Zugang möglichst sicher nachgewiesen werden kann.

Jede Versandoption birgt Risiken. Bei E-Mails beweist das bloße Versenden einer E-Mail nicht deren Zugang. Der Zugang wird erst durch die sog. Lesebestätigung rechtssicher nachgewiesen. Werden die relevanten Dokumente als Dateianhang versandt, gelten diese erst mit dem tatsächlichen Öffnen des Anhangs als zugegangen.

Auch vermeintlich sichere Zustellmethoden wie Einwurf-Einschreiben und Einschreiben mit Rückschein bergen Risiken, da sie zwar den Zugang, nicht jedoch den Inhalt belegen. Um dieser Problematik vorzubeugen, sollte ein unbeteiligter Dritter das Schreiben prüfen und selbst in den Umschlag legen, idealerweise mit einer kurzen Notiz zum Vorgang.

Zudem sind Beauftragung und Leistungserbringung nachzuweisen; eine Rechnung allein reicht nicht aus. Eine gute Dokumentation, etwa durch gegengezeichnete Aufträge und Übergabescheine, ist essenziell.

RA Mattis Vor dem Berge, PKF WMS GmbH & Co. KG, Osnabrück

BC 4/2025

BC20250401