Zulässigkeit und Anforderungen
Im Kontext zunehmender Digitalisierung stellt sich in vielen Bereichen die Frage, ob offizielle Dokumente digital unterzeichnet werden können – so auch bei der Aufstellung von Jahresabschlüssen. Welche Voraussetzungen hierfür gelten, wird nachfolgend erläutert.
Praxis-Info!
Problemstellung
Nach § 245 HGB ist der Jahresabschluss zu unterzeichnen. Unsicherheit besteht allerdings dahingehend, ob damit nur die eigenhändige Unterschrift oder auch die elektronische Signatur gemeint ist. In der Literatur wird ausgeführt, dass Jahresabschlüsse auch elektronisch signiert werden können, die sog. qualifizierte elektronische Signatur also zulässig ist. Ganz eindeutig gehe dies aber nicht aus dem Wortlaut der HGB-Vorschrift hervor.
Lösung
1. Geplante HGB-Änderung im Rahmen der CSRD-Umsetzung
Abhilfe und Klarheit sollte eine Änderung des § 245 HGB schaffen. Zur Umsetzung der Europäischen Richtlinie für Nachhaltigkeitsberichterstattung (Corporate Sustainability Reporting Directive, kurz: CSRD) hinsichtlich der Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen sieht der entsprechende Gesetzentwurf eine Änderung der Vorschrift zur Unterzeichnung eines Jahresabschlusses vor: Anstatt mit der bisherigen Überschrift „Unterzeichnung“ soll § 245 HGB nunmehr mit „Form“ überschrieben werden. Weiterhin sollen Jahresabschlüsse künftig „schriftlich“ aufzustellen sein.
Nach § 126 Abs. 3 BGB, der allgemein die Schriftform regelt, kann die schriftliche Form, also die eigenhändige Unterschrift, durch die elektronische Form ersetzt werden. Die Ersetzung der eigenhändigen Unterschrift hat dann mittels einer sog. qualifizierten elektronischen Signatur zu erfolgen. Welche Anforderungen an diese Signatur gestellt werden, wird in der Verordnung über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) geregelt. Hiernach muss es sich generell um eine zertifizierte Unterschrift handeln, die dem Unterzeichner eindeutig zuzuordnen ist und diesen identifiziert.
Die qualifizierte elektronische Signatur muss unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt werden, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen und unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann; diese Signatur muss mit den unterzeichneten Daten so verbunden sein, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann. Darüber hinaus werden die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit sowie als Basis ein qualifiziertes Zertifikat verlangt.
Die geplante Gesetzesänderung soll Rechtssicherheit in diesem Punkt schaffen. In Kraft getreten ist der oben genannte Gesetzentwurf aber bisher noch nicht, weshalb abzuwarten bleibt, wann die Richtlinie (CSRD) in nationales Recht umgesetzt wird bzw. ob die Änderung des § 245 HGB aus diesem Gesetzesvorhaben herausgelöst wird.
2. Zeichnungsberechtigte Personen
Nach dem Wortlaut des Gesetzes ist der Jahresabschluss vom Kaufmann zu unterzeichnen. Je nach Rechtsform ist zu unterscheiden:
- Bei einer Personengesellschaft haben alle persönlich haftenden Gesellschafter den Jahresabschluss zu unterzeichnen.
- Handelt es sich um eine Kapitalgesellschaft, ist der Jahresabschluss von sämtlichen Geschäftsführern einer GmbH oder allen Mitgliedern des Vorstands einer AG zu unterzeichnen.
- Im Falle einer KapCo-Gesellschaft (Kapitalgesellschaft & Co., z.B. GmbH & Co. KG) ist der Jahresabschluss nach überwiegender Ansicht von allen Vorständen bzw. Geschäftsführern der Kapitalgesellschaft zu unterzeichnen. Einer Mindermeinung zufolge soll allerdings die Unterzeichnung des Jahresabschlusses durch eine ausreichende Anzahl von Geschäftsführern der Kapitalgesellschaft ausreichend sein, die für die Vertretung der Co.-Gesellschaft erforderlich ist. Begründet wird diese Ansicht damit, dass sich die Unterzeichnungspflicht sämtlicher Geschäftsführer nur auf die Kapitalgesellschaft selbst beziehe, nicht aber auf die Co.-Gesellschaft. Kritisiert wird diese Mindermeinung dahingehend, dass die Unterzeichnung nur durch eine bestimmte Anzahl von Geschäftsführern keine Stütze im Gesetz findet und auch bei einer KGaA die Unterzeichnung des Jahresabschlusses von sämtlichen persönlich haftenden Gesellschaftern notwendig ist.
3. Fazit
Wird der Jahresabschluss digital unterzeichnet, so sollte dies jedenfalls mittels qualifizierter elektronischer Signatur von jedem zeichnungsberechtigten Gesellschafter bzw. Geschäftsführer erfolgen.
Praxishinweise: - Wird der Jahresabschluss einer KapCo-Gesellschaft von sämtlichen Verständen bzw. Geschäftsführern unterschrieben, befindet man sich damit jedenfalls auf der sicheren Seite.
- Fehlt eine Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person auf dem Jahresabschluss, führt dies nicht zur Unwirksamkeit oder Nichtigkeit des Abschlusses. Allerdings kann eine fehlende Unterschrift eine Ordnungswidrigkeit darstellen, die mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 € geahndet werden kann.
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RAin Birgit Grups, LL.M., PKF Fasselt Partnerschaft mbB, Berlin
BC 4/2025
BC20250402