Praxis-Info!
Problemstellung
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” umfassen grundsätzlich auch die Kassenführung. Da es sich bei den GoBD jedoch um eine Verwaltungsvorschrift handelt, bestand bisher keine Rechtssicherheit und damit kein für alle geltender Standard. Die zusätzliche KassenSichV stellt sicher, dass Umsatzdaten manipulationssicher gespeichert und gemäß den Aufbewahrungsfristen archiviert werden sowie dem Finanzamt in einem neuen einheitlichen Datenformat (DSFinV-K) übermittelt werden können.
Lösung
Mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) einher geht die verpflichtende Nachrüstung aller Kassen hinsichtlich einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). U.a. bestehen nunmehr klare Regelungen zu den auf dem Beleg erforderlichen Angaben, wie Seriennummer der Kasse bzw. TSE, ein Prüfcode sowie die Signatur der Transaktion und eine Bon-Ausgabepflicht. Das bedeutet: Händler müssen ihren Kunden bei jedem Verkauf einen Kassenbeleg ausstellen. Dieser ist entweder auszudrucken oder in elektronischer Form zu erzeugen. Ob der Kunde den Beleg auch tatsächlich annimmt, spielt dabei keine Rolle.
Eine Schlüsselrolle bei den neuen Regelungen der KassenSichV spielt das standardisierte DSFinV-K-Format, welches seit dem 1.1.2020 von allen Kassennutzern bei einer Kassen-Nachschau seitens des Finanzamts verpflichtend bereitzustellen ist. Hier galt bis zum 31.3.2021 noch eine Übergangsfrist bzw. eine Nichtbeanstandungsregelung, in der alle Betreiber nachträglich noch die Möglichkeit erhielten, ihre Systeme entsprechend umzurüsten. Für Kassen ohne die Möglichkeit einer Umrüstung galten bisher erweiterte Ausnahmeregelungen, die zum 31.12.2022 endeten.
Ein entsprechender DSFinV-K-Export gliedert sich in drei Blöcke:
- Der erste Block besteht aus dem Einzelaufzeichnungsmodul, welches den Bonkopf sowie die Bonpositionen enthält.
- Das Stammdatenmodul als der zweite Block enthält alle notwendigen Informationen zu den Stammdaten, z.B. Orte, Kassen sowie Umsatzsteuerinformationen.
- Der dritte Block umfasst dann in Form des Kassendatenabschlussmoduls alle Informationen zu Zahlarten, Geschäftsvorfalltypen oder Währungsinformationen.
Dabei sollte der Umsatz in allen Abschnitten klar als Beleg definiert und mit dem entsprechenden Netto- bzw. Bruttobetrag oder Steuerschlüssel ausgewiesen werden, sodass eine einwandfreie Abstimmung zwischen allen Abschnitten möglich ist.
In der Praxis sollten die für die Kassenführung verantwortlichen Mitarbeitenden auf Stolpersteine achten, die sich hinsichtlich der Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung bzw. der Warenwirtschaft wie folgt ergeben können:
(1) Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung: Ein für Unternehmen wichtiger Schritt im Vorfeld einer möglichen Kassen-Nachschau ist eine detaillierte Kassendatenanalyse, um sicherzustellen, dass die Kassenumsätze nach den gängigen Konformitätsstandards und Steuergrundsätzen korrekt erfasst werden. Hier gibt es im Wesentlichen drei Ansatzpunkte einer Prüfung.
- Der erste Schritt ist die reine Kassenanalyse, welche sich auf die Abstimmung der einzelnen Tabellen untereinander fokussiert.
- Ist sichergestellt, dass die Kassendaten in sich stimmig und belastbar sind, wird im Anschluss eine Aufteilung nach Bruttoumsatz, Nettoumsatz und Steuerbetrag vorgenommen.
- Für eine detaillierte Abstimmung mit den Umsätzen laut Finanzbuchhaltung ist außerdem eine Splittung je Filiale, je Steuersatz oder monatsweise sinnvoll.
Diese Splittung ermöglicht einen ersten Einblick in möglicherweise auftretende Auffälligkeiten beim Transfer von der Kasse hin zur Finanzbuchhaltung. Dabei tritt oftmals bereits der erste Stolperstein auf: Häufig werden Stammdaten nicht gepflegt und eine Abstimmung mit den Kostenstellen der Finanzbuchhaltung scheitert, da keine saubere Zuordnung über die Stammdaten möglich ist. Auch kommt es oft vor, dass Artikel – insbesondere im Zuge von geänderten Steuersätzen wie etwa in der Corona-Krise – falsch versteuert werden und somit die Angaben auf dem Bon von den Umsätzen laut Finanzbuchhaltung abweichen.
(2) Abstimmung mit der Warenwirtschaft: Während der Pandemiephase war der Steuersatz in der Gastronomie laut § 12 UStG außerdem sowohl für die Mitnahme von Einkäufen als auch bei Bewirtung vor Ort auf 7% nivelliert worden. Von diesen Vergünstigungen ausgenommen wurden Getränke, um ein Ungleichgewicht zum Einzelhandel zu vermeiden. Diese Bestimmung sollte zum 31.12.2022 auslaufen, wurde aber – aufgrund des quasi fließenden Übergangs von der Corona-Krise hin zur Ukraine-Krise – nochmals bis zum 31.12.2023 verlängert. Ziel ist es, die Branche mithilfe dieser Verlängerung hinsichtlich der gestiegenen Energiekosten zu subventionieren.
Auch bezüglich der Abstimmung zwischen einem vom Unternehmen genutzten Warenwirtschaftssystem und den erwirtschafteten Kassenumsätzen spielt diese Thematik eine tragende Rolle, da es aufgrund der stetigen Änderungen vonseiten des Gesetzgebers auch hier zu unterschiedlichen Angaben zwischen Warenwirtschaft und Kasse kommen kann. Beispielsweise finden sich im Rahmen einer Kassendatenanalyse zurzeit neben nicht korrekt versteuerten Artikeln und falsch ausgestellten Bons auch häufig falsche Warengruppenzuordnungen, unterschiedliche Steuersätze innerhalb einer Warengruppe oder sogar gänzlich fehlende Angaben zu Warengruppen in den Kassendaten.
Praxishinweise: - Sobald eine neue TSE eingesetzt wird, muss diese – voraussichtlich ab September 2023 – beim zuständigen Finanzamt mit Angaben zu Namen und Steuernummer des Steuerpflichtigen, Seriennummern und Einsatzort sowie dem Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme der Kasse u.Ä. gemeldet werden.
- Vorteil der DSFinV-K ist eine standardisierte Prüfung seitens des Finanzamts, welches als Prüfungstool die Software IDEA mit einer speziell integrierten Schnittstelle für DSFinV-K-Daten nutzt. Mit der Übermittlung im neuen Format wird nun sichergestellt, dass eine lückenlose und einheitliche Prüfung möglich ist. Bei dem DSFinV-K-Export kommt es darauf an, etwaige nicht dem Umsatz zuzuordnende Ein- oder Auszahlungen, Anfangsbestände oder den Geldtransit klar abzugrenzen. Ferner ist zu jedem Geschäftsvorfall im Detail zu dokumentieren, was genau sich dahinter verbirgt.
- Bei der Kassenführung ist es unerlässlich, regelmäßige interne Kontrollen durchzuführen und zu prüfen, ob die Angaben auf dem Bon mit den Angaben in der Finanzbuchhaltung übereinstimmen.
- Informationslücken und insbesondere falsche Angaben zu Steuersätzen je Artikel oder Warengruppe können zu empfindlichen Nachbelastungen eines Unternehmens führen und sollten daher schnellstmöglich aufgedeckt und behoben werden, um bei einer möglichen Kassen-Nachschau keinen unnötigen Komplikationen ausgesetzt zu sein.
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Katharina Geschke, Dataanalystin, PKF WMS GmbH & Co. KG, Osnabrück
BC 5/2023
BC2023501