BMF 15.10.2025, III C 2 – S 7287-a/00019/007/243

Gegenüber dem Entwurf eines BMF-Schreibens vom 25.6.2025 (vgl. u.a. Stockel, BC 2025, 344 f., Heft 8, Hefner, BC 2025, 363 ff., Heft 8) enthält die endgültige Fassung an einigen wenigen Stellen Ergänzungen und Präzisierungen.

Praxis-Info!

Folgende Ergänzungen bzw. Präzisierungen sind im Wesentlichen gegenüber dem Entwurf eines BMF-Schreibens vom 25.6.2025 hervorzuheben:

Kleinbetragsrechnungen etc.

Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 € (§ 33 UStDV) sind bekanntlich von der Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung ausgenommen.

Will ein Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausstellen, bedarf dies der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Die Begründung liefert das BMF nun nach: „Die Zustimmung ist erforderlich, da der Rechnungsempfänger kein ihm gänzlich unbekanntes elektronisches Format akzeptieren muss.“

Möglichkeit der Validierung (Überprüfung) von E-Rechnungen

Durch die Verwendung geeigneter Validierungsanwendungen kann die Vollständigkeit der Rechnungsangaben sowie die Zulässigkeit des Formats überprüft werden.

• Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht. Sie betreffen auch die Fälle des § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG, wenn zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung vereinbart wurde. Ein Formatfehler liegt hierbei dann vor, wenn keine richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung gegeben ist.

• Davon zu unterscheiden sind Geschäftsregelfehler. Sie können sich dadurch ergeben, dass die in einer Rechnung enthaltenen Informationen unvollständig sind (z.B. keine Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ in einer XRechnung) oder zueinander in Widerspruch stehen (z.B. Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein). Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.

  Allerdings, so das BMF nunmehr: Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht, Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen (vgl. UStAE 15.2a Abs. 6 und UStAE 15.11 Abs. 3), sondern unterstützt ihn hierbei (UStAE 14.5 Abs. 1 S. 7 bis 13).

Der Prozess der Validierung beinhaltet, dass die entsprechende Validierungsanwendung dem Nutzer bestätigt, dass das verwendete Format sowie die sonstigen Angaben den Anforderungen an eine E-Rechnung genügen.

Ergänzende Angaben zu E-Rechnungen

Ergänzende Angaben können in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z.B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt nicht die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 1 S. 3 UStG (UStAE 14.5 Abs. 15 S. 3).

Rechnungserteilung bei verbilligten Leistungen

Bezogen auf das Beispiel in UStAE 14.9 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 wird präzisiert: In einer E-Rechnung kann die Differenz zwischen Rechnungsbetrag (hier: 59.500 €) und Kaufpreis (hier: 30.000 €) als Netto-Nachlass (hier: 29.500 €) ausgewiesen werden (UStAE 14.9 Abs. 1 S. 3).

Berichtigung von Rechnungen

Bei einer Änderung der Bemessungsgrundlage im Sinne von § 17 UStG ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich (vgl. auch Abschnitt 17.1 Abs. 3a). Beispiele hierfür sind:

• Skonti,

• Nachlässe aufgrund von Mängelrügen ohne Auswirkungen auf die abgerechnete Leistung oder

• eine Rückgängigmachung einer Leistung im Sinne des § 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG.

Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt (z.B. relevante Aufmaßänderungen in einer Rechnung über eine Bauleistung) stellen hingegen keine bloße Änderung der Bemessungsgrundlage dar und erfordern daher grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung – jedenfalls hinsichtlich der Leistungsbeschreibung (UStAE 14.11 Abs. 4).

Aufbewahrung von Rechnungen

UStAE 14b.1 Abs. 1 S. 7 (bisheriger S. 2 von UStAE 14b.1 Abs. 1): Werden Rechnungen mithilfe elektronischer Aufzeichnungssysteme (z.B. Kassensysteme) erteilt, ist es ausreichend, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann, die auch die übrigen Anforderungen der GoBD erfüllen, insbesondere die

• Vollständigkeit,

• Richtigkeit und

• Zeitgerechtigkeit der Erfassung (siehe auch § 146 Abs. 1 und 4 AO).

[Anm. d. Red.] 

BC 11/2025

BC20251121