Zur „zeitnahen” Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs

FG Düsseldorf, Urt. v. 24.11.2023 – 3 K 1887/22 H(L)

„Ein elektronisches Fahrtenbuch, welches automatisch alle Fahrten protokolliert, entspricht auch automatisch den gesetzlichen Anforderungen.“ Diese vom Autor aufgestellte komprimierte Behauptung enthält drei gravierende Fehler, wie das Finanzgericht (FG) Düsseldorf nun klargestellt hat.

Praxis-Info!

Problemstellung

Eine GmbH protokollierte die Fahrten der Firmenwagen mittels einer gekauften Standard-Softwarelösung mit dem Namen „Fahrtenbuch Express“. Das elektronische Fahrtenbuch zeichnete automatisch sämtliche Fahrten auf. Die Fahrer mussten dann noch zusätzliche Eingaben, wie z.B. den Fahrtgrund, vornehmen. Die Konformitätsbescheinigung der Software enthielt unter anderem die folgende Passage: „Ab der Erstellung des monatlichen Fahrtenbuchs bis zum Abschluss können Fahrten geändert oder gelöscht werden. Diese Änderungen werden in einer internen Protokolldatei (nicht änder- oder löschbar) protokolliert.“

In der Praxis wurden die zusätzlichen Aufzeichnungen auf Zetteln geführt und ein- bis zweimal monatlich in das elektronische Fahrtenbuch übertragen. Die Zettel wurden anschließend entsorgt.

Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung erkannte das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht an und unterwarf sämtliche Firmenwagen der 1%-Bruttolistenpreisregelung.

Lösung

Das FG Düsseldorf folgt der Sichtweise des Finanzamts. Das elektronische Fahrtenbuch der Klägerin ist aus drei Gründen nicht anzuerkennen:

• Das Fahrtenbuch muss eine „äußere geschlossene Form“ aufweisen. Dies ist nur dann der Fall, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind. Sollten Änderungen technisch möglich sein, so müssen sie in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert oder offengelegt werden und bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sein. Dies ist im Ausgangsfall nicht gegeben, da nachträgliche Änderungen technisch möglich sind, ohne dass dies im Fahrtenbuch selbst sichtbar ist. Dass eine separate Änderungsprotokolldatei besteht, ist nicht relevant, da das Fahrtenbuch nicht selbsterklärend ist. Vielmehr muss eine externe Datei (das Änderungsprotokoll) zurate gezogen werden. Die Software entspricht somit nicht den gesetzlichen Anforderungen.

• Die weiteren Eingaben werden nicht zeitnah geführt. Die gebündelte Eintragung von Fahrtziel, Grund etc. für die Fahrten mehrerer Tage bzw. sogar Wochen erfüllt nicht die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Solche Eintragungen haben zeitnah nach Abschluss der Fahrt zu erfolgen.

• Die Notizzettel mit den Angaben zu Fahrtziel, Grund etc. stellen eine wichtige Ursprungsaufzeichnung dar und sind entsprechend aufbewahrungspflichtig. Aufgrund der Vernichtung der Zettel kann nicht überprüft werden, ob die Übertragungen fehlerfrei erfolgt sind.

Christian Thurow, Dipl.-Betriebsw. (BA), Senior Business Audit Manager, London (E-Mail: c.thurow@thurow.co.uk)

BC 1/2024

BC20240122