Bislang ist das Beurkundungsverfahren grundsätzlich papiergebunden ausgestaltet - Beurkundungen auf elektronischem Weg sind dagegen die Ausnahme, erstmals wurden sie im Gesellschaftsrecht für die Online-Gmbh-Gründung durch das DiRUG eingeführt und durch das DiREG erweitert. Hingegen müssen die Notarinnen und Notare Urkunden seit 2022 auch elektronisch im "Elektronischen Urkundenarchiv" verwahren und Gerichte müssen Akten spätestens ab 2026 elektronisch führen. Auch der Vollzug beurkundeter Geschäfte und Erklärungen läuft zunehmend elektronisch ab. Das führt dazu, dass heute oft elektronisch verfasste Urkunden für die Beurkundung ausgedruckt werden müssen, nur um dann nach der Unterzeichnung wieder eingescannt zu werden. Dieses Nebeneinander von papierner und digitaler Form soll bald der Vergangenheit angehören.
Beurkundungen sollen künftig auch im Präsenzverfahren elektronisch möglich sein. Der Referentenentwurf sieht vor, dass die Urkundsperson die Niederschrift unmittelbar als elektronisches Dokument aufnehmen kann. Die Beteiligten unterschreiben die elektronische Niederschrift auf einem elektronischen Hilfsmittel, etwa einem Unterschriftenpad oder einem Touchscreen, oder nutzten eine qualifizierte elektronische Signatur. Abschließend signiert die Urkundsperson die Niederschrift qualifiziert elektronisch. Damit würden Authentizität und Integrität der Urkunde geschützt, erläutert das Ministerium. Die Bundesnotarkammer werde für Notarinnen und Notare ein Signatursystem für elektronische Präsenzbeurkundungen bereitstellen.
Ferner sollen nach dem Entwurf elektronische Beglaubigungen vereinfacht werden. Dazu sollen künftig eigenhändige elektronische Unterschriften beglaubigt werden können, die etwa auf einem Unterschriftenpad oder einem Touchscreen geleistet werden. Zudem soll der Zugang von notariell beurkundeten und öffentlich beglaubigten Erklärungen erleichtert werden: Laut Entwurf soll künftig der Zugang der öffentlich beglaubigten Abschrift einer notariell beurkundeten und öffentlich beglaubigten Erklärung ausreichen, damit die Erklärung wirksam wird. Mit Hilfe von elektronisch beglaubigten Abschriften könne der Zugang auch auf elektronischem Wege bewirkt werden. So könnten zum Beispiel Erbausschlagungserklärungen elektronisch an das Nachlassgericht übermittelt werden.
