Kombinierter Einsatz von Business Intelligence (BI) und ERP-Systemen
In der gegenwärtigen digitalen Ära erzeugen Unternehmen umfangreiche Datenmengen, die wertvolle Erkenntnisse liefern und fundierte Entscheidungen ermöglichen können. Die Verwaltung und Analyse dieser Daten bringt jedoch oft große Schwierigkeiten in den Unternehmen mit sich. Nachfolgend werden die Herausforderungen von Big Data (Erfassung, Speicherung, Durchsuchung, Analyse, Visualisierung großer Datenmengen) erörtert, und es wird skizziert, wie Unternehmen durch eine Synergie aus ERP-System und BI-Lösungen ihre Daten und Prozesse besser abbilden können, um Optimierungspotenziale und Trends frühzeitig zu erkennen.
Praxis-Info!
Problemstellung
Der Begriff „Big Data“ bezieht sich auf umfangreiche und komplexe Datensätze, die Unternehmen aus verschiedensten Quellen zusammenführen. Das Volumen, die Geschwindigkeit und die Vielfalt dieser Daten können es Unternehmen erschweren, sie effektiv zu nutzen. Einige der wichtigsten Herausforderungen von Big Data sind die Datensicherheit, die Qualität der gesammelten Daten, die Datenintegration (Zusammenführung sehr unterschiedlicher Datenformate, Vermeidung von Inkonsistenzen/Widersprüchlichkeiten und Duplikaten) und die Datenanalyse unter Einsatz von Datenvisualisierungstechniken, um Daten auf anschauliche Weise darzustellen sowie Muster, Trends und Beziehungen zu identifizieren.
Dabei ist aber auch auf die Einhaltung ethischer Grundsätze insbesondere bezüglich personenbezogener Daten beim Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz) zu achten. Besonders wichtig ist zudem die stetige Kommunikation mit den Unternehmensverantwortlichen, um Fehleinschätzungen zu vermeiden.
Lösung
1. Synergien von ERP-Systemen und BI-Lösungen
Obwohl ERP-Systeme und BI-Lösungen – BI steht für „Business Intelligence“ (z.B. Datenmanagement, Kostenmanagement, mehrdimensionales Reporting und Unternehmens-Cockpit „aus einem Guss“) – unterschiedliche Zwecke verfolgen, können Synergien (Verbundeffekte) aus beiden Systemen für Unternehmen einen großen Mehrwert schaffen und dabei helfen, das Unternehmen neu auszurichten oder den bereits eingeschlagenen Weg zu schärfen. Beispielsweise können ERP-Systeme interne Unternehmensdaten in Echtzeit liefern, und BI-Lösungen sind in der Lage, diese Daten zu verknüpfen und zu visualisieren, um über diese Einblicke in die Geschäftstätigkeit, letztlich Geschäftsprozessoptimierungen zu ermöglichen.
Indem sich mit BI-Lösungen Daten aus einem ERP-System extrahieren (herausziehen) und die unterschiedlichen Unternehmensbereiche in einer visuellen Darstellung anzeigen lassen, werden Einflüsse sichtbar, die im ERP-System (z.B. SAP oder Navision) oftmals verborgen bleiben. BI-Lösungen sind zudem in der Lage, neben einem oder mehreren ERP-Systemen auch weitere Daten aus unternehmensunabhängigen Quellen zu integrieren (beispielsweise Wetterdaten oder Marktdaten), um ein umfassenderes Bild der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens zu liefern und auch äußere Einflussfaktoren mit einzubeziehen.
2. Der Projektablauf
Am Anfang eines BI-Projekts steht die korrekte Zielsetzung oder auch die Priorisierung einer Longlist (langen Liste), gefolgt von der Auswahl der benötigten Daten. Eine genaue Betrachtung der Zielsetzung ist hier unerlässlich, da sonst zu allgemeine Aussagen getroffen werden. Wie bei Kennzahlen bedarf es auch hier einer korrekten Definition und Interpretationsvorlage. Die Qualität der Daten bestimmt dabei, wie aussagekräftig und detailliert das Projekt aufgesetzt werden kann. Nicht selten scheitert es bereits an der Pflege der Stammdaten, um auf eine valide Basis bauen zu können. Ist die Datenbasis aus ERP und weiteren Quellen sauber aufbereitet, folgt die Umsetzung im BI-Tool und die Verknüpfung der Daten. Ein dynamisches Dashboard (engl. Armaturenbrett, Instrumententafel) ist dann in der Lage, Umsatzkennzahlen so abzubilden, dass eine Visualisierung entsteht, die „erlebbar“ wird. Das interaktive Klicken durch Quartale, Standorte, Produkte, Tageszeiten, Kunden oder sonstige Eigenschaften führt zum Sichtbarwerden von Zusammenhängen, die auf anderem Wege nur schwer ermittelbar sind.
- Die Errichtung eines Big-Data-Modells sowie die Bestimmung von Analysezielen stellt eine große Herausforderung dar. BI-Lösungen helfen dabei, Daten und Prozesse besser zu überwachen und wertvolle Einblicke in die Geschäftstätigkeit zu gewinnen. Obwohl ERP-Systeme und BI-Lösungen unterschiedlichen Zwecken dienen, kann eine Kombination aus beiden einen hohen Mehrwert für ein Unternehmen generieren, indem sie Daten in Echtzeit liefern und dynamisch visualisieren. Voraussetzung ist, dass die Lösung zur DNA des Unternehmens passt und auf dieses zugeschnitten ist.
- Die Interpretation und Umsetzung der Ergebnisse liegt letztlich bei Anwendern und Unternehmensverantwortlichen, um das Unternehmen präziser zu strukturieren und zukunftsgewandt zu optimieren. Die Nutzung der Synergien ermöglicht es, die Unternehmensentwicklung besser vorherzusagen, Risiken schneller zu erkennen und Prozesse zu optimieren. Darüber hinaus können neue Services und digitale Produkte entstehen oder als Ideen zur Entscheidungsvorlage der Unternehmensentwicklung dienen.
- Das Monitoring eines Unternehmens lässt sich je nach Datenbasis auf unterschiedlichste Weisen darstellen. Zu einem Anwendungsbeispiel im Detail siehe in den PKF-Nachrichten 11/2023 (https://www.pkf.de/infothek/pkf-nachrichten/pkf-nachrichten-archiv.html) die Darstellung auf S. 14. Dort ist zunächst zu sehen, wie sich der Umsatz, den ein Unternehmen im Jahr 2022 erwirtschaftet hat, auf Industriezweige aufteilt. Auch wird ersichtlich, wie sich die Deckungsbeiträge im Monatsablauf verändern. Interessiert nun, welche Produkte in dem jeweiligen Industriezweig besonders gut laufen, kann beispielsweise der Industriezweig Bauindustrie angewählt werden; alle anderen Diagramme passen sich entsprechend der Auswahl an.
- Die Verknüpfung der Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen ermöglicht damit eine interaktive und vielfältige Betrachtungsweise der Prozesse im Unternehmen und zeigt mit wenigen Klicks Optimierungspotenziale auf. Dies ermöglicht einen tiefergehenden Einstieg in die Effizienz einzelner Abteilungen. Auch Prognosen, 1:1-Vergleiche mit Vorjahreswerten oder Mehrjahresvergleiche lassen sich problemlos darstellen.
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Katharina Geschke, PKF WMS GmbH & Co. KG, Osnabrück, und Florian Buschbacher, Digital Suxess AG, Stuttgart
BC 12/2023
BC20231222