Projekt Management Office (PMO) als Erfolgsfaktor

Restrukturierungsprojekte gezielter steuern

Wenn erfahrungsgemäß immer wieder bestätigt werden muss, dass mit 60 bis 70% die Zahl der fehlgeschlagenen Transformationen sehr hoch liegt, gibt das Anlass, den Ursachen nachzugehen. Hauptgrund dafür dürfte in vielen Fällen ein fehlendes oder nicht effektives Projekt Management Office (PMO) sein.

Praxis-Info!

Problemstellung

Aus vielfältigen Gründen haben Restrukturierungen derzeit Hochkonjunktur: In einem wirtschaftlich sehr dynamischen Umfeld sind Unternehmen zunehmend gezwungen, Restrukturierungsmaßnahmen anzustoßen, um mit ihren Geschäftsmodellen wettbewerbsfähig zu bleiben. Alle Transformationen – egal, ob dabei die aktuelle Produkt- und Dienstleistungspalette leicht angepasst wird oder komplett neue Geschäftsbereiche erschaffen werden – sind regelmäßig mit hohen Investitionen und Kosten verbunden, die aktuell durch ansteigende Zinssätze und folglich sich erhöhende Finanzierungskosten weiter in die Höhe getrieben werden.

Trotz aller Bemühungen um erfolgreiche Restrukturierungsprojekte belegen unterschiedliche Studien, dass bis zu 70% aller Transformationen fehlschlagen. Der Hauptgrund dafür ist erfahrungsgemäß ein in vielen Fällen fehlendes oder nicht effektives Projekt Management Office (PMO), das die gesamte Veränderungsinitiative steuert und sicherstellt, dass alle Projektaktivitäten im Einklang mit den strategischen Zielen und Vorgaben des Unternehmens durchgeführt werden. Werden PMOs eingerichtet, werden sie oft schon wieder aufgelöst, kurz nachdem die zu überwachenden Maßnahmen aufgesetzt wurden. Die Beteiligten verbinden damit keinen sinnvollen oder erkennbaren Mehrwert – und schon wird die Initiative wieder abgeschafft.

Wie also sollten PMOs aufgestellt sein und eingesetzt werden, um sinnvollen Output sowohl für die einzelnen Projektteammitglieder als auch für die Geschäftsleitung und externe Stakeholder zu generieren? Wie sehen die Erfolgsfaktoren aus?

Lösung

In unserer Restrukturierungspraxis haben sich die folgenden vier Hauptfaktoren als erfolgskritisch erwiesen:

(1) Unterstützung des Managements: Um effektiv arbeiten zu können, benötigt das PMO die volle Unterstützung des Managements. Dieses sollte das PMO in Entscheidungsprozesse einbinden, Ressourcen zur Verfügung stellen und die Bedeutung des PMOs für den Erfolg von Projekten und Restrukturierungen anerkennen.

(2) Kompetentes Team: Die fachliche und soziale Kompetenz des Teams „macht“ das PMO aus.  Unverzichtbar ist, dass die Teammitglieder Projektmanagementmethoden und -tools effektiv anwenden können und den Projektleitern bei Bedarf Unterstützung und Beratung anbieten.

(3) Effektive Kommunikation: Eine klare und effektive Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg des PMOs. Alle relevanten Stakeholder (z.B. Investoren, Lieferanten, Kunden, Mitarbeitende) müssen regelmäßig über den Projektfortschritt informiert werden. Besonders wichtig ist zudem, die Kommunikationskanäle für Feedback und Fragen offen zu halten.

(4) Verankerung in der Unternehmensstrategie: Nur wenn das PMO strategische Prioritäten versteht, kann es sicherstellen, dass alle Projekte und Aktivitäten in diese Richtung ausgerichtet sind, um die Geschäftsziele zu unterstützen.

Auf Basis dieser Haupterfolgsfaktoren lassen sich folgende Empfehlungen formulieren:

• Verantwortlichkeiten, Rollen und die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern müssen innerhalb des PMOs klar definiert sein – nur so lassen sich Verwirrung und Konflikte vermeiden und letztlich ein effizientes Projekt realisieren.

• Zudem sollte ein PMO in der Lage sein, sich an verschiedene Projekte und Restrukturierungssituationen anzupassen; ist es zu starr und wenig flexibel, kann es nicht auf veränderte Anforderungen oder unvorhergesehene Probleme reagieren. Dies kann die erfolgreiche Umsetzung der Projekte beeinträchtigen.

• Ferner sollten Leistung und Ergebnisse von Projekten im Rahmen einer Performance-Messung unbedingt dokumentiert werden. Leistungskennzahlen, die regelmäßig überprüft werden, helfen, die Effektivität der Projekte zu beurteilen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Nur so lässt sich der Erfolg des PMOs objektiv bewerten.