Die Verpflichtung zur vollständigen Aktenführung ist ein integraler Bestandteil eines Gerichtsverfahrens, der direkt den Anspruch auf rechtliches Gehör sichert (Art. 103 Abs. 1 GG). Wird eine Papierakte im Laufe des Verfahrens nur unvollständig in die elektronische Akte überführt, ist das nach einem Beschluss des OLG Saarbrücken ein schwerwiegender Verfahrensfehler, auf den keine rechtsstaatliche Entscheidung mehr gestützt werden kann (Beschluss vom 03.09.2025 – 3 W 1/25).
Über 20 Millionen Euro Schadensersatz verlangte eine inzwischen insolvente Gesellschaft mit Sitz in China von ihrem Mutterkonzern. Sie soll das Geschäft ihren Versprechen zuwider nach China verlagert und den Konkurs ihres Tochterunternehmens damit ausgelöst haben. Für die Geltendmachung der Ansprüche beantragte der Insolvenzverwalter vor dem LG Saarbrücken Verfahrenskostenhilfe.
Das LG betrachtete die Klage indes als mutwillig und lehnte den Antrag ab. Der Schadensersatztitel sei in China schon gar nicht zu vollstrecken. Außerdem sei nur eine Teilklage für die Gegenseite finanziell zumutbar, worauf es bei der Geltendmachung durch Insolvenzverwalter zusätzlich ankomme (§ 116 Abs. 1 ZPO). Das durch die sofortige Beschwerde des Insolvenzverwalters berufene OLG Saarbrücken störte sich zwar auch an diesen Argumenten – zentral war aber ein verfahrensrechtlicher Einwand: Ohne eine vollständige Digitalisierung der Akten durfte das LG den Beschluss schon gar nicht fassen.
Vollständige Akten als Grundpfeiler der Justiz
Die Verfahrensakte hatte ursprünglich noch in Papierform vorgelegen und sollte auf richterliche Verfügung hin in die elektronische Akte eingepflegt werden. Dabei fehlten jedoch eine Reihe von Anlagen, die laut Prüfvermerken zur Klage gehörten – darunter insgesamt 144 Anlagen in einem Umfang von knapp 900 Seiten für eine Klageerweiterung. Diese Dokumente seien zwar elektronisch aus einem "Ablageordner" abrufbar, aber eben nicht Teil der e-Akte. Auch einzelne relevante Zustellungen würden aus der Akte so nicht mehr ersichtlich.
Der 3. Zivilsenat betonte in diesem Kontext die Wichtigkeit der ordnungsgemäßen Aktenführung und monierte einen schwerwiegenden Verstoß gegen prozessuale Grundsätze. Die Gebote der Aktenwahrheit, Aktenklarheit und vor allem der Aktenvollständigkeit folgten bereits aus dem Rechtsstaatsprinzip und damit unmittelbar aus der Verfassung (Art. 20 Abs. 3 GG). Überhaupt würden nur vollständige Akten eine Rekonstruktion des Verfahrensstandes und eine ordnungsgemäße Überprüfung durch Richterinnen und Richter ermöglichen.
Eine unvollständige Akte stehe dem rechtlichen Gehör im Weg: So könnten die Verfahrensbeteiligten durch ihre Argumente nur auf die Entscheidung einwirken, wenn dem Gericht auch alle Umstände des Verfahrens bekannt seien. Eine ordnungsgemäße Aktenführung sei folglich notwendige Voraussetzung dafür, dass Richter ihrer gesetzlichen Aufgabe nachkommen können. Andernfalls werde die richterliche Entscheidung – wie hier - auf eine untaugliche Grundlage gestützt.
OLG mahnt zur Vorsicht
Allein aufgrund dieses Verfahrensfehlers wies das OLG die Entscheidung an die Vorinstanz zurück. Es merkte dabei an, dass der PKH-Antrag wohl zu vorschnell abgelehnt worden war. So lasse sich eine mutwillige Prozessführung nicht schon daraus ableiten, dass eine Teilklage die Gegenseite weniger belasten würde. Auf die Zumutbarkeit für die Gegenseite komme es hier durch den ausgedehnten Maßstab des § 116 Abs. 1 ZPO zwar durchaus an, hier würde eine Teilklage allerdings auch nur zum Teil die Verjährung hemmen und damit zum Nachteil der Klägerseite gereichen.
Dass die Klage aufgrund fehlender Vollstreckungsmöglichkeit in China mutwillig sei, erkannte das OLG ebenfalls nicht. Zwar habe das LG mangels einer Verbürgung der Gegenseitigkeit zwischen China und Deutschland an der Möglichkeit eines dinglichen Arrests gezweifelt. Dann habe es aber auch eingeräumt, dass sich die Frage der Vollstreckung im Hauptsacheverfahren anders darstellen könne. Ob und inwieweit hier nicht etwa neuere Rechtsentwicklungen eine Rolle spielen, müsse das Hauptverfahren erst klären. Zu diesem Zeitpunkt könne von einer Mutwilligkeit daher nicht die Rede sein.
