Stein des Anstoßes war eine Außenprüfung, bei der eine GmbH sich weigerte, ihr komplettes Datenarchiv herauszugeben. Sie zeigte sich zwar bereit, wie verlangt steuerlich relevante E-Mails vorzulegen. Aber sie wollte nicht pauschal ihre gesamte elektronische Korrespondenz aufdecken – darunter auch Nachrichten ohne Steuerbezug, für die keine Aufbewahrungs- oder Vorlagepflicht bestehe. Die Finanzverwaltung hatte von ihr insbesondere die Vorlage aller (auch digitalen) Schriftstücke zur Vorbereitung, zum Abschluss und zur Durchführung eines "Agreements" mit einer Konzerngesellschaft verlangt; ebenso die Herausgabe von Unterlagen zur Dokumentation der internen Verrechnungspreise. Zusätzlich forderte sie ein Gesamtjournal der Korrespondenz in elektronischer Form auf einem maschinell auswertbaren Datenträger.
Das FG Hamburg gab dem Finanzamt zwar hinsichtlich der nicht rein privaten oder firmeninternen Botschaften recht. Ein Gesamtjournal zu verlangen, sei indes rechtswidrig. Dagegen legten beide Seiten Revision ein. Die wies der BFH in einer am heutigen Donnerstag veröffentlichten Entscheidung ab – ohne mündliche Verhandlung, weil die Richterinnen und Richter des XI. Senats die Rechtsmittel einhellig für unbegründet hielten (Beschluss vom 30.04.2025 – XI R 15/23).
E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe
Die obersten Steuerrichter und -richterinnen befanden, dass E-Mails durchaus Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne des § 147 Abs. 1 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) sein können, wenn sie der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung von Handelsgeschäften dienen. Damit unterlägen sie der Vorlagepflicht nach § 147 Abs. 6 AO. Das Finanzamt dürfe von dem Unternehmen alle Korrespondenz mit Steuerbezug anfordern – allerdings nur, wenn das Verlangen hinreichend bestimmt ist. Zugleich betonte die Münchener Höchstinstanz das "Erstqualifikationsrecht" von Steuerpflichtigen: Ein Unternehmen dürfe selbst entscheiden, welche E-Mails steuerlich relevant sind, und irrelevante Nachrichten aussortieren. Der damit verbundene Sichtungsaufwand befreie jedoch nicht von der Pflicht, die als relevant eingestuften darunter bereitzustellen. Und auch Informationen zu Verrechnungspreisen (also das, was Gesellschaften eines Konzerns sich gegenseitig für Lieferungen oder Leistungen in Rechnung stellen und dem entsprechen muss, was unter Außenstehenden marktüblich ist) gehörten zu den "sonstigen Unterlagen" (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO), die vorzulegen seien.
Kein Anspruch auf Gesamtjournal
Eine Verpflichtung, ein vollständiges Gesamtjournal mit sämtlichen je gesandten oder empfangenen Mails bereitzustellen, besteht der Entscheidung zufolge jedoch nicht. Dafür fehle eine gesetzliche Grundlage: Weder die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung nach §§ 238 ff. HGB noch die §§ 140 ff. AO (Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen) oder § 200 AO (Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen) erlaubten einen generellen Zugriff auf die vollständigen Kommunikationsdaten. Das geforderte Gesamtjournal müsse erst erstellt werden und würde Informationen enthalten, die kein Steuerpflichtiger aufbewahren müsse. Dies überschreite die Befugnisse der Finanzverwaltung.
