Zugangszweifel bei Führen eines Posteingangsbuchs

Ein Gericht darf davon ausgehen, dass ein an eine Behörde gesandter Verwaltungsakt zugegangen ist, wenn das geführte Posteingangsbuch nicht mehr vorhanden ist. Bei derartigen Verlusten reicht ein einfaches Bestreiten des Zugangs nicht aus, betont das Bundesverwaltungsgericht. Behörden seien verpflichtet, die Belege bis zum Abschluss des Verfahrens zu Beweiszwecken aufzubewahren.

Kommunales Posteingangsbuch ist nicht mehr auffindbar

Eine Gemeinde klagte gegen einen subventionsrechtlichen Zinsbescheid des Landes Mecklenburg-Vorpommern. Dem Prozessbevollmächtigten war er nicht geschickt worden, obwohl das Schweriner Ministerium vorher mehrfach trotz fehlender schriftlicher Bevollmächtigung mit ihm kommuniziert hatte. Der Jurist hatte sich im Verwaltungsverfahren für sie bestellt. Auf Nachfrage erhielt er am 08.02.2012 den Zinsbescheid vom 28.12.2011 zugeschickt. Adressiert und versandt worden war dieser an die Verwaltung. Noch am selben Tag - mehr als einen Monat später - erhob die Kommune verspätet Klage und teilte mit, sie habe keinen Bescheid erhalten.

BVerwG: Stadt muss Verlust vertreten 

Beim VG Greifswald war sie erfolgreich: die Landesbehörde hätte sie nicht damit überraschen dürfen, dass sie nicht an den Anwalt selbst zustellt. Das sah das dortige OVG anders und wies die Klage als unzulässig ab. Der Vortrag der Klägerin beim VG, sie habe im fraglichen Zeitraum ein Posteingangsbuch geführt, was heute aber nicht mehr vorhanden sei, ließe keine Zweifel am Zugang des Bescheids. Das BVerwG hatte die Revision ursprünglich zwar zugelassen (BeckRS 2021, 33449), sie scheiterte aber letztlich.

Einfaches Bestreiten reicht nicht aus

Das Ministerium habe den Bescheid nach § 41 VwVfG unmittelbar an die Klägerin senden dürfen, so das Gericht. Das OVG habe aufgrund ihres Vortrags auch nicht am Zugang des Bescheids zweifeln müssen. Es habe davon ausgehen dürfen, dass der Bescheid nach § 41 Abs. 2 VwVfG am 31.12.2011 zugegangen sei. Zwar genüge regelmäßig einfaches Bestreiten des Zugangs, um Zweifel zu begründen, da der Adressat typischerweise keine genaueren Umstände darlegen könne, die gegen einen Zugang sprächen. Bei behördlichen Adressaten, wie der Kommune, die eine Posteingangsdokumentation führten, sei dies anders. Sie hätte die Dokumentation bis zum Abschluss des Verfahrens zu Beweiszwecken aufbewahren müssen. Das OVG sei insofern zu Recht davon ausgegangen, dass die Stadt den Verlust habe vertreten müssen.

zu BVerwG, Urteil vom 21.09.2022 - 8 C 12.21

Redaktion beck-aktuell, 22. Sep 2022.