BRAK fordert zügige Umstellung auf E-Akte auch bei Vorinstanzen
Die BRAK regt unter anderem an, auch die Führung der Akten der Vorinstanzen baldmöglich auf elektronische Aktenführung umzustellen und dabei eine möglichst weitgehende Einheitlichkeit der Regelungen für alle Verfahrensordnungen und Instanzen anzustreben. Ziel müsse es sein, Medienbrüche zu vermeiden und möglichst einheitliche Regelungen hinsichtlich der Aktenführung zu erlangen.
"Repräsentat" rechtsstaatlich bedenklich
Auch die grundlegende Idee des Verordnungsentwurfs, statt der elektronischen Akte selbst nur ein Repräsentat vorzulegen, begegnet nach Ansicht der BRAK rechtsstaatlichen Bedenken. Es sei nicht die Akte selbst oder eine "Kopie" der Akte, sondern ein aliud. Das Repräsentat solle vor allem in Rahmen von Akteneinsichtsrechten der Verfahrensbeteiligten – insbesondere über ihre Prozessbevollmächtigten – relevant sein. Die Gewährung von Akteneinsicht durch Übersendung des Repräsentats könne nicht als eine echte Akteneinsicht angesehen werden, sondern sie gebe nur Auskunft über den Inhalt der Akte. Der Empfänger bekomme die Originalinhalte nicht in ihrer Originalstruktur zu sehen und bekomme damit keinen Eindruck von der wahren Akte.
Durchgriff auf E-Akte erforderlich
Die Problematik zeige sich insbesondere hinsichtlich der Prüfung einer Signatur. Nach § 3 Abs. 2 S. 4 BGAktFV-E träten an die Stelle von Signaturdateien im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung, die das Ergebnis der Signaturprüfung in einfach lesbarer Form wiedergäben. Dies reicht der BRAK nicht. Zwar habe das Gericht im Rahmen der Zulässigkeitsprüfung bzw. bei materiell-rechtlichen Erklärungen in Schriftsätzen die Gültigkeit einer Signatur zu prüfen, gleichwohl sei dies auch das Recht des Verfahrensbeteiligten. Auch diesem muss ein Zugriff auf die Signaturdatei selbst möglich sein. Gleiches gelte für Dateien, deren Darstellung als PDF technisch unmöglich sei, insbesondere dann, wenn die Daten in gängigen Dateiformaten wie mp3 (Audio) oder mp4 (Video) in der Akte liegen. In diesen Fällen reiche ein Vermerk über den Inhalt dieser Dateien nicht aus. Die BRAK fordert daher, dass neben dem Repräsentat stets ein Durchgriff auf die elektronische Akte selbst möglich sein müsse. Darüber hinaus fordert die BRAK noch weitere Klarstellungen und Nachbesserungen, unter anderem bei der Regelung zur Fortführung von vor dem Stichtag angelegten Papierakten in Papier.
