Weniger Dokumente, weniger Daten
Der Bundesrat hatte der Verordnung am 16.12.2022 zugestimmt. In § 9 HRV wird ab sofort klargestellt, dass nur Dokumente, deren Einreichung durch besondere gesetzliche Vorschriften vorgeschrieben ist, in das digitale Handelsregister aufgenommen werden sollen, also zum Beispiel keine Ausweiskopien. Ausdrücklich nicht aufgenommen werden sollen Dokumente, die auf Anforderung durch das Registergericht eingereicht, also im Wege der Amtsermittlung zur Würdigung des angemeldeten Sachverhalts übermittelt werden. Dies führt dazu, dass etwa Einzahlungsbelege nicht mehr veröffentlicht werden dürfen. Gleichzeitig wird klargestellt, dass Erbscheine, Erbverträge, öffentliche Testamente, Europäische Nachlasszeugnisse und sonstige Dokumente, die nach § 12 Abs. 1 Satz 5 HGB eingereicht werden, nicht in den Registerordner aufgenommen werden sollen, da die Einsicht in diese Unterlagen für den Rechtsverkehr nicht notwendig ist.
Tausch zu Dokument mit weniger problematischen Angaben
In einem neuen Absatz 7 des § 9 HRV wird die bereits praktizierte, bislang noch nicht geregelte Möglichkeit eines Dokumentenaustauschs geregelt: Wenn in einem ursprünglich eingereichten Dokument teilweise Angaben enthalten sind, die nicht in den Registerordner gehören, können die Betroffenen ein neues Dokument ohne die problematischen Angaben einreichen. Das neue Dokument kann dann gegen das alte ausgetauscht und das alte Dokument für den Abruf gesperrt werden.
Weitere Datenschutz-Verbesserungen in Planung
Das Handelsregisterportal wird von den Ländern betrieben. Die HRV ist der einzige Bereich, in dem das Bundesjustizministerium selbst als Verordnungsgeber tätig werden kann. Das Bundesjustizministerium steht darüber hinaus mit den Landesjustizverwaltungen und der Bundesnotarkammer in Kontakt, um zeitnah noch weitere Verbesserungen für den Datenschutz erreichen zu können, etwa durch Änderungen an der Dienstordnung für Notarinnen und Notare oder durch technische Lösungen zur Bearbeitung von bereits ins Register eingestellten Daten.
