Nach § 1 BUrlG sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Arbeitnehmern bezahlten Erholungsurlaub zu gewähren. Grundsätzlich muss dieser im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche Gründe oder solche, die in der Person des Mitarbeiters liegen, das ausnahmsweise rechtfertigen. Das ist etwa bei arbeitsunfähiger Erkrankung oder personellen Engpässen der Fall. Aber auch dann muss der Urlaub in aller Regel bis zum 31.3. des nächsten Jahres genommen werden, sonst verfällt er. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist nicht genommener Urlaub abzugelten; während der laufenden Beschäftigung ist ein finanzieller Ausgleich des gesetzlichen Mindesturlaubs hingegen ausgeschlossen. Was nach eindeutigen Regeln klingt, haben europäische und deutsche Gerichte allerdings in den vergangenen Jahren erheblich zugunsten der Beschäftigten verschoben.
Hinweispflichten
Nach ständiger Rechtsprechung von EuGH und BAG verfällt der gesetzliche Mindesturlaub nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vor Ablauf des Kalenderjahrs ausdrücklich darauf hingewiesen hat, dass sein Resturlaub verfällt, wenn er ihn nicht bis zum Jahresende nimmt. Sonst wird der Anspruch automatisch auf das Folgejahr übertragen. Wird der Mitarbeiter auch im nächsten Jahr nicht darauf hingewiesen, kann der Urlaub sich über diesen ganzen Zeitraum hinweg ansammeln. Die Personalabteilung muss also von sich aus aktiv werden. Beide Gerichte gehen hier von einer „Mitwirkungsobliegenheit“ des Arbeitgebers aus.
Ein allgemeiner Hinweis – beispielsweise durch eine Rundmail oder einen Aushang an alle Beschäftigten – reicht dafür nicht. Die Information muss den Anspruch auf den Resturlaub konkret bezeichnen und so rechtzeitig erfolgen, dass die Auszeit tatsächlich noch genommen werden kann: Nur dann verfällt er am Jahresende. Um das im Ernstfall beweisen zu können, sollte der Arbeitgeber am besten in der Personalakte dokumentieren, dass und wie er den einzelnen Arbeitnehmer darauf aufmerksam gemacht hat. Die Rechtsprechung geht noch einen Schritt weiter und knüpft auch den Beginn der dreijährigen Verjährungsfrist für den Urlaubsanspruch daran, dass der Hinweis rechtzeitig und präzise erfolgt.
Erkrankt ein Mitarbeiter nach Jahresbeginn, verfällt der Urlaub bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit spätestens 15 Monate nach Jahresende. Hier haben EuGH und BAG also ein Einsehen gehabt, damit sich die Ansprüche bei Langzeiterkrankten nicht ins Unermessliche addieren. Hat der Beschäftigte im Kalenderjahr bereits tatsächlich gearbeitet, verfallen die Urlaubstage allerdings auch hier nur, wenn er vor der Erkrankung über den drohenden Verfall belehrt wurde. War er dagegen schon seit Beginn des Jahres durchgehend arbeitsunfähig, verfällt der Anspruch nach Ablauf von 15 Monaten ohne Wenn und Aber. In der Praxis sollte der Arbeitgeber daher schon innerhalb der ersten Jahreswoche jeden einzelnen Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass sein Recht auf eine Erholungsphase erlischt, wenn er diese nicht binnen Jahresfrist einlegt.
Wenig Gestaltungsspielräume
Neben dem gesetzlichen Mindesturlaub von 24 Tagen (bzw. 20 Tagen bei einer Fünftage-Woche) gewähren viele Unternehmen per Arbeitsvertrag oder über Tarifregelungen zusätzliche Freitage. Für diesen sogenannten Mehrurlaub gelten die zwingenden Vorgaben des BUrlG nicht: Abweichende Vereinbarungen, etwa zu Verfall und Übertragung, sind zulässig. So kann insbesondere geregelt werden, dass das Anrecht auch ohne vorherigen Hinweis verfällt. Ohne solche vertraglichen Bestimmungen gelten allerdings die gesetzlichen Vorschriften entsprechend.
Der gesetzliche Urlaub sichert den Erholungsanspruch der Mitarbeiter und genießt daher einen hohen rechtlichen Schutz. Es gilt: Wer nicht belehrt, verliert. Sowohl Verfall als auch Verjährung des Anspruchs darauf setzen aktives Handeln des Arbeitgebers voraus. Nur Unternehmen, die ihre Beschäftigten rechtzeitig und individuell informieren, verhindern die grenzenlose Ansammlung von Ferientagen und behalten so ihre Personalplanung im Griff.
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