Seit 1.1.2025 gilt zunächst die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle B2B-Umsätze. Eine Pflicht zur Ausstellung besteht hingegen erst ab 2027. Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Anders als bisher hat die digitale Form nun auch Vorrang vor der Papierrechnung. Was aus Sicht des Gesetzgebers wie ein Meilenstein in der Digitalisierung klingt, sorgt in der Praxis für Unsicherheiten – insbesondere, wenn die organisatorischen und technischen Voraussetzungen noch nicht vollständig umgesetzt wurden. Denn Rechnungen zwischen Unternehmen sind künftig nicht mehr in einfachen elektronischen Formaten wie PDFs oder auf Papier zulässig.
Mehr als nur Technik
Stattdessen müssen sie in strukturierten Formaten erstellt werden, die eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglichen. Erfüllt eine E-Rechnung alle Anforderungen, kann sie per E-Mail versendet und empfangen werden. Eine digitale Signatur ist nicht mehr erforderlich. Unternehmen benötigen einen sogenannten Viewer, also eine Software zur Visualisierung, um E-Rechnungen im Format „XRechnung“ lesen und prüfen zu können. Das Bundesfinanzministerium stellt dafür ein kostenfreies Softwaretool bereit, das über das „Elster-Portal“ verfügbar ist. Diese neue Anforderung gilt für nahezu alle steuerpflichtigen Umsätze – auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ausnahmen bestehen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR, steuerfreie Leistungen (etwa Finanzdienstleistungen) sowie Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
Die Einführung der E-Rechnung birgt Risiken, die über rein technische Fragen hinausgehen. Denn Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, gefährden den Vorsteuerabzug. Außerdem könnte die Annahme unzulässiger Rechnungen durch Geschäftspartner zu Haftungsfragen führen. Unternehmen sind daher gezwungen, ihre Prozesse so zu gestalten, dass sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen den Vorgaben entsprechen. Und das ist entsprechend auch an Kunden und Lieferanten zu kommunizieren.
Schub für Veränderungen
Zwar gibt es seitens des Bundesfinanzministeriums Übergangsregelungen, die bis Ende 2026 die Ausstellung von Rechnungen in unstrukturierten Formaten wie PDFs erlauben. Doch diese Frist bietet nur begrenzt Entlastung und bedarf der Zustimmung des Empfängers. Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 EUR haben bis Ende 2027 Zeit, die E-Rechnung vollständig einzuführen. Deren Einführung sollte als Chance genutzt werden, um interne Strukturen und Prozesse zu überprüfen. Dazu gehört die Anpassung von Vertragsklauseln, die den Rechnungsaustausch regeln, ebenso die Entwicklung klarer Kontrollmechanismen für eingehende Rechnungen, die den neuen Standards entsprechen. So empfiehlt es sich, für diese ein eigenes E-Mail-Postfach anzulegen. Dies macht auch die vorgeschriebene revisionssichere Archivierung leichter. Mitarbeiter sollten geschult werden, um fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen zu identifizieren. Zudem ist es ratsam, Geschäftspartner frühzeitig auf mögliche Fehlerquellen hinzuweisen, um unnötige rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden. Transparente Kommunikation über die neuen Anforderungen hilft, rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden und den Austausch von Rechnungen reibungslos zu gestalten.
Ohne Zweifel – die E-Rechnung bringt langfristig Vorteile: Sie reduziert Fehler, spart Kosten und beschleunigt die Buchhaltungsprozesse. Kurzfristig erfordert sie jedoch umfassende Anpassungen. Für Unternehmen, die die Umstellung im Vorfeld sorgfältig geplant haben, war der Start ins neue Jahr einfacher. Wer hingegen noch Nachholbedarf hat, sollte jetzt aktiv werden. Sonst könnte die E-Rechnung zu Verstimmungen bei Kunden und Geschäftspartnern führen.
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