Legal Operations (kurz Legal Ops) ist auf die Optimierung (Effektivität) und Effizienzsteigerung von juristischen sowie nicht-juristischen Prozessen und Funktionen spezialisiert. Ziel von Legal Operations ist es, Arbeitsabläufe zu verbessern, Kosten zu senken und die Anpassungsfähigkeit der Rechtsfunktion an sich verändernde Rahmenbedingungen zu erhöhen. Legal Operations-Funktionen sind heute in zahlreichen Rechtsabteilungen und Kanzleien etabliert.
Legal Operations hat drei Kernbereiche im Blick: Menschen, Prozesse und Technologie. Eine erfolgreiche digitale Transformation, die nachhaltig Mehrwert schafft, erfordert mehr als nur den Einsatz von Technologie, Software und IT-Lösungen. Notwendig ist ein ganzheitlicher Ansatz, der sowohl die Prozesse als auch die beteiligten Menschen mit ihren individuellen Bedürfnissen und Motivationen berücksichtigt. Dazu gehören die Mitarbeitenden von Rechtsabteilungen und Kanzleien ebenso wie die Mandantinnen und Mandanten. Es ist mittlerweile anerkannt, dass interoperable Systeme, die nahtlos in die Prozesse integriert sind, die Menschen in die Lage versetzen, ihre Tätigkeiten effizient, effektiv und skalierbar auszuführen. Zu den Schwerpunktthemen von Legal Operations zählen daher unter anderem Dokumenten- und Wissensmanagement, Prozessmanagement und Künstliche Intelligenz genauso, wie Organisationsstrukturen, Digital Mindset und Skills.
Wie kann die Justiz von Legal Ops profitieren?
Die digitale Transformation in der Justiz verläuft anders als in Rechtsabteilungen und Kanzleien. Dennoch profitieren beide Seiten von einem offenen Dialog über gemeinsame Themen und Inhalte. Oft ist das Ziel das gleiche, nur die Begrifflichkeiten unterscheiden sich. So erfüllen Dokumenten- und Case-Management-Systeme in Rechtsabteilungen und Kanzleien ähnliche Funktionen, die in der Justiz die Fachverfahren und E-Akten-Systeme haben. Der Bedarf an nachhaltiger Unterstützung bei der digitalen Transformation, der in Rechtabteilungen und Kanzleien durch Legal Operations abgedeckt wird, besteht auch in der Justiz. Es geht darum, die Digitalisierung zügig, nachhaltig und ressourcenschonend umzusetzen. Auch in der Justiz kann und darf es nicht nur um Digitalisierung gehen, sondern um eine digitale Transformation, bei der Verfahrensabläufe neu gedacht werden müssen.
"Justice Operations": Ein Modell für die Justiz?
Die digitale Transformation der Justiz erfüllt keinen Selbstzweck; sie dient der Stärkung des Rechtsgewährleistungsanspruchs und der Erleichterung des Zugangs zum Recht. Gerade deshalb gilt es, den Blick im Sinne eines umfassenden Ansatzes zu weiten und diesen Transfer mit dem Bereich "Justice Operations" zu etablieren. Dieser Austausch ist keine Einbahnstraße; vielmehr kann auch Legal Operations von "Justice Operations" lernen und profitieren. Durch die Zusammenarbeit aller operativen Einheiten in der Rechtspflege kann ein Mehrwert für den gesamten Rechtsmarkt entstehen, der sich durch Interoperabilität auszeichnet. Diese ist auf allen Ebenen – bei IT-Systemen, Prozessen, Arbeitsabläufen und Kompetenzen der Beteiligten – wünschenswert. Gemeinsam können wir zu einem digitalen, effizienten und fairen Rechtssystem beitragen, von dem alle profitieren, nicht zuletzt unsere gemeinsamen Kundeninnen und Kunden: die Rechtsuchenden!
Es ist an der Zeit, die Digitalisierung in der Justiz effizient, effektiv und nachhaltig auf ein neues Niveau zu heben. Die Definition und Entwicklung von "Justice Operations" kann dabei das Rückgrat bilden. Der Wissenstransfer aus den etablierten operativen Funktionen, insbesondere Legal Operations, kann dazu einen wertvollen Beitrag leisten und die Zusammenarbeit aller operativen Funktionen im Recht kann zum zentralen Hebel für die digitale Transformation der Rechtspflege werden.
Die Autoren sind: Isabelle Biallaß, Dr. Anke Morsch und Stefanie Otte (Vorstandsmitglieder des Deutschen EDV-Gerichtstags e. V.); Kai Jacob, Dr. Dierk Schindler und Dr. Bernhard Waltl (Vorstände des Liquid Legal Institutes e. V.). Der Beitrag gibt ihre persönliche Auffassung wieder.
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