Die Funktion "Legal Operations" (kurz "Legal Ops"), bei der es im Kern um die Implementierung und ständige Weiterentwicklung eines Managementsystems sowie damit einhergehend der Entwicklung und Anwendung von Best Practices geht, ist in Rechtsabteilungen inzwischen fest etabliert. Angesichts des technischen Fortschritts bzw. des gleichzeitigen Nachholbedarfs in der Justiz wird auch dort in Anlehnung an Legal Ops neuerdings über "Justice Operations" gesprochen. Ähnlich kann dieser Ansatz auf moderne Notariate übertragen werden. Wir nennen es "Notary Ops". Es umfasst vier Hauptbereiche: Mandanten, Personal, Technologie und Governance. Notary Ops stellt als ganzheitlicher Rahmen eine Methodik zur Verfügung, wie Notariate kundenzentriert dem öffentlichen Auftrag gerecht werden und wirtschaftlich sinnvoll arbeiten können.
Wie werden Notariate zukunftsfest?
Effiziente Software und Prozesse, die Redundanzen etwa beim Eingeben oder Übertragen von Daten vermeiden, wirken sich unmittelbar auf die Zufriedenheit der Fachkräfte in einem Notariat sowie die Servicequalität aus. Zugleich erlauben sie Leverage: in Zeiten des Mangels an qualifiziertem Personal ist zentral, dass weniger Menschen bei gleichem Zeiteinsatz mehr schaffen, ohne dass die Qualität leidet. Zentrale Themen von Notary Ops sind daher Organisationsstrukturen, Dokumenten-, Prozess- und Wissensmanagement sowie ein "Digital Mindset" mit entsprechenden Fähigkeiten einschließlich der Einbindung von Künstlicher Intelligenz.
Anders als bei Unternehmensrechtsabteilungen gibt es bislang kein gesamtheitliches System, nach dem Notariate angesichts der aktuellen Herausforderungen optimal gemanagt und weiterentwickelt werden können. Ansätze und Initiativen zur Aus- und Fortbildung der Fachkräfte sind weit verstreut, die verfügbare und tatsächlich verwendete Software ist uneinheitlich, fragmentarisch und selten nutzerfreundlich, es dominieren "Features" oder "Insellösungen". Im Bereich der hoheitlichen Aufgaben gibt es digitale Schnittstellen etwa über die von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellte Anwendung XNP. Über die Module Handelsregister, Grundbuch, sonstige Anträge und Präsenzbeglaubigungen und über das neue Modul eNova bestehen verschiedene digitale Anwendungsmöglichkeiten. Seit 2022 erfolgt bundesweit die zentrale Archivierung von Urkunden in Deutschland über Systeme, die von der Bundesnotarkammer bereitgestellt oder zertifiziert werden.
Ob sie es wollen oder nicht, das traditionelle Geschäfts- und Kostenmodell der deutschen Notariate gerät zunehmend unter Beschuss. Internationale Anbieter boten zunächst Online-Beglaubigungen an, werben aber zunehmend auch mit Remote-Beurkundungen. Sie sprechen somit die Kunden an, die einfach, bequem und effizient ihre oftmals als lästig empfundenen "Amtsgeschäfte" erledigen wollen. Auch die europäischen Regelungstrends gehen klar in Richtung Liberalisierung und betonen neben dem öffentlichen Versorgungsauftrag immer stärker die unternehmerische Eigenschaft des Notarberufs – jüngst etwa der EuGH (NZKart 2024, 95). Nichts tun ist also keine Option.
Notary Ops: Best Practices
In vielen anderen Ländern ist der digitale Transformationsprozess schon weiter vorangeschritten. Unsere Eindrücke etwa aus Estland und Norwegen haben deutlich gemacht: es ist dringend geboten, die deutschen Notariate nachhaltig zu modernisieren. Die Entwicklung von Notary Ops kann dabei als Rahmen dienen. Auf dieser Basis lassen sich für die einzelnen Bereiche und Themen Best Practices sammeln und austauschen.
Ein wichtiger Bestandteil dieses Rahmenkonzepts ist die Etablierung von digitalen Anwendungen bis hin zu KI-Lösungen, die den Arbeitsalltag der Notariate erleichtern und gleichzeitig die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten gewährleisten. In einem Pilotprojekt in Zusammenarbeit mit dem Unternehmen Econota entsteht bis Herbst 2024 ein erster Leitfaden zu Notary Ops.
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