In der Rubrik Tech & Tools werden Anwendungen vorgestellt, die den beruflichen Alltag vereinfachen, ergänzen oder in sonstiger Weise verbessern können. Dabei handelt es sich überwiegend um kommerzielle Angebote, die bei Bedarf getestet und am Markt eingekauft werden können. In dieser Ausgabe: Kofax Power PDF.
Welches Problem löst Kofax Power PDF?
Im Berufsalltag wird viel mit Dokumenten hantiert, die vertrauliche Informationen enthalten. Es kann dann regelmäßig vorkommen, dass bestimmte Angaben geheim gehalten werden sollen. Dies kommt insbesondere bei personenbezogenen Daten sowie bei Geschäftsgeheimnissen vor.
Beim klassischen Schwärzen wird das Dokument, wenn es bisher nur digital vorliegt, zunächst ausgedruckt und dann an den relevanten Stellen mit einem schwarzen Stift, der hoffentlich ausreichend Deckkraft hat, großflächig übermalt. Dies kann bei umfangreichen Dokumenten durchaus ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Und wer unsauber arbeitet, kann schnell bei einer Zeile den oberen oder den unteren Teil einzelner Buchstabenfolgen übersehen. Nach dieser Maleinheit wird das entsprechend händisch bearbeitete Dokument dann in der Regel für den Weiterversand wieder eingescannt.
Neben dem manuellen Aufwand liegt ein weiteres Problem im Qualitätsverlust aufgrund des doppelten Medienbruchs. Dies kann bei reinen Textdokumenten hinnehmbar sein. Aber wenn das Dokument auch Fotos, Zeichnungen oder sonstige Abbildungen enthält, kann der Qualitätsverlust zum Problem werden. Dies gilt insbesondere, wenn die Abbildungen den Regelungsgehalt des Dokuments konkretisieren und dadurch dann im schlimmsten Fall der Inhalt verändert wird.
Zusätzlich zum Qualitätsverlust kann es bei der weiteren Verwendung des Dokuments zudem unpraktisch werden, wenn das Dokument nach dem Wiedereinscannen nicht mehr durchsuchbar ist. Dies kann zwar umgangen werden, wenn man beim Einscannen oder zumindest bei der Nachbearbeitung eine Texterkennung – Eingeweihte sprechen von OCR („Optical Character Recognition“) – über das Dokument laufen lässt. Aber selbst hochqualifizierte Juristen sollen dies in der Praxis regelmäßig vergessen.
Wie genau funktioniert Kofax Power PDF?
Kofax Power PDF ist eine umfangreiche Komplettlösung zum Erstellen, Bearbeiten und Konvertieren von PDF-Dateien. Eine der vielen Kernfunktionen ist das digitale Schwärzen. Unter dem Menüpunkt Security sind die Funktionen hierzu verfügbar. Zuerst werden die Stellen im Dokument markiert, die geschwärzt werden sollen. Wenn der Text erkannt wird, können die entsprechenden Zeilen automatisch markiert werden. Ansonsten können auch einfach mit der Maus viereckige Flächen bestimmt werden, die geschwärzt werden sollen. Wenn alles markiert ist, können die ausgewählten Flächen mit einem Klick geschwärzt werden. Dabei werden die geschwärzten Flächen gelöscht. Ein Rückgängigmachen ist nicht mehr möglich. Die Informationen sind weg. Ansonsten hat sich aber nichts verändert.
Wer steht hinter Kofax Power PDF?
Das Unternehmen Kofax Inc. wurde 1985 in den USA gegründet und sitzt in Kalifornien. Das Produkt wurde ursprünglich von Nuance Communications vertrieben, aber ein Teil dieses Unternehmens sowie die Software wurden im Jahr 2019 von Kofax Inc. übernommen.
Was kostet Kofax Power PDF?
Die Version Kofax Power PDF Advanced für Windows kostet für einen Nutzer beim Hersteller einmalig 179 Euro. Für Unternehmenskunden mit mehr als fünf Nutzern können passend zugeschnittene Angebote angefragt werden.
Wer sind die Konkurrenten?
Der große und bekannte Wettbewerber ist Adobe mit dem spürbar teurerem Acrobat Pro DC. Zudem gibt es im Internet auch kostenlose Alternativen – von denen aber regelmäßig abgeraten werden muss. Das Problem ist, dass man bei Webanwendungen das Dokument hochladen muss und damit dem Anbieter verfügbar macht, was wohl regelmäßig ein Verstoß gegen die berufliche Geheimhaltungspflicht ist. Zudem kann man sich dann auch nicht immer auf die Dauerhaftigkeit des Schwärzens verlassen. Oder wie es neulich auf Twitter ein in der Szene bekannter Anwalt bei einer entsprechenden Diskussion anmerkte: „Ich konnte bereits in mehr als einem Deal die „Schwärzungen“ löschen. Und das kam von den ganz Großen“ [Kanzleien].