In der Rubrik Tech & Tools werden Anwendungen vorgestellt, die den beruflichen Alltag vereinfachen, ergänzen oder in sonstiger Weise verbessern können. Dabei handelt es sich überwiegend um kommerzielle Angebote, die bei Bedarf getestet und am Markt eingekauft werden können. In dieser Ausgabe: DocuSign eSignature – eine Software zum elektronischen Signieren von Dokumenten.
Welches Problem löst die Software?
Eine Vielzahl von Dokumenten braucht eine Unterschrift, um wirksam zu sein. Und selbst für den Fall, dass das Gesetz keine Schriftform vorschreibt, werden viele Angelegenheiten trotzdem zu Beweiszwecken immer schriftlich geregelt. Der berufliche Alltag ist darum voll von zu unterzeichnenden Verträgen, Vollmachten und sonstigen Erklärungen.
Der herkömmliche Weg sieht vor, dass das Dokument nach der Erstellung ausgedruckt und dann unterschrieben wird. Bei Verträgen mit mehreren Parteien werden danach die Originalausfertigungen fröhlich durch die Welt geschickt. Es kann Wochen dauern, bis bei allen Parteien eine Originalausfertigung mit allen relevanten Unterschriften angekommen ist.
Die Originalausfertigungen werden dann regelmäßig wieder eingescannt, um diese digital zu archivieren. Aufgrund des doppelten Medienbruchs – einmal ausdrucken und dann wieder einscannen – ist der Qualitätsverlust oft deutlich sichtbar. Insbesondere, wenn es nicht nur auf den Wortlaut, sondern beispielsweise auch auf farbige Abbildungen ankommt, kann dies später zu Problemen führen. Vor diesem Hintergrund wäre es besser, die digital erstellten Dokumente auch elektronisch zu signieren, über das Internet zu versenden und anschließend unmittelbar digital zu archivieren und zu verwalten.
Wie funktioniert DocuSign?
Mit DocuSign können Dokumente über das Internet versandt und elektronisch signiert werden. Alles in Echtzeit. Nur der Versender braucht dafür eine Lizenz. Die Unterzeichnenden brauchen lediglich eine E-Mail-Adresse, über die die Kommunikation läuft. Zur Identifizierung beim Signieren kann zudem ein Code per SMS an das Mobiltelefon der Unterzeichnenden gesendet werden. Bei Bedarf kann aber auch eine vollständige Identitätsprüfung mit dem Personalausweis oder einem Reisepass durchgeführt werden. Der Versender lädt einfach das zu signierende Dokument bei DocuSign hoch und legt fest, welche Unterzeichnenden in welcher Reihenfolge an welchen Stellen im Dokument signieren sollen. Die Unterzeichnenden kriegen dann eine E-Mail, die einen Link zum Dokument enthält. Der Rest sind dann ein paar Klicks mit der Maus.
Die grafische Unterschrift im Dokument erstellt das Programm automatisch. Wahlweise kann auch eine Bilddatei mit der eigenen Unterschrift hochgeladen oder auf dem Bildschirm mit dem Finger unterschrieben werden. Das dient aber alles hauptsächlich der Folklore.
Relevant ist das sogenannte Certificate of Completion, das für jeden DocuSign-Prozess erstellt wird und für jedes Dokument eine komplette Aktionsauflistung mit Zeitstempeln enthält. Rechtlich abgesichert ist das Signieren im Übrigen über die Verordnung 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt. Die Signaturlösungen von DocuSign erfüllen die Anforderungen an die fortgeschrittene elektronische Signatur sowie an die qualifizierte elektronische Signatur im Sinne dieser eIDAS-Verordnung.
Welches Lizenzmodell wird angeboten?
Die Kosten für die von der DocuSign Inc. aus den USA angebotene Software bestimmt sich nach der Anzahl der Endnutzer pro Kunde, der zu versendenden Dokumente pro Monat und der benötigten Integration in bestehende Systeme. Eine Lizenz für eine Einzelperson und für bis zu fünf Dokumentensendungen pro Monat kostet knapp über 100 Euro im Jahr. Die Lizenz Business Pro mit diversen Zusatzfunktionen und ohne Dokumentenlimit kostet demgegenüber jährlich zirka 450 Euro pro Endnutzer.
Wer sind die Konkurrenten?
Wettbewerber von DocuSign sind beispielsweise Adobe Sign oder Scrive aus Schweden.