Sachverhalt erfassen und verwalten

Welches Problem löst der FactTracker?

Jedes Mandat beginnt mit der Aufbereitung des Sachverhalts. Selbst wenn die Geschehnisse mancher Fälle auf den ersten Blick überschaubar erscheinen, entfalten sich zusätzliche Ebenen der Komplexität regelmäßig schnell, je länger man sich mit dem  Vorgefallenen beschäftigt. Und dann gibt es auch die Fälle, bei denen man von Anfang an weiß, dass das Aufbereiten und Verwalten der einzelnen Sachverhaltsinformationen ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit sein wird, was viel Zeit und Aufwand kostet.

Die gesamten Sachverhaltsinformationen müssen dann gemanagt werden. Welche Personen sind involviert und wer hat was wann gesagt oder getan? Welches sind die relevanten rechtlichen Dokumente? Und wer wusste alles Bescheid?

Wenn sich der relevante Sachverhalt außerdem über mehrere Jahre oder sogar Jahrzehnte erstreckt und nicht nur in Deutschland gespielt hat, sondern zudem grenzüberschreitende Aspekte beinhaltet, dann summieren sich die gesamten Sachverhaltsinformationen oft auf mehrere tausend und manchmal sogar zehntausend einzelne Fakten. Und diese Fülle an Informationen muss man irgendwie in den Griff bekommen.

Wie genau funktioniert der FactTracker?

Sachverhaltsinformationen. 

Beim FactTracker wird für jeden Fall ein neues Projekt angelegt. In einem Projekt kann jede  Sachverhaltsinformation einzeln mit Titel, Datum, Beschreibung und weiteren relevanten Angaben und in einschlägigen Kategorien erfasst werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, jede Sachverhaltsinformation mit einem relevanten Dokument zu verknüpfen. 

sortiert werden kann. Eine detaillierte Suchmaske erlaubt zudem das gezielte Filtern etwa nach Namen oder Orten. Darüber hinaus können Steckbriefe von beteiligten Personen, Unternehmen und Produkten erstellt werden. Den einzelnen Nutzern können verschiedene Rechte zur Bearbeitung oder auch nur zum Einsehen eingerichtet werden und es besteht auch die Möglichkeit, externen Personen, beispielsweise den Mandanten, einen Zugang zu gewähren.

Wenn beispielsweise ein Meeting oder ein Interview zu einem bestimmten Sachverhaltsabschnitt ansteht, kann man sich alle erfassten Sachverhaltsinformationen auf Knopfdruck zusammenstellen und ausdrucken lassen oder als Tabelle in eine PDF-Datei exportieren.

entwickelt. Die Idee dazu entstand vor mehreren Jahren bei einem außergewöhnlich umfangreichen Compliance-Verfahren. Zur Umsetzung hat Gleiss Lutz zusätzlich auf den externen IT-Dienstleister nteam aus Berlin  zurückgegriffen. Nach einer anderthalbjährigen Entwicklungsphase ist der FactTracker seit 2020 im Einsatz. Intern bei Gleiss Lutz ist das Legal-Tech-Team um Marc Geiger (Director Legal Operations & Business Technologies) und Daniel Lieber (Head of Legal Operations) verantwortlich.