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Erfahrungsbericht JA 5/2015

Von Dr. Jan R. Krezer und Dr. Hanno Wienhausen, MSc (Oxon), beide seit 2014 als Vorstandsassistenten bei der Allianz in München tätig | Feb 17, 2016

Vorstandsassistent – eine spannende Karriereoption für Juristen

Richterdienst, Staatsanwaltschaft, Großkanzlei, Notariat – dies allessind begehrte Betätigungsfelder für Juristen. Die Tätigkeit als Vorstandsassistent ist jedoch nur wenigen Absolventen als Karriereoption präsent. Dabei ist die Liste derer, die diesen Weg gegangen sind und nun eine Spitzenposition in der deutschen Wirtschaft innehaben, lang: Martin Winterkorn, Rüdiger Grube, Michael Diekmann, Jürgen Großmann, Mathias Döpfner – um nur einige Beispiele ehemaliger Assistenten zu nennen, die mittlerweile an der Konzernspitze angelangt sind. Auch wir haben diesen Schritt gewagt und sind als Vorstandsassistenten bei der Allianz eingestiegen – ein Erfahrungsbericht.

Das Bewerbungsverfahren

Das Vorstandsassistentenprogramm der Allianz ist als Fast Track für High Potentials ausgestaltet und richtet sich an überdurchschnittlich qualifizierte Hochschulabsolventen und Young Professionals, die das erklärte Ziel haben, möglichst rasch Führungsverantwortung zu übernehmen. Dementsprechend ist das Setup des Bewerbungsverfahrens sehr herausfordernd, andererseits aber auch von absoluter Fairness und Offenheit geprägt.

Die Anforderungen:
Da sich das Programm nicht nur an Juristen, sondern etwa auch an Mathematiker, Wirtschaftswissenschaftler und Informatiker richtet, sind keine exakten Notenvorgaben veröffentlicht. Es wird aber ein »herausragend überdurchschnittliches Leistungsbild in der akademischen Ausbildung« verlangt, sodass im Ergebnis mit vergleichbaren Anforderungen wie denjenigen für das Richteramt oder eine First Tier Großkanzlei gerechnet werden kann. Eine Promotion oder eine anderweitige Doppelqualifikation, wie etwa ein MBA, sind gerne gesehen und erhöhen die Chancen für eine Einladung zu den Auswahlgesprächen. Daneben sind soziales oder politisches Engagement und internationale Erfahrung, beispielsweise im Rahmen eines Auslandsstudiums, weitere wichtige Auswahlkriterien. Der bisherige Lebenslauf sollte sich dabei insbesondere durch Zielstrebigkeit und Eigeninitiative auszeichnen.

Das konkrete Auswahlverfahren:
Sofern ein Kandidat die grundsätzlichen Voraussetzungen mitbringt, durchläuft er zahlreiche Bewerbungsschritte wie einen analytischen Online-Test, ein Telefoninterview sowie ein sich anschließendes strukturiertes Bewerbungsgespräch.

Wer in diesen Schritten überzeugt hat, wird zu einem eintägigen Assessment Center eingeladen. Dieses stellt das Herzstück des Auswahlverfahrens dar und weist ein anspruchsvolles Niveau auf. Dabei werden in sechs verschiedenen Stationen die Leistungen der Kandidaten abgeprüft. Besonderes Augenmerk wird hierbei auf das Führungs- und Managementpotential gelegt – der Wille und die Kompetenz zu führen ist ein entscheidendes Kriterium für das erfolgreiche Absolvieren des Auswahlprozesses. Die dort gezeigten Leistungen werden von Mitgliedern des Senior Managements der Allianz beurteilt, die während des gesamten Auswahltags zugegen sind. Bereits hierdurch zeigt sich der hohe Stellenwert, den die Allianz der Auswahl ihrer zukünftigen Vorstandsassistenten beimisst.

Sofern auch diese Hürde genommen worden ist, lernt man ein Vorstandsmitglied in einem ausführlichen Gespräch persönlich kennen. Dabei achtet die Allianz darauf, dass der potentielle Assistent und sein zukünftiger Chef auch menschlich gut zueinander passen. Dies ist von immenser Bedeutung, da der jeweilige Vorstand nicht nur wichtigster Ansprechpartner und direkter Vorgesetzter während der Assistenzzeit ist, sondern auch Mentor für die weiteren Karrierestationen bis in das Senior Management der Allianz bleiben wird.

Bei aller Leistungsorientiertheit dieses Programmes lässt sich jedoch festhalten, dass sich die Allianz im Rahmen des Auswahlverfahrens sehr positiv, offen und fair präsentiert hat. Ein Eindruck, der sich in der für uns anschließenden Tätigkeit bisher jeden Tag aufs Neue bestätigt hat.

Die Tätigkeit als Vorstandsassistent

Der Vorstand leitet das operative Geschäft und trifft alle maßgeblichen unternehmerischen Entscheidungen. Diese Aufgabe nehmen die Vorstandsmitglieder sowohl durch die Arbeit in ihrem jeweiligen Ressort als auch durch das Zusammenwirken in Vorstandssitzungen, Gremien und Ausschüssen wahr. Die Vorstandsmitglieder müssen zur Erfüllung ihrer Aufgaben über alle aktuellen Vorgänge informiert sein, um qualifizierte Entscheidungen treffen zu können. Insbesondere ist es wichtig, dass sie einen umfassenden Überblick über die Zahlen und Fakten der Geschäftskennziffern und laufender Projekte haben, um so auf informierter Grundlage ihre operativen Entscheidungen treffen zu können. Auch müssen sie hierbei nicht nur kurzfristige Ziele erfüllen, sondern stets auch das langfristige Wohl des Unternehmens und seiner Mitarbeiter im Blick behalten.

Der Vorstandsassistent ist im Stab des jeweiligen Vorstands tätig und diesem mit direkter Berichtslinie (direct report line) unmittelbar zugeordnet. Will man die Tätigkeit als Vorstandsassistent in einem Wort charakterisieren, so trifft es sicherlich »abwechslungsreich« am besten. Die Vielzahl an parallel laufenden Themen und Maßnahmen bringen einen optimalen Überblick über die aktuellen Entwicklungen innerhalb des Unternehmens – gleichsam aus der Vogelperspektive – mit sich, was dem Vorstandsassistenten spannende Einblicke ermöglicht.

Vorstandsassistenten haben eine Vielzahl an Aufgaben und fungieren dabei stets als rechte Hand des Vorstands. Zum einen unterstützen Assistenten ihre Chefs, indem sie Vorstandssitzungen, Ausschüsse, Gremientermine und andere Treffen inhaltlich vorbereiten. Dies kann in Form einer bloßen Informationsbeschaffung erfolgen, umfasst aber regelmäßig darüber hinaus das gezielte Aufbereiten der Informationen, um dem Vorstand einen möglichst schnellen Überblick über komplexe Zusammenhänge verschaffen zu können (Stichwort: Managementtauglichkeit). Wichtiges Handwerkszeug eines Assistenten ist daher die Fähigkeit, Informationen schnell erfassen und visuell aufbereiten zu können. Hierbei helfen die Kompetenzen maßgeblich, die das juristische Studium vermittelt hat: Insbesondere das analytische Verständnis und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte auf die wirklichen Kernprobleme und -aussagen zu reduzieren, sind außerordentlich hilfreich. Auch die strukturierte Herangehensweise an unbekannte Problemstellungen und das Abstraktionsvermögen stellen wertvolle Fähigkeiten dar, die das Jurastudium in besonderem Maße geschärft hat.

Zum anderen sind Vorstandsassistenten aber auch kommunikatives Bindeglied zwischen Vorstand und den Fachabteilungen und nehmen damit eine wichtige Koordinations- und Schnittstellenfunktion innerhalb des Unternehmens ein. Der rege Austausch zwischen den Einheiten erfordert ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und die Offenheit, auf neue Menschen zugehen zu können und sich dabei ständig neuen Themen und Herausforderungen zu stellen. Für die Erledigung der Aufgaben sind Assistenten regelmäßig auf den Input verschiedenster Abteilungen angewiesen. Um diesbezüglich einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, ist von großer Bedeutung, dass man hierbei stets »den richtigen Ton« trifft und sich der Außenwirkung seiner Position bewusst ist. Dies gilt insbesondere auch für die streng vertraulichen Informationen, mit denen man im Rahmen seiner täglichen Arbeit auf dem Vorstandsflur regelmäßig in Berührung kommt – hier ist absolute Verschwiegenheit und der verantwortungsvolle Umgang mit dem gewährten Vertrauensvorschuss unerlässlich.

Auch wenn im Vorstandsbüro selten ein Tag dem anderen gleicht, gibt es einige Aufgaben, die regelmäßig zu erledigen sind. Die Bandbreite des Terminkalenders des Chefs steckt insoweit den Rahmen der Tätigkeit seines Assistenten ab und bestimmt Rhythmus und Priorität der zu erledigenden Aufgaben. Dementsprechend vielfältig sind auch die Aufgaben, die der Vorstandsassistent zu erledigen hat.

Die Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen spielt dabei eine bedeutende Rolle, da die grundlegenden unternehmerischen Entscheidungen in der Regel im Rahmen von Vorstandssitzungen gefasst werden. Durch die entsprechende Tätigkeit, angefangen von der Themenabfrage bei den einzelnen Fachabteilungen, über den Entwurf einer Agenda, bis hin zur Protokollierung der Sitzung und Überwachung der fristgerechten Operationalisierung der getroffenen Entscheidungen im Nachgang, haben Vorstandsassistenten stets einen Überblick über sämtliche aktuelle Themen und erhalten auf diesem Weg – gleichsam nebenbei – eine außerordentlich privilegierte Gesamtsicht auf das Unternehmen. Die regelmäßige Analyse der aktuellen Geschäftskennziffern und Aufbereitung der entsprechenden Berichte stellt eine wichtige Entscheidungsgrundlage für den Vorstand dar. Ferner schlüpfen Assistenten aber auch immer wieder in die Rolle des Redenschreibers für ihren Vorstand und erstellen beispielsweise Manuskripte für repräsentative öffentliche Anlässe und Feierlichkeiten. Eine der spannendsten Tätigkeiten als Vorstandsassistent ist schließlich sicherlich die Mitwirkung an strategischen Entscheidungen des Managements von regelmäßig großer Tragweite für das Unternehmen. Hierbei sind Assistenten nicht nur koordinativ tätig, sondern finden sich oftmals auch in der Rolle des geschätzten Sparringspartners für eine inhaltliche Diskussion mit dem Vorstandsmitglied auf Augenhöhe wieder. Dies sind zweifellos die Sternstunden einer jeden Assistenzzeit und die unschätzbar wertvollen Momente, in denen man Top-Management hautnah erleben kann.

Aus diesem anspruchsvollen Aufgabenprofil leitet sich daher auch die wohl wichtigste Anforderung an die Kompetenz eines Vorstandsassistenten ab: die Fähigkeit, sich jederzeit – auch unter Zeitdruck – in unbekannte Sachverhalte und Problemstellungen hineindenken und einarbeiten zu können. Hierfür sollte man ein ausgeprägtes analytisches Verständnis mitbringen. Auch wenn in der Juristerei die Haltung »iudex non calculat« weit verbreitet ist, sollte die Arbeit mit Zahlen einen jedenfalls nicht völlig abschrecken. Denn numerische Auswertungen sind für einen in das operative Tagesgeschäft eingebundenen Vorstand wichtige Entscheidungsgrundlagen, die es entsprechend zu analysieren und aufzubereiten gilt. Darüber hinaus werden stark ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten benötigt, die für die tägliche Interaktion mit den verschiedenen Fachabteilungen des Konzerns unerlässlich sind. Ein solides Grundwissen, gepaart mit der Bereitschaft, sich in diesem Bereich durch kontinuierliches »training on the job« ständig weiterzuentwickeln, ist dabei eine gute Ausgangsbasis. Auch wenn man als Assistent eines Vorstands im operativen Geschäft naturgemäß im Schwerpunkt nicht juristisch tätig ist, sieht man sich doch immer wieder mit rechtlichen Fragestellungen konfrontiert, für die das im Studium erworbene juristische Handwerkszeug außerordentlich hilfreich ist und mitunter einen echten »Wettbewerbsvorteil« darstellen kann. Daneben können ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie der unbedingte Wille zur Exzellenz als Schlüsselqualifikationen der Assistententätigkeit beschrieben werden.

Bereits während der Zeit im Vorstandsbüro, aber insbesondere auch im weiteren Verlauf der Karriere, stellt der Vorstand den wichtigsten Mentor für den (ehemaligen) Assistenten dar. Die tägliche Zusammenarbeit auf dem Vorstandsflur eröffnet Vorstandsassistenten die unschätzbar wertvolle Gelegenheit, erfahrenen Führungskräften über die Schulter zu schauen und so einmalige Einblicke in den Entscheidungs- und Arbeitsprozess des Top-Managements aus nächster Nähe zu gewinnen und sich dessen Arbeitsweise abzuschauen. Dies stellt zu einem so frühen Zeitpunkt der eigenen Karriere ein echtes Privileg dar. Die Vorstände sind hierbei sehr daran interessiert, ihre Assistenten zu bestmöglichen Leistungen zu motivieren und ihnen zugleich Wege und Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung aufzuzeigen. In regelmäßigen Feedback-Gesprächen tauschen sich Mentor und Mentee über den aktuellen Stand aus und besprechen die nächsten Entwicklungsschritte. Weiterer großer Pluspunkt der Tätigkeit als Assistent ist, dass man sich bereits während der Zeit im Vorstandsbüro im Rahmen seiner Tätigkeit ein außergewöhnlich breites Netzwerk im gesamten Unternehmen aufbauen und damit einen wichtigen Grundstein für den weiteren Karriereverlauf legen kann. Seitens der Allianz wird während des gesamten Vorstandsassistentenprogramms dafür gesorgt, dass die Teilnehmer durch Veranstaltungen in regelmäßigem Kontakt bleiben und ihr Netzwerk kontinuierlich pflegen können.

Ein absolutes Asset des strukturierten Vorstandsassistentenprogramms der Allianz ist schließlich, dass – neben der fachlichen Fortbildung – insbesondere auch gezielt in die persönliche Weiterentwicklung der Programmteilnehmer investiert wird und diese Schritt für Schritt für ihre Rolle als zukünftige Manager des Unternehmens fit gemacht werden. Die Bandbreite reicht hier von Rhetorik- und Präsentationsseminaren, über durch Fachleute begleitete Managementsimulationen, bis hin zu Schulungen in Business Etikette. Diese umfassende Förderung und Entwicklung der gesamten Persönlichkeit stellt einen echten Unterschied und Mehrwert im Vergleich zur typischen Ausbildung »on the job« im Rahmen einer klassisch juristischen Tätigkeit, beispielsweise als Anwalt, dar.

Karriere nach der Assistenz

Erklärtes Ziel des Vorstandsassistentenprogramms ist es, die Teilnehmer in sechs bis acht Jahren ins Senior Management der Allianz zu entwickeln. Um dies zu erreichen, steht bereits nach der Assistenz, die in der Regel auf eine Dauer von eineinhalb bis zwei Jahren angelegt ist, die erste Führungsaufgabe an. In welchem Bereich man dort tätig sein möchte, kann in enger Abstimmung mit dem betreuenden Vorstand individuell nach den jeweiligen Interessen und Stärken des Kandidaten entschieden werden. Die Aufgabe als Assistent bietet dabei eine hervorragende Möglichkeit, Interessenschwerpunkte zu identifizieren, da die mit der Position verbundene Vogelperspektive auf den Gesamtkonzern einem ermöglicht, einzelne Projekte und unterschiedliche Fachbereiche vertieft kennenzulernen. Nach weiteren ca. zwei Jahren führt derWeg erneut in die nächsthöhere Hierarchie. Hierbei sind die Betätigungsmöglichkeiten aufgrund der Größe der Allianz Gruppe nahezu unbegrenzt. Auch eine internationale Karriere durch die Übernahme von Managementaufgaben in einer unserer Tochtergesellschaften im Ausland ist ein denkbarer Karrierepfad.

Fazit

Die Tätigkeit als Vorstandsassistent kann sicherlich nicht als typisches Betätigungsfeld für Juristen bezeichnet werden. Wer diesen Schritt aber wagt, wird durch eine extrem steile Lernkurve sowie eine überaus abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit belohnt. Zudem bietet kaum eine andere Position zu Beginn der beruflichen Laufbahn einen derart tiefen und umfassenden Einblick in einen global aufgestellten Konzern auf der Ebene des Top-Managements. Die im Rahmen der Assistenz erworbenen Erfahrungen und Fähigkeiten stellen zweifellos Kompetenzen dar, die in sämtlichen Betätigungsfeldern des Berufslebens von unschätzbarem Wert sind – selbst falls man sich im Anschluss vielleicht wieder einer der klassischen juristischen Tätigkeit zuwenden sollte.

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