In der Rubrik Tech & Tools werden Anwendungen vorgestellt, die den beruflichen Alltag vereinfachen, ergänzen oder in sonstiger Weise verbessern können. Dabei handelt es sich überwiegend, aber nicht ausschließlich, um kommerzielle Angebote, die bei Bedarf getestet und am Markt eingekauft werden können. In dieser Ausgabe: Collaborate von HighQ.
Welches Problem löst Collaborate?
Die Juristerei lebt entgegen anders lautender Gerüchte von der Zusammenarbeit. Sei es intern zwischen mehreren Anwälten im Team in einer Kanzlei oder extern mit dem Mandanten und gegebenenfalls dessen Mitarbeitenden. Das gleiche gilt aber auch in Rechtsabteilungen in Unternehmen, bei Gericht oder in der Verwaltung. Die wenigsten Juristen sitzen heutzutage völlig allein am Schreibtisch und erstellen die Arbeitsprodukte ohne jeglichen Input oder Durchsicht von Dritten – und im digitalen Zeitalter bedeutet dies, dass man Dateien teilen muss.
Klassischerweise werden diese Dateien dann per E-Mail an die Mitstreitenden hin und her versendet. Das erste Problem entsteht, wenn die Dateigröße die zulässige Gesamtgröße für Anhänge bei E-Mails überschreitet. Bei etablierten E-Mail-Programmen gibt es regelmäßig entsprechende Begrenzungen auf 10 oder 20 MB. Das nächste Problem ist dann die Organisation. Wenn mehr als eine Datei versendet wird, entsteht schnell Chaos im Posteingang. Ob man dann später die richtige Datei wiederfindet, hängt unter anderem davon ab, wie viel Ordnung man bei den E-Mails hält beziehungsweise wie gut die Suchfunktionen des E-Mail-Programms sind.
Wie genau funktioniert Collaborate?
Collaborate ist im Kern ein Datenraum in der Cloud. Die Collaborate-Seite ist über einen Internetbrowser erreichbar und die Dateien können einfach in einen Datenraum hochgeladen und in einer Ordnerstruktur abgespeichert werden. Die Ordner und Unterordner können je nach Bedarf aufgesetzt und bezeichnet werden. Collaborate kann dabei nicht nur über den Laptop oder einen PC, sondern auch gut mobil auf dem Smartphone verwendet werden.
Die Administratoren der einzelnen Datenräume können den Nutzenden verschiedene Rechte einräumen, je nachdem ob einzelne von ihnen die Dateien nur sehen oder eben auch bearbeiten oder sogar löschen dürfen. Die Nutzung ist dabei sowohl durch Mitarbeitende aus der eigenen
Organisation als auch durch Externe möglich. Auf einem Dashboard sind dann die letzten Aktivitäten chronologisch aufgeführt, so dass die Nutzenden beispielsweise schnell sehen können, welche Dateien zuletzt hochgeladen wurden.
Collaborate ist aber auch eine Kommunikationsplattform. Einzelnen Nutzern können über Collaborate beispielsweise Aufgaben zugewiesen werden, die diese in Bezug auf bestimmte Dateien erledigen sollen. Zudem gibt es die Möglichkeit, innerhalb eines Datenraums auch einen Blog oder ein Wiki aufzusetzen. Der Blog kann dazu genutzt werden, Neuigkeiten oder Zusammenfassungen zu veröffentlichen, die alle betreffen, wohingegen das Wiki hauptsächlich dafür genutzt werden kann, bestimmte Aspekte des Projekts systematisch zusammenzufassen. Zudem gibt es auch noch weitere Möglichkeiten, um den Arbeitsablauf zu strukturieren und weitere Funktionen – wie zum Beispiel Dokumentenautomation – einzubauen.
Wer steht hinter Collaborate?
Collaborate wird von HighQ Solutions Ltd. angeboten. Das Unternehmen wurde 2001 in London gegründet, der Hauptsitz ist in Toronto, Kanada. Im Jahr 2019 wurde HighQ von Thomson Reuters übernommen.
Was kostet Collaborate?
Die Benutzung von Collaborate ist kostenpflichtig. HighQ Solutions bietet gegenwärtig drei verschiedene Produktpakete an: Essentials, Advanced und Premium. Offizielle Preise für diese Pakete gibt das Unternehmen leider nicht bekannt.
Wer sind die Konkurrenten?
Ein bekannter Konkurrent, der sich mit dem Angebot an die Allgemeinheit richtet, ist Dropbox. Ein weiterer Konkurrent aus dem Bereich der Kollaboration ist beispielsweise Samepage.