In dieser Rubrik werden Anwendungen vorgestellt, die den beruflichen Alltag vereinfachen, ergänzen oder in sonstiger Weise verbessern können. Dabei handelt es sich überwiegend um kommerzielle Angebote. In dieser Ausgabe: LECARE – eine Software für ein digitales Akten- und Vertragsmanagement in der Rechtsabteilung.
Welches Problem löst die Software?
Papierakten sind wenig funktional und das Anlegen sowie die Pflege kosten Zeit und Nerven. Außerdem nehmen sie dann auch noch viel Platz im Aktenschrank weg. Das Ziel ist also über kurz oder lang das papierlose Büro – auch in der Rechtsabteilung.
Der aktuelle Zwischenstand auf dem Weg dorthin ist oft die digitale Ablage von E-Mails und Textdokumenten auf gemeinsamen Festplatten oder manchmal bereits schon in der Cloud. Die Dateien sind aber regelmäßig noch nicht miteinander verbunden. Ob man jemals den Entwurf des Kollegen von vor ein paar Jahren wiederfindet, hängt oft vom Zufall oder zumindest davon ab, ob die Datei im richtigen Unterordner gelandet ist und nachvollziehbar bezeichnet wurde. Wenn dann beispielsweise der Bearbeiter wechselt, eine neue Anfrage zu einem alten Fall eingeht oder die Abteilung zum Jahresende einige Statistiken oder Auswertungen erstellen möchte, geht das Zusammentragen und die nicht immer erfolgreiche Suche nach den entscheidenden Informationen los. Jeder kennt das.
Eine Möglichkeit, das digitale Aktenmanagement besser zu strukturieren, ist eine zentrale Software, durch die die Ablage von E-Mails, Textdokumenten und sonstigen digitalen Notizen gebündelt wird. Durch eine solche digitale Gesamtablage wird der vollständige Vorgang mit allen relevanten Dateien nicht nur zusammenhängend abgebildet, sondern es können auch Auswertungen zu bestimmten Parametern mit ein paar Mausklicks erstellt werden.
Wie funktioniert die Software?
Die Software bietet ein zusammenfassendes Akten- und Vertragsmanagement für die Rechtsabteilung. Für jeden Fall wird innerhalb der Software eine digitale Vorgangsakte angelegt. Ihr Kernbereich ist das Dokumentenmanagement. Die Dateien können manuell oder teilweise auch automatisiert direkt aus dem E-Mail-Programm zur Akte gespeichert werden. Die Anzeige der Einträge erfolgt dann chronologisch. Zudem gibt es verschiedene Filter- und Markierungsfunktionen, um schneller die Einträge zu finden, welche besonders wichtig sind. Neben dem Dokumentenmanagementbereich können je nach Anforderung der Rechtsabteilungen noch verschiedene weitere Funktionen genutzt werden. Bei streitigen Angelegenheiten können unter anderem sämtliche Gerichtsdaten vermerkt werden, wie beispielsweise Streitwerte, Kostenrisiken, Rückstellungen und natürlich auch das zuständige Gericht und dessen Aktenzeichen. Für die späteren Auswertungen können diese Daten dann gefiltert und ausgelesen werden, so dass man bei Bedarf relevante Parameter messen und nachhalten kann. Schließlich gibt es noch weitere Sonderfunktionen für die Markenverwaltung, das Forderungsmanagement oder die Kostenkontrolle. Neben der Anbindung für Microsoft Office bietet die Software von LECARE auch Schnittstellen für das beA und das beBPo/EGVP an. Zudem ist beispielsweise auch eine Integration von DocuSign möglich.
Wer steht hinter LECARE?
Das Familienunternehmen wurde bereits im Jahr 1986 gegründet und wird seit dem Jahr 2000 unter LECARE GmbH weitergeführt. Gründer war Volker Andreae. Mittlerweile führt seine Tochter, Zoë Andreae, die Geschäfte in zweiter Generation weiter.
Welches Lizenzmodell wird angeboten?
Die LECARE-Software ist modular aufgebaut und jeder Kunde kann sich die Module frei zusammenstellen. Dabei kauft der Kunde die Software und zahlt zusätzlich eine monatliche Gebühr für Support und Updates. Die Installation kann als lokale On-Premise-Lösung oder als Cloud-Lösung erfolgen.
Wer sind die Konkurrenten?
Für den Bereich Rechtsabteilungssoftware gibt es in Deutschland unter anderem noch Wolters Kluwer mit der Software Winra als direkten Mitbewerber.