Die knapp 16 Seiten umfassende Verwaltungsanweisung wird im Folgenden komprimiert wiedergegeben und um praxisrelevante Gesichtspunkte ergänzt.
Vergütung von im Ausland gezahlter Umsatzsteuer an inländische Unternehmer
Deutsche Unternehmer, die von ausländischen Unternehmen zulässigerweise ausländische Umsatzsteuer in Rechnung gestellt bekommen, können diese im normalen Besteuerungsverfahren im Ausland nur geltend machen, soweit sie dort registriert sind und Umsatzsteuererklärungen abzugeben haben.
In der Regel ist keine steuerliche Registrierung in einem ausländischem Staat notwendig, wenn der deutsche Unternehmer im Ausland
– keine Umsätze,
– lediglich steuerfreie Umsätze oder
– nur Umsätze ausführt, für die der Leistungsempfänger im Ausland die Steuer schuldet.
In diesen Fällen können die Vorsteuerbeträge nicht im regulären Besteuerungsverfahren geltend gemacht werden, und das Vorsteuer-Vergütungsverfahren (auch Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren) ist im ausländischen Staat durchzuführen.
a) Anträge deutscher Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten
Die Vorsteuer-Vergütungsanträge für in anderen EU-Mitgliedstaaten gezahlte Umsatzsteuern unterliegen ab 2010 einem neuen Verfahren (Änderung im Rahmen des MwSt-Pakets).
Der im Inland ansässige Unternehmer hat die Vergütungsanträge künftig über das elektronische Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) einzureichen. Hierfür erhält der Antragsteller eine elektronische Eingangsbestätigung.
Der Vergütungsantrag ist binnen neun Monaten nach Ablauf des Kalenderjahrs zu stellen, in dem der Vergütungsanspruch entstanden ist (Ausschlussfrist: 30.9. des Folgejahrs; für Mehrwertsteuer-Erstattungen bezogen auf das Jahr 2009 endet die Ausschlussfrist am 31.3.2011). Die beantragte Vergütung muss bei unterjährigen Anträgen mindestens 400 € umfassen. Ausnahme: Bei Jahresanträgen ist eine Mindestvergütung von 50 € ausreichend, wenn der Antrag das Kalenderjahr oder den letzten Zeitraum eines Kalenderjahres umfasst.
Dem Antrag sind elektronisch beizufügen:
– Rechnungen und
– Einfuhrbelege,
wenn das Entgelt (Mindestbemessungsgrundlage) für den Umsatz oder die Einfuhr mindestens 1.000 € und bei Kraftstoffrechnungen mindestens 250 € beträgt. Die Größe der Dateianhänge darf maximal 5 MB betragen. In Zweifelsfällen kann das BZSt oder der jeweilige Vergütungsstaat die Originalbelege anfordern.
Das BZSt prüft die Vollständigkeit und Zulässigkeit des Antrags, d.h. die
- Richtigkeit der vom Unternehmer angegebenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer (StNr.) sowie
- Unternehmereigenschaft des Antragstellers.
Diese Prüfung muss zeitnah erfolgen, da das BZSt verpflichtet ist, nach erfolgreicher Prüfung den Antrag innerhalb von 15 Tagen an den Erstattungsmitgliedstaat weiterzuleiten. Fehlerhafte Anträge werden zurückgegeben.
---- Pflichtangaben im Antrag
Die erforderlichen Angaben im Vergütungsantrag sind:
- Mitgliedstaat der Erstattung,
- Name und vollständige Anschrift des Unternehmers,
- Adresse für die elektronische Kommunikation,
- Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmers, für die die Gegenstände bzw. Dienstleistungen erworben wurden, auf die sich der Antrag bezieht,
- Vergütungszeitraum, auf den sich der Antrag bezieht,
- eine Erklärung des Unternehmers, dass er während des Vergütungszeitraums im Mitgliedstaat lediglich bestimmte steuerfreie Beförderungsleistungen (vgl. § 4 Nr. 3 UStG) und/oder Umsätze, für die ausschließlich der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, oder innergemeinschaftliche Erwerbe und daran anschließende Lieferungen (Dreiecksgeschäfte im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG) erbracht hat,
- USt-IdNr. oder StNr. des Unternehmers,
- Bankverbindung (inklusive IBAN und BIC).
Darüber hinaus sind in dem Vergütungsantrag für jeden Mitgliedstaat der Erstattung und für jede Rechnung oder jedes Einfuhrdokument folgende Angaben zu machen:
- Name und vollständige Anschrift des Lieferers oder Dienstleistungserbringers,
- außer im Falle der Einfuhr die USt-IdNr. des Lieferers oder Dienstleistungserbringers oder die ihm vom Mitgliedstaat der Erstattung zugeteilte Steuerregisternummer,
- außer im Falle der Einfuhr das Präfix des Mitgliedstaats der Erstattung,
- Datum und Nummer der Rechnung oder des Einfuhrdokuments,
- Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung,
- Betrag der abziehbaren Steuer in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung,
- ggf. einen (in bestimmten Branchen anzuwendenden) Pro-rata-Satz,
- Art der erworbenen Gegenstände und Dienstleistungen, aufgeschlüsselt nach Kennziffern (z.B. „1 Kraftstoff“, „2 Vermietung von Beförderungsmitteln“ usw.),
- zusätzliche elektronisch verschlüsselte Angaben zu jeder Kennziffer, soweit es der Mitgliedstaat der Erstattung vorsieht und dies aufgrund von Einschränkungen des Vorsteuerabzugs im Mitgliedstaat der Erstattung erforderlich ist.
- Die Frist für die Einreichung der vollständigen Unterlagen wurde um drei Monate auf den 30.9. des Folgejahres verlängert; für Mehrwertsteuer-Erstattungen bezogen auf das Jahr 2009 endet die Ausschlussfrist am 31.3.2011. Hierdurch ergibt sich für die Unternehmen mehr Spielraum.
- Der Unternehmer hat für jeden Mitgliedstaat einen separaten Antrag zu stellen.
- Für Erstattungsanträge innerhalb der EU wurde eine einheitliche Verzinsung geregelt: Die Verzinsung beginnt grundsätzlich mit Ablauf von vier Monaten und zehn Werktagen nach Eingang des Vergütungsantrags beim BZSt und endet mit erfolgter Bezahlung (zu Einzelheiten vgl. § 61 Abs. 5 und 6 UStDV). Achtung! Ausnahmen bestehen z.B. bei verzögerter Vorlage der angeforderten Originalbelege.
- Die Anträge werden vom BZSt nur formal geprüft und danach zur weiteren Bearbeitung an die jeweiligen EU-Mitgliedstaaten versendet. Die Bearbeitungshoheit für die Anträge verbleibt beim einzelnen Mitgliedstaat, der auch die Umsatzsteuervergütung festsetzt.
- Die meisten EU-Staaten akzeptieren zwischenzeitlich die Anträge in englischer Sprache (derzeit, laut BZSt, wohl noch nicht: Belgien, Italien, Rumänien, Tschechien), einige auch in deutscher Sprache – siehe BZSt-Übersicht hier. Hier muss im Vorfeld unbedingt darauf geachtet werden, für das Antragsformular die richtige, d.h. anerkannte Sprache zu wählen und dieses in der geforderten Sprache auszufüllen.
- Welche Anforderungen die Mitgliedstaaten an die einzureichenden Rechnungen stellen, kann und wird sehr unterschiedlich sein. Der Unternehmer muss im Vorfeld auf jeden Fall sicherstellen, dass er eine ordnungsgemäße Rechnung erhalten hat. Hierzu gehört auch korrekterweise die Ausstellung der Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer.
- Durch die Änderungen beim Ort der Dienstleistung werden künftig einige Leistungen aus dem Ausland umsatzsteuerlich anders beurteilt. Insbesondere hier ist bereits bei der Prüfung der Eingangsrechnungen auf den richtigen bzw. Nicht-Ausweis der Umsatzsteuer zu achten.
- Die elektronische Übermittlung des Antrags kann in das Buchhaltungssystem integriert werden. Das Antragsformular soll zwar Ende des Jahres 2009 zur Verfügung stehen. Zum Zeitpunkt der Drucklegung von Heft 1/2010 (29.12.2009) lag dieses jedoch noch nicht vor.
- Alternativ kann der Antrag künftig über das Elster-Online-Portal der Finanzverwaltung erfasst und übermittelt werden. Hier bedarf es im Vorfeld eine Registrierung unter www.elsteronline.de.
- Noch völlig offen ist, wie die Rückfragen der Finanzverwaltung künftig erfolgen werden. Dies hängt auch von der jeweiligen Infrastruktur der zuständigen Länderfinanzbehörden ab. Bislang fand der Informationsaustausch regelmäßig per Briefpost statt. Telefonische Kommunikation und E-Mail dienten nur der Ergänzung. Da ab 2010 ausschließlich die elektronische Übermittlung des Antrags Standard sein soll, sollte in logischer Konsequenz auch die Kommunikation elektronisch (per E-Mail) erfolgen.
- Bei begründetem Interesse kann vom Mitgliedstaat verlangt werden, die Originalrechnung einzureichen. Diese sollte daher unbedingt aufbewahrt werden, bis der Antrag rechtsgültig entschieden ist. Besonders bei der elektronischen Archivierung muss sichergestellt werden, dass keine automatische Vernichtung der Originale erfolgt.
- Die Unternehmen sollten, wie bereits in der Vergangenheit, auf Rückfragen zu den Vergütungsanträgen der Steuerbehörden zügig und vollständig reagieren. Ein Problem bleibt weiterhin: Die Rückfragen werden in der jeweiligen Landessprache gestellt, und eine Übersetzung ist durch den Antragsteller vorzunehmen. Hier sollte umsichtig und schnell reagiert werden, um keine Fristen zu versäumen und nicht durch reinen Formalismus Vorsteuerpotenzial zu verlieren. Die Unternehmen sollten hier auf eine gute Unternehmensorganisation achten (Post- und E-Mail-Eingangserfassung und -Überwachung, Fristenkontrolle).
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b) Anträge deutscher Unternehmer in Drittlandsstaaten
Vorweg: Das Verfahren für Anträge auf Umsatzsteuervergütungen im Drittland hat sich nicht geändert! Hier ist somit unverändert die Antragstellung im jeweiligen Land entscheidend. Diesbezüglich weichen die Vorschriften für die Vergütung von Staat zu Staat ab.
Nicht alle Staaten vergüten die Umsatzsteuer. Nur Länder, die eine so bezeichnete gegenseitige Vergütung gewähren, vergüten die in Rechnungen gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer ihres Staates.
Nach wie vor ist bei Anträgen im Drittland mindestens einzureichen:
– der Nachweis der Unternehmereigenschaft nach amtlichem Muster (USt 1 TN); die Bestätigung stellt das zuständige deutsche Finanzamt aus.
– die Originalrechnungen.
Die deutschen Auslandshandelskammern sind bei der Antragstellung im Drittland behilflich. Sie übertragen die Angaben in die jeweilige Landessprache, füllen die Originalanträge aus, leiten das Vergütungsverfahren bei der Erstattungsbehörde ein und betreuen bei Rückfragen der entsprechenden Behörden. Alternativ bieten auch auf Vergütungsanträge spezialisierte Gesellschaften ihre Dienste an. Diese erhalten in der Regel eine am Umsatzsteuervolumen orientierte Vergütung. Auch Steuerkanzleien, die z.B. internationalen Verbünden angeschlossen sind, bieten die Leistung „Umsatzsteuervergütungsantrag“ in der Regel an. |
Vergütung inländischer Vorsteuer an ausländische Unternehmer
Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren kommt grundsätzlich nur für Unternehmer in Betracht, die im Ausland ansässig sind (keinen Wohnsitz, Sitz oder vermietetes Grundstück, keine Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland) und in Deutschland nicht aus anderen Gründen umsatzsteuerlich registriert sind. Der im Ausland ansässige Unternehmer ist im Inland nicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet, wenn der ausländische Unternehmer im Inland:
- keine steuerbaren Leistungen ausführt oder
- keinen innergemeinschaftlichen Erwerb verwirklicht oder
- nur steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 3 UStG durchführt (z.B. grenzüberschreitende Warenbeförderungen), oder
- nur steuerpflichtige Umsätze ausführt (z.B. Werkleistungen), für die der Leistungsempfänger (Unternehmer, nicht Privatperson) die Steuer schuldet (§ 13b UStG), oder
- nur steuerpflichtige Personenbeförderungen ausführt, die der Beförderungseinzelbesteuerung unterliegen (§ 16 Abs. 5 und § 18 Abs. 5 UStG), oder
- nur innergemeinschaftliche Erwerbe und daran anschließende Lieferungen im Rahmen eines Dreiecksgeschäfts (gemäß § 25b Abs. 2 UStG) ausführt oder
- im Inland als Steuerschuldner ausschließlich elektronische Dienstleistungen (Sinne des § 3a Abs. 5 UStG) erbringt und von dem Wahlrecht der Abgabe einer Steuererklärung an das Bundeszentralamt für Steuern Gebrauch gemacht hat (§ 18 Abs. 4c UStG) oder diese Umsätze in einem anderen Mitgliedstaat erklärt und die darauf entfallende Steuer in dem anderen Mitgliedstaat entrichtet hat.
Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren und das normale Veranlagungsverfahren schließen sich regelmäßig gegenseitig aus. Hierbei sind jedoch Ausnahmen zu beachten.
a) Vergütung an im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer
Der Vergütungsantrag ist zwingend elektronisch nach amtlicher Vorgabe (vorgeschriebener Datensatz) über das elektronisch eingerichtete Portal in dem Mitgliedstaat, in dem der Unternehmer ansässig ist, einzureichen. Der andere Mitgliedstaat leitet die vorab geprüften Anträge an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) weiter (auch hier keine unmittelbare Antragstellung im anderen EU-Mitgliedstaat mehr nötig und möglich).
Es gelten spiegelbildlich dieselben Regeln wie bei den Anträgen auf Vergütung von Vorsteuerbeträgen, die dem deutschen Unternehmer in einem anderen Staat berechnet werden (siehe oben), u.a. hinsichtlich
- Mindestvergütung,
- Mindestbemessungsgrundlage für die einzureichenden elektronischen Belege,
- Verzinsung.
Der Bescheid über die Vorsteuervergütung wird vom BZSt elektronisch übermittelt. Wie diese Übermittlung konkret aussieht (E-Mail und/oder elektronische Bescheidsabfrage), ist noch nicht verlautbart. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist hierbei nicht erforderlich.
b) Vergütung an im Drittland ansässige Unternehmer
Der Vergütungsantrag von Unternehmen mit Ansässigkeit im Drittland ist weiterhin nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck in deutscher Sprache in Deutschland direkt einzureichen; die Übermittlung kann und sollte zur Beschleunigung der Bearbeitung elektronisch an das BZSt übermittelt werden.
Es ist zwischenzeitlich in der Praxis kein Problem mehr, den Antrag in Englisch einzureichen. Dafür wird bereits bisher vom BZSt eine englische Version zur Verfügung gestellt. Der Antrag soll jedoch in Deutsch ausgefüllt werden. Dies spielt im Grunde nur bei der Beschreibung der erbrachten Leistung eine wichtige Rolle. Da auf der Rechnung die Leistung vom deutschen Unternehmer bezeichnet sein muss, kann dies in der Regel übernommen werden. |
Zum bisherigen Vergütungsverfahren gibt es keine wesentlichen Änderungen. Aufzulisten sind die einzelnen Leistungen, der Rechnungsaussteller und die Vorsteuerbeträge, wobei Vereinfachungen vorgesehen sind. Die Vorsteuerbeträge sind durch Vorlage von Rechnungen und Einfuhrbelegen im Original nachzuweisen; nur unter strengen Voraussetzungen dürfen Zweitschriften verwendet werden. Auf die Originalrechnung ist deshalb ein besonderes Augenmerk zu legen. Vor allem in Fällen der elektronischen Archivierung sind diese Originale unbedingt aufzubewahren.
Die Vergütung ist binnen sechs Monaten nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem der Vergütungsanspruch entstanden ist, zu beantragen (Ausschlussfrist: 30.6. des Folgejahrs). Der Antrag ist eigenhändig zu unterschreiben. Die beantragte Vergütung muss mindestens 1.000 € betragen. Ausnahme: Eine Mindestvergütung von 500 € ist ausreichend, wenn der Antrag das Kalenderjahr oder den letzten Zeitraum eines Kalenderjahrs umfasst.
Der Unternehmer muss wie bisher durch eine aktuelle Bescheinigung des Staates, in dem er ansässig ist, nachweisen, dass er als Unternehmer unter einer Steuernummer eingetragen ist. Der Nachweis ist nach amtlichem Muster (USt 1 TN) zu führen und dem Antrag im Original beizulegen.
Dipl.-Betriebsw. (FH) Erwin Herzing, Steuerberater, Prokurist der Dr. Kleeberg & Partner GmbH WPG StBG, München und Stuttgart (Internet: www.kleeberg.de, E-Mail: erwin.herzing@kleeberg.de)
Ernst Maier-Siegert (BC-Redaktion)
Heft 1/2010
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