BMF-Mitteilung vom 19.4.2011

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 (StVereinfG 2011) sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) mit Wirkung ab dem 1.7.2011 die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert und so Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut werden. Bislang liegt hierzu lediglich ein Gesetzentwurf der Bundesregierung vor, der sich zurzeit im parlamentarischen Verfahren befindet. Erst Bundestag und Bundesrat werden über die endgültige Ausgestaltung der gesetzlichen Regelungen entscheiden.

Schon jetzt wurde eine Vielzahl von Fragen zur konkreten Ausgestaltung der künftigen Regelung an das Bundesministerium der Finanzen herangetragen. Die wichtigsten wurden in einem Frage-Antwort-Katalog (siehe hier) gesammelt, der im Folgenden zusammenfassend wiedergegeben wird.

Praxis-Info!

Als elektronisch übermittelte Rechnungen kommen infrage:

• E-Mail (ggf. mit PDF- oder Textdateianhang),
• DE-Mail,
• E-Post,
• Computer-Telefax oder Fax-Server,
• Web-Download,
• Datenträgeraustausch (EDI-Verfahren).

Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt künftig als Papierrechnung.

Die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für die Anerkennung von Papier- oder elektronischen Rechnungen wurden bereits im Rahmen des Entwurfs zum Steuervereinfachungsgesetz vorgestellt (siehe hier):

• Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung (Sicherstellung der Identität des Rechnungsausstellers),
• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (keine Änderbarkeit der erforderlichen Rechnungsangaben),
• Lesbarkeit der Rechnungen (für das menschliche Auge lesbare Form),
• Vollständigkeit und Richtigkeit der gesetzlich geforderten Rechnungsangaben (§ 14 Abs. 4, § 14a UStG).

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen. Wie das geschehen soll, legt jeder Unternehmer selbst fest.

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob

• die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
• der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
• die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist u.Ä.

Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht. In der einfachsten Form kann dies z.B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und ggf. dem Lieferschein geschehen. Ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind, muss nicht durch ein „technisches“ oder EDV-gestütztes Verfahren geprüft werden.

Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Rechnungen können elektronisch als Wiedergaben auf einem Bildträger (z.B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z.B. CD-Rom oder DVD) aufbewahrt werden, die keine Änderungen mehr zulassen. Für elektronische Rechnungen ist dies verpflichtend. Es gelten somit die gleichen Regelungen wie für eingescannte Papierrechnungen.

Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Regelung ist nicht neu, sondern gilt auch für andere für die Besteuerung relevante elektronische Unterlagen, wie z.B. die elektronische Buchführung und Gewinnermittlung oder elektronische Geschäftsbriefe. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.

Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig.