Dr. Hans-Jürgen Hillmer
Für die Einreichung der Jahresabschlüsse für das Geschäftsjahr 2018 beim Bundesanzeiger rückt der Fristablauf am 31.12.2019 näher. Das betrifft diejenigen offenlegungspflichtigen Unternehmen, deren Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Denn grundsätzlich sind die Unterlagen spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahres einzureichen, auf das sie sich beziehen.
Praxis-Info!
Problemstellung
Für eine Vielzahl von Unternehmen besteht die Verpflichtung, bis zum 31.12.2019 ihre Jahresabschlüsse für das Geschäftsjahr 2018 in elektronischer Form beim Bundesanzeiger einzureichen. Das sollte tunlichst beachtet werden; denn wenn der Offenlegungspflicht nicht nachgekommen und die Frist versäumt wird, hat das Bundesamt für Justiz (BfJ) ein Ordnungsgeldverfahren einzuleiten.
Hierzu hat das Bundesamt für Justiz (BfJ) in einer Mitteilung vom 25.11.2019 eine Stellungnahme des BfJ-Präsidenten Heinz-Josef Friehe veröffentlicht, in der dieser umfangreiche Antworten auf die wichtigsten Fragen gibt, die nachfolgend auszugsweise wiedergegeben werden.
Lösung
(1) Offenlegungspflichtige Unternehmen: Für das Geschäftsjahr 2018 zum 31.12.2019 offenlegungspflichtig sind vor allem Kapitalgesellschaften wie etwa die GmbH und die Aktiengesellschaft. Hinzu kommen Personenhandelsgesellschaften, für die keine natürliche Person persönlich haftet; das klassische Beispiel hierfür ist die GmbH & Co. KG. Außerdem bestehen Offenlegungspflichten für Zweigniederlassungen von ausländischen Kapitalgesellschaften sowie – nach dem Publizitätsgesetz – für bestimmte, besonders große Unternehmen. Unabhängig von der Rechtsform müssen bestimmte Energieversorgungsunternehmen, Banken und Versicherungsunternehmen sowie Emittenten von Vermögensanlagen, Investmentvermögen und Kapitalverwaltungsgesellschaften ihre Rechnungslegungsunterlagen offenlegen (hier sind eventuell kürzere Fristen zu beachten).
(2) Offenzulegende Unterlagen: Der Umfang der offenzulegenden Unterlagen hängt zunächst von der Größe des Unternehmens ab. Die Größe wird durch die Bilanzsumme, die Umsatzerlöse und die Zahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bestimmt. In verschiedenen Fällen sind mehr Unterlagen als nur der Jahresabschluss offenzulegen. Kleine Gesellschaften müssen nur die Bilanz und den Anhang veröffentlichen. Kleinstgesellschaften müssen gar lediglich die Bilanz offenlegen und haben die Möglichkeit, sie zu hinterlegen. Wichtig ist, dass der festgestellte bzw. der gebilligte Jahresabschluss eingereicht wird. Andernfalls ist die Offenlegungspflicht nicht erfüllt.
(3) Folgen bei Missachtung der Offenlegungspflicht: Gegen offenlegungssäumige Unternehmen leitet das BfJ ein Ordnungsgeldverfahren ein. Das Unternehmen wird hierbei schriftlich aufgefordert, innerhalb einer sechswöchigen Nachfrist seine offenlegungspflichtigen Unterlagen beim Bundesanzeiger einzureichen oder die Unterlassung mittels Einspruchs zu rechtfertigen. Gleichzeitig wird ein Ordnungsgeld in einer Höhe von regelmäßig 2.500 € angedroht. Sofern das Unternehmen den Aufforderungen nicht entspricht, setzt das BfJ das angedrohte Ordnungsgeld fest. Bei anhaltender Offenlegungssäumigkeit droht zusätzlich mit jeder Festsetzung ein weiteres Ordnungsgeld. Dabei werden die Ordnungsgelder schrittweise erhöht.
- Mit der unter (2) angesprochenen Möglichkeit der Hinterlegung soll eine Erleichterung für die Kleinstgesellschaften gewährt werden. Wenn ein Unternehmen seine Unterlagen hinterlegen statt offenlegen möchte, reicht es die Unterlagen (wie sonst auch) beim Betreiber des Bundesanzeigers ein, gibt dabei aber an, dass eine Hinterlegung erfolgen soll. Eine Bilanz, die hinterlegt ist, kann nach Angaben des BfJ-Präsidenten nicht ohne Weiteres im Unternehmensregister oder im Bundesanzeiger eingesehen werden. Stattdessen muss sie nach vorheriger Anmeldung im Unternehmensregister kostenpflichtig abgerufen werden.
- Vermieden werden kann ein Ordnungsgeld nur durch Offenlegung spätestens innerhalb der Nachfrist. Eine generelle Befreiung gibt es nicht. Auch eine Fristverlängerung ist nicht möglich. Bei unwesentlichen Überschreitungen der Nachfrist wird das Ordnungsgeld jedoch deutlich geringer festgesetzt, und es gibt Ausnahmeregelungen bei unverschuldeter Versäumnis, z.B. infolge Krankheit.
- Besonderheiten gelten für Unternehmen des Rohstoffsektors im Sinne der §§ 341q ff. HGB. Hierzu zählen Unternehmen, die in der mineralgewinnenden Industrie oder auf dem Gebiet des Holzeinschlags in Primärwäldern tätig sind. Diese Unternehmen haben zusätzlich zu den Rechnungslegungsunterlagen Berichte über Zahlungen an staatliche Stellen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit im Rohstoffsektor offenzulegen, und zwar grundsätzlich ebenfalls innerhalb eines Jahres nach Abschluss des Geschäftsjahres. Für kapitalmarktorientierte Unternehmen beträgt diese Frist sechs Monate.
- Zum vollständigen Pressetext siehe unter https://www.bundesjustizamt.de/DE/Presse/Archiv/2019/20191125.html;jsessionid=C7A6572BE42B91B4B32F92E61433F643.2_cid393?nn=3451902. Auf der Internetseite www.bundesjustizamt.de sind weitere Informationen zum Ordnungsgeldverfahren verfügbar (das BfJ ist allerdings nicht berechtigt, Rechtsberatung zu leisten).
- Checklisten zu den erforderlichen Offenlegungsunterlagen im Einzelnen – differenziert nach Kleinstkapitalgesellschaften sowie kleinen, mittleren und großen Kapitalgesellschaften –, die beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einzureichen und bekanntzumachen sind, bieten Zwirner/Vodermeier in der kommenden Dezemberausgabe BC 2019, 585 ff., Heft 12.
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Dipl.-Kfm. Dr. Hans-Jürgen Hillmer, BuS-Netzwerk Betriebswirtschaft und Steuern, Coesfeld
BC 12/2019
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