FG Köln, Urteil vom 27.6.2018, 3 K 870/17 (Revision zugelassen)

Die meisten Unternehmen bedanken sich für die Leistungen der Belegschaft im Rahmen von Betriebsfeiern und zeigen sich dabei als spendable Gastgeber. Allerdings sollten Chefs die Kosten nicht aus den Augen verlieren – und Buchhaltungsexperten ein aktuelles Finanzgerichtsurteil nicht übersehen.

Praxis-Info!

Hintergrund

Ob aktuell Karnevalsparty, Firmenjubiläum oder Sommerfest: Eine Betriebsfeier kann sich für Unternehmen in vielerlei Hinsicht lohnen. Denn neben dem Zusammenhalt in der Belegschaft fördern solche Events die Identifikation mit der Firma und im Idealfall auch noch die Arbeitsmotivation. Folglich zeigen sich Unternehmenschefs bei der Planung gerne großzügig – und Mitarbeiter wissen es zu schätzen, wenn man ihnen etwas Besonderes bietet. Nicht selten fallen hohe Summen an, etwa wenn Firmen auswärts in exklusivem Ambiente feiern oder ein Rahmenprogramm mit künstlerischen Darbietungen und hochprozentigen Getränken buchen. Aber: Wer übertreibt und bei den Kosten nicht aufpasst, muss nicht nur mit Kopfweh rechnen, sondern muss womöglich im Nachhinein sogar noch draufzahlen, wenn steuerliche Regeln nicht beachtet werden.

Lösung

Die Finanzverwaltung sieht in Ausgaben für eine Betriebsfeier bekanntlich eine Zuwendung an die Mitarbeiter. Nur wenn die Aufwendungen pro Teilnehmer und Veranstaltung den Freibetrag von 110 € nicht überschreiten, bleibt das Finanzamt außen vor. Und nur dann können Firmen auch den Vorsteuerabzug auf bezahlte Rechnungen geltend machen.

Eine besondere Gefahr ging bislang ausgerechnet von denjenigen Kollegen aus, die nicht teilnehmen, wenn darauf entfallende sog. No-Show-Kosten zur Grenzüberschreitung für die Teilnehmer führten. Hier haben die Kölner Finanzrichter jedoch Belastungen der Teilnehmer einen Riegel vorgeschoben: Der Ausfall oder das Fernbleiben von einzelnen einkalkulierten Teilnehmern führt demnach nicht zu einer höheren Zuwendung des Arbeitgebers an die tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Arbeitnehmer. Besonders deutlich werde dies – wie auch im Streitfall – bei gebuchten Pro-Kopf-Beträgen für Veranstaltungsleistungen, wie z.B. pro Person berechneten Pauschalpreisen für Essen und Getränke. Der auf die ausfallenden Personen entfallende Anteil an den im Vorfeld bereits verbindlich festgelegten Gesamtkosten werde gerade nicht von den tatsächlich anwesenden Teilnehmern konsumiert. Durch überzählige Speisen und Getränke seien diese Teilnehmer auch nicht bereichert. Vielmehr handle es sich um vergebliche Aufwendungen des Arbeitgebers für nicht in Anspruch genommene Leistungen (vgl. insoweit bereits der Beitrag von Jürgen Plenker, BC 2018, 466 f., Heft 10).

Dieses Gerichtsurteil könnte die Kostenkalkulation wesentlich erleichtern, weil die Gefahr, dass bei einer kurzfristigen Absage von Teilnehmern die Aufwendungen auf weniger Köpfe umgelegt werden als geplant, nunmehr gebannt scheint. Dennoch raten Steuerexperten nach wie vor zur Vorsicht, so kürzlich in einem Beitrag vom 5.2.2019 des StB Matthias Gehlen, der in Mönchengladbach für die Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz (siehe unter www.wws-gruppe.de) tätig ist und mit dem Tätigkeitsschwerpunkt der steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Beratung mittelständische Unternehmen unterstützt:

„Wer auf Nummer sicher gehen will, schöpft den Freibetrag bei der Planung nicht voll aus.“

Zu bedenken ist nämlich, dass gegen das Kölner Urteil ein Revisionsverfahren vor dem BFH anhängig (Az. VI R 31/18) ist. Betroffene Unternehmen sollten daher bei entsprechenden Steuerbescheiden Einspruch einlegen und mit Verweis auf das BFH-Verfahren das Ruhen des Einspruchsverfahrens beantragen. Auf diese Weise können sich Firmen für den Fall eines steuerzahlerfreundlichen Urteils ihre Rechte sichern.

Daneben sind der Ausarbeitung von Gehlen weitere interessante Hinweise und Gestaltungsempfehlungen zu entnehmen. Ein wesentliches Kriterium ist die „Üblichkeit der Betriebsveranstaltungen“, von der Finanzbeamte in der Regel ausgehen, wenn Unternehmen jährlich maximal zwei Feiern für denselben Kreis von Begünstigten ausrichten. Eine dritte Betriebsveranstaltung hingegen gilt sogar für jene Arbeitnehmer als Arbeitslohn, die an den ersten beiden Veranstaltungen nicht teilgenommen haben. Gehlen warnt:

„Jeder Euro über dem Freibetrag ist steuer- und sozialabgabenpflichtig. Diesen Betrag müssen Firmen als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen. Oder sie versteuern die Kosten pauschal mit 25% zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer. Der Vorteil bei diesem Modell: Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.“

Worauf sollten Verantwortliche sonst noch bei der Kalkulation achten? Grundsätzlich müssen sie alle externen Aufwendungen für die Betriebsfeier einbeziehen. Dazu zählen nicht nur Kosten, die Teilnehmern individuell zurechenbar sind wie etwa Speise- oder Getränkepauschalen. Denn in die aufzuteilenden Gesamtkosten werden auch Aufwendungen für Begleitpersonen oder für Sachgeschenke an einzelne Mitarbeiter einbezogen. Letztere dürfen jedoch maximal 60 € betragen. Ansonsten ist der komplette Betrag dem jeweiligen Arbeitnehmer individuell als Arbeitslohn zuzurechnen. Unternehmen müssen nach Gehlen „auch Ausgaben einbeziehen, die einen rechnerischen Anteil für den äußeren Rahmen darstellen. Darunter fallen etwa Kosten für Saalmiete, Musik oder Dekoration“.

Dipl.-Kfm. Dr. Hans-Jürgen Hillmer, Coesfeld

BC 3/2019

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