Rückstellung für Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen


BFH-Urteil vom 19.8.2002, VIII R 30/01

Für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der das Unternehmen gemäß § 257 HGB und § 147 AO 1977 verpflichtet ist, ist im Jahresabschluss eine Rückstellung zu bilden.


Praxis-Info:


Im Streitfall hat eine Kommanditgesellschaft ihr Unternehmen in gemieteten Räumen betrieben. Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen der Finanzbuchhaltung, Bank-/Kassenbelege sowie Personalunterlagen lagerte sie in einem Archivraum. Zu den künftigen Mietaufwendungen für den Archivraum bildete die KG eine Rückstellung.

Nach Auffassung des BFH können auch für öffentlich-rechtliche Verpflichtungen (Geld- oder Sachleistungsverpflichtungen) Verbindlichkeitsrückstellungen gebildet werden. Dies setzt allerdings voraus, dass sie hinreichend konkretisiert und an ihre Verletzung Sanktionen geknüpft sind, aufgrund derer sich der Steuerpflichtige der Erfüllung der Verpflichtungen im Ergebnis nicht entziehen kann. Diese Voraussetzungen sind bei den Aufbewahrungspflichten gemäß § 257 HGB, § 147 AO gegeben. Wer nämlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht aufbewahrt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert, kann strafrechtlich belangt werden (z.B. Verletzung der Buchführungspflicht).

Nach den seit 1.1.2002 geltenden Vorschriften zur Datenarchivierung (vgl. Graf Kerssenbrock/Riedel, BC 5/2002, S. 109 ff.) haben Unternehmen u.a. elektronische Buchführungsdaten elektronisch auswertbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Die hierbei entstehenden Kosten für Wartung und Pflege der Hard-/Software, für Lizenzzahlungen und Durchführung von Updates/Releasewechseln könnten ebenfalls in die Rückstellung für Aufbewahrungspflichten einbezogen werden, sofern sie sich separat ermitteln lassen. Dieser Archivierungsaufwand wurde allerdings im BFH-Urteil nicht angesprochen. [Anm. d. Red.]

 

BC 12/2002