Rückstellung für die Kosten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen


OFD Münster, Kurzinformation Einkommensteuer Nr. 5/2005 vom 21.1.2005
Der BFH hat mit Urteil vom 19.8.2002 (VIII R 30/01, BStBl. II 2003, S. 131, vgl. BC 12/2002, S. XII) entschieden, dass für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von bereits entstandenen Geschäftsunterlagen, zu der das Unternehmen nach § 257 HGB und § 147 AO verpflichtet ist, sowohl handelsrechtlich als auch steuerlich zwingend eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden ist.

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Dies gilt auch im zeitlichen Anwendungsbereich des § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG i. d. F. des StEntlG 1999/2000/2002, d.h. für nach dem 31.12.1998 endende Wirtschaftsjahre.

Die in Rede stehende Rückstellung betrifft eine Sachleistungsverpflichtung (BFH vom 19.8.2002, a.a.O., unter 3.). Für ihre Abzinsung ist nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e Satz 2 EStG der Zeitraum von der erstmaligen Bildung der Rückstellung bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend. Da aber die Aufbewahrungsverpflichtung der in § 257 HGB und § 147 AO genannten Geschäftsunterlagen mit dem Entstehen dieser Unterlagen beginnt, ergibt sich von vornherein kein Zeitraum, für den eine Abzinsung vorzunehmen wäre.


Praxis-Info!

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, nach Handelsrecht und/oder Steuerrecht bestimmte Geschäftsunterlagen (z.B. Jahresabschlüsse, Inventare) bis zu zehn Jahren aufzubewahren (§ 257 HGB, § 147 AO). Für den Aufwand, der in der Zukunft durch die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen anfällt (z.B. künftige Mietzahlungen für Archivraum), ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden.

Rückstellungen sind (gemäß (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 3 EStG) mit einem Zinssatz von 5,5% abzuzinsen. Ausgenommen von der Abzinsung sind Rückstellungen,

  • deren Laufzeit am Bilanzstichtag weniger als 12 Monate beträgt,

  • die verzinslich sind oder auf einer Anzahlung oder Vorausleistung beruhen.

Auch Rückstellungen für Geld- und für Sachleistungen sind abzuzinsen (zur Abzinsungstechnik bei Rückstellungen siehe Happe, BC 1/2001, S. 4 ff.).

Bei Sachleistungsverpflichtungen wird nicht Geld, sondern die Lieferung von Vermögensgegenständen oder die Erbringung von Leistungen geschuldet (z.B. interne Kosten der Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen, Restrukturierungsvorhaben, Sachwertdarlehen bei Betriebsverpachtung oder eben auch Aufbewahrungsleistungen). Für die Abzinsung der Rückstellungen für Sachleistungsverpflichtungen ist der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG).


Praxishinweise:

Steuerpflichtige müssen die voraussichtlichen Kosten für die Zeit der Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen (z.B. künftige anteilige Raummiete, Beschaffung von Archivbehältnissen usw.) abschätzen und für diese Kosten eine Rückstellung bilden. Dabei ist von den „Vollkosten“ auszugehen: Selbst dann, wenn sich ein Buchführungs-Archiv nicht in gemieteten Räumen befindet, ist die entsprechende Rückstellungsbildung möglich.

Nach den seit 1.1.2002 geltenden Vorschriften zur Datenarchivierung (vgl. Graf Kerssenbrock/Riedel, BC 5/2002, S. 109 ff.) haben Unternehmen u.a. elektronische Buchführungsdaten elektronisch auswertbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Die hierbei entstehenden Kosten für Wartung und Pflege der Hard-/Software (z.B. Durchführung von Updates/Releasewechsel) sowie für Lizenzzahlungen könnten ebenfalls in die Rückstellung für Aufbewahrungspflichten einbezogen werden, sofern sie sich separat ermitteln lassen.

[Anm. d. Red.]    


BC 3/2005