Dokumentationsanforderungen an ein Programm zur Erstellung von Rechnungen


Niedersächsisches Finanzgericht, Urteil vom 3.6.2021, 11 K 87/20 (rkr.)

 

Während die deutsche Politik weiterhin über die Lieferung von schweren Waffen an die Ukraine berät, scheinen sich die Finanzbehörden schon (in ganz anderer Hinsicht) entschieden zu haben. Für die „Spatzenjagd“ soll das „große Kaliber“ verwendet werden. Microsoft Excel als elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO? Dies fragen sich nicht nur die niedersächsischen Finanzrichter verwundert.

 

 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

Ein selbstständiger Servicetechniker ermittelte seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG (Einnahmen-Überschussrechnung). Für die Erstellung (nicht Erfassung!) seiner Rechnungen verwendete er eine marktübliche Verwaltungssoftware.

Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung bemängelte der Prüfer, dass laut Softwarebeschreibung Löschungen bzw. Änderungen einzelner Rechnungen möglich sind, ohne dass dies dokumentiert wird. Eine „Unverlierbarkeit“ der elektronisch gespeicherten Rechnungen sei daher nicht garantiert. Die Software sei ein Datenverarbeitungssystem; somit seien die Ordnungsvorschriften der §§ 145 ff. AO zu beachten. Die Nichtbefolgung stelle einen erheblichen Mangel der Buchführung da, welcher eine Hinzuschätzung rechtfertige (hier: pauschaler Sicherheitszuschlag auf die Umsatzerlöse).

 

 

Lösung

Die Richter des Niedersächsischen Finanzgerichts zweifeln bereits daran, ob überhaupt ein formeller Mangel in der Buchführung vorliegt. Der Kläger ermittelt seinen Gewinn mittels einer vom Steuerberater in DATEV erstellten Einnahmen-Überschussrechnung. Die vom Prüfer festgestellten „Mängel“ betreffen ausschließlich die Belege, d.h. die Grundlagen für die Aufzeichnungen. Der vom Prüfer vorgenommenen analogen Anwendung der für Kassensysteme entwickelten Grundsätze auf ein Programm zur Rechnungserstellung folgen die Finanzrichter nicht. Im Ausgangsfall sind keine Barumsätze getätigt worden; Lücken in den Zahlungseingängen wurden nicht festgestellt. Im Anschluss fragt sich das Gericht verwundert, warum die im Ausgangsfall eingesetzte Software anders behandelt werden soll als z.B. MS Excel. Der folgende Absatz aus der Urteilsbegründung ist zu prägnant, um ihn zu kürzen:

„Bei MS Word und MS Excel handelt es sich ebenso wie beim streitgegenständlichen Programm ‚Verwaltungsscout-Business Edition – Rechnung und Buchhaltung‘ um Computersoftware, die im jeweiligen Fall dafür eingesetzt wird, um (Ausgangs-)Rechnungen zu schreiben. Auch MS Word und MS Excel ermöglichen das Erstellen einer Vorlage, die dann lediglich um die Daten des konkreten Einzelfalls ergänzt werden muss. Ebenso wie die Software ‚Verwaltungsscout-Business Edition – Rechnung und Buchhaltung‘ ermöglichen MS Word und MS Excel das Löschen bzw. Ändern einzelner Rechnungen, ohne dies zu dokumentieren. Während die Programme MS Word und MS Excel als ‚bessere Schreibmaschine‘ angesehen werden, wurde die Software ‚Verwaltungsscout-Business Edition – Rechnung und Buchhaltung‘ im vorliegenden Fall als Datenverarbeitungssystem qualifiziert, das gemäß dem BMF-Schreiben vom 14. November 2014 (BStBl. I 2014, 1450) dem Grundsatz der Unveränderbarkeit entsprechen muss.“

Dieser Auffassung folgen die Finanzrichter nicht und widersprechen daher der vorgenommenen Hinzuschätzung durch das Finanzamt.

 

Christian Thurow, Dipl.-Betriebsw. (BA), Senior Business Audit Manager, London (E-Mail: c.thurow@thurow.co.uk)

 

 

 

BC 7/2022