Budgetplanung 2021: Zeit zum Revidieren?


 

Die Monate April/Mai sind der naheliegende Zeitpunkt, um das Budget zu überprüfen. Denn die Erstellung des Budgets basiert in der Regel auf dem Kenntnisstand vom August/September des Vorjahres. Dies gilt erst recht in Zeiten von Corona. Die Tragfähigkeit einer Budgetplanung ist nach acht Monaten Unsicherheit in jedem Fall kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen. Andernfalls besteht das Risiko, nicht rechtzeitig zu handeln. Der Einfluss von Corona ist dabei eine besondere Herausforderung, die eine strukturierte Vorgehensweise erfordert.

 

 

Praxis-Info!

 

Hintergrund

Grundsätzlich beeinflusst eine Vielzahl von Faktoren die Güte und damit die Aussagekraft der Budgetplanung, wobei sich diese Faktoren gegenseitig beeinflussen können. Einflüsse aus der Planungsmethodik (wie z.B. der Umfang der einzubeziehenden Einheiten und Personen) spielen ebenso eine Rolle wie die Berücksichtigung exogener Faktoren als ein Input, der in die wenigsten Planungen mit großem Gewicht eingeht.

Die Corona-Pandemie ist zweifelsohne ein exogener Faktor, der die Planungen für das Jahr 2021 beeinflusst hat. Der größte Unsicherheitsfaktor ist hierbei die Absatz- und Umsatzplanung, die aber den Input für die Kostenplanung und dabei insbesondere die Personalkostenplanung als Fixkomponente darstellt. Die Nutzung des Instruments „Kurzarbeit“ wurde dabei in vielen Unternehmen als Instrument zur (zeitweiligen) Reduzierung der fixen Personalkosten eingesetzt. Auf Maßnahmen der Kostenverringerung wurde in Erwartung einer Verbesserung der Umfeldbedingungen bewusst verzichtet. Auf der Basis der Erkenntnisse des ersten Quartals 2021 stellt sich jedoch die Frage: In welchem Umfang hat die ursprüngliche Planung überhaupt noch Gültigkeit, welches Ergebnis ist für 2021 realistisch zu erwarten, und in welchem Umfang wird ein Planungsreview (Überprüfung) erforderlich, bzw. welcher Forecast ist realistisch?

 

 

Lösung

Ein klassischer Forecast setzt sich meist aus den bislang erzielten Ergebnissen und der Erwartung für den Rest des Jahres zusammen. Er ersetzt dabei nicht die Planung, sondern ergänzt sie um eine aktualisierte Sichtweise. Die methodische Vorgehensweise kann dabei sehr unterschiedlich ausfallen:

(1) Kombination aus erreichten Ist-Ergebnissen und noch verbleibender Restplanung für das Budgetjahr:

Die Kombination aus erreichten Ist-Werten und verbleibenden Plan-Werten ist eine Variante, die relativ wenig Arbeitsaufwand erzeugt und daher aus Effizienzgründen gerne praktiziert wird. Sie hat allerdings methodische Nachteile. Diese treten vor allem dann auf, wenn es zu Plan-Ist-Abweichungen gekommen ist. Die wesentlichen Fragen sind dabei:

  • Handelt es sich bei den Abweichungen um vorgezogene Effekte?
  • Setzen sich die Abweichungen in den nachfolgenden Perioden fort?
  • Sind sie mit dem Ablauf der Ist-Periode beendet?
  • Werden Abweichungen in den Folgeperioden wieder aufgeholt?

Im Falle vorgezogener Effekte und einer Übernahme der Planwerte für das Restjahr entsteht ein wenig zutreffendes Bild für den Forecast. Dies gilt vor allem angesichts der großen, auf das Restjahr 2021 wirkenden exogenen Faktoren infolge von Corona.

(2) „Neuplanung“ des Restjahres – aufsetzend auf den bereits erreichten Ist-Zahlen – und damit ein umfassender Planreview:

Eine umfassende Neuplanung des Restjahres erzeugt erheblichen Aufwand, der davon abhängt, wie detailliert und umfassend die Neuplanung ist. Doch das Resultat ist ein deutlich zutreffenderes Bild des zu erwartenden Ergebnisses. Dabei kann die beigefügte Checkliste zum Einsatz kommen.

 

 

 

Checkliste zum Planungsreview:

  • Welche Planungsprämissen gelten weiterhin, und welche haben ihre Gültigkeit verloren?
  • Welche ergänzenden Prämissen sind für den Budgetreview relevant?
  • Welche Maßnahmen, die im ursprünglichen Budget nicht vorgesehen waren, sind zweckmäßig oder notwendig?
  • Inwieweit wirken sich diese Maßnahmen noch in 2021 aus?
  • Welches Ergebnis zeigt ein Forecast unter Einbeziehung dieser Maßnahmen?
  • In welchem Maße weicht der Forecast vom Budget ab, und welche Auswirkungen hat das auf die Unternehmensliquidität?

 

 

 

(3) Überprüfung der verbleibenden Planungswerte hinsichtlich ihrer Gültigkeit für das Restjahr 2021 und Ableitung eines modifizierten und maßnahmenbasierten Forecasts:

Für eine möglichst zutreffende Revision der Planung bietet sich daher eine Kombination beider Verfahren an, bei dem vor allem das Budget für das restliche Jahr 2021 einer kritischen inhaltlichen Prüfung unterzogen wird. Zunächst aber sollte bewertet werden, ob und in welchem Umfang die Planung 2021 überhaupt noch erreicht werden kann. Das hierfür geeignete Instrument ist die Analyse der Planungslücke.

Die Kernfrage, die sich aktuell jeder CFO stellen muss, lautet: Ist es realistisch, den Plan 2021 – ausgehend von den aktuellen Ist-Werten – zu erreichen? Einen ersten Hinweis auf die Umsetzbarkeit der Planung gibt eine Analyse der Lücke zwischen Planung und bislang erreichtem Ist. Sie beschreibt, welche Umsätze erforderlich sind und welche Kosten noch anfallen würden, um das Budgetziel zu erreichen. Das Beispiel einer vereinfachten Ergebnisrechnung (Abb.) zeigt, wie mit diesem Instrument die Erreichbarkeit des Budgets 2021 zu plausibilisieren ist.

 

 

Abb.:Beispiel für die Ermittlung eine Planungslücke und daraus ableitbare Erkenntnisse

 

 

Im Beispiel zeigt sich ein relativ niedriger Umsatz im 1. Quartal 2021. Ein „einfacher Forecast“ aus Ist + Plan würde in diesem Fall zwar einen Rückgang des Ergebnisses, aber immer noch ein komfortables Ergebnis aufzeigen. Vor allem eine Betrachtung der durchschnittlichen Monatswerte zeigt, welche Anstrengungen erforderlich wären, um den Plan 2021 zu erreichen.

Die durchschnittlichen Monatswerte des Ist liegen deutlich unter den Planwerten. Das Kostenniveau konnte zwar angepasst werden, dies ist jedoch für ein signifikant positives Ergebnis nicht ausreichend genug. Ein Verlust konnte nur knapp vermieden werden. Aufgrund dieser Entwicklung entsteht eine erhebliche Lücke zum Jahresbudget. Das Budget für die restlichen neun Monate zeigt unvermindert ein deutlich positives Ergebnis. Ein Forecast auf der Basis Ist + Plan würde in diesem Fall den Eindruck eines niedrigeren, aber dennoch positiven Ergebnisses suggerieren.

Angesichts der Lücke erscheint die Erreichbarkeit jedoch kaum wahrscheinlich. Um diese zu schließen, müsste das Unternehmen seine durchschnittlichen monatlichen Umsätze im Restjahr über die ursprüngliche Monatsplanung hinaus erhöhen. Gleiches gilt für das durchschnittliche monatliche Ergebnis, das ebenfalls über dem ursprünglichen Planniveau liegen müsste. Es ist also äußerst unwahrscheinlich, dass sich das Budget 2021 bei Umsatz und Ergebnis erreichen lässt. Im dargestellten Beispiel kommt das Unternehmen nicht umhin, eine umfassendere Planrevision beim Budget vorzunehmen.

 

 

 

Praxishinweise:

  • In die Budgetplanung involvierte Bilanzbuchhalter und Controller haben vor diesem Hintergrund nun folgende Aufgaben: 
    – Analysieren Sie, in welchem Maße die Prozentwerte in der Lücke zum Gesamtbudget unter oder über den Vergleichswerten für das Gesamtbudget oder die Ist-Werte liegen.
    – Betrachten Sie die absoluten Durchschnittswerte pro Monat und vergleichen Sie diese mit den absoluten Plan- und Ist-Werten pro Monat.
    – Analysieren Sie, inwieweit es Faktoren gibt, die dafür oder dagegen sprechen, dass diese Vergleichswerte im Restjahr erreicht werden können.
    – Leiten Sie daraus ab, welche Werte realistisch sind und für das verbleibende Jahr oder einzelne Monate angesetzt werden können. 
  • Insgesamt gesehen unterliegt das Budget 2021 angesichts Corona erheblichen Unsicherheiten. Ob es erreicht werden kann, hängt wesentlich davon ab, ob die Planungsprämissen für den Rest des Jahres noch gültig sind. Ein Forecast 2021 darf angesichts der Unsicherheit exogener Faktoren methodisch nicht nur eine Extrapolation (Fortschreibung der Vergangenheit) aus Ist- und Rest-Plan umfassen. Wichtig ist vor allem eine umfassende Betrachtung des verbleibenden Jahres 2021 – vor allem im Falle negativer Plan-Ist-Abweichungen. Sollten die Rahmenbedingungen ein Aufholen in 2021 oder eine tragfähige Basis 2022 nicht erkennen lassen, so sind vor allem Kostenmaßnahmen zeitnah einzuleiten. Deren Ziel ist es, das Ergebnis 2021 zu sichern und eine tragfähige Basis 2022 zu schaffen.

 

 

 

 

Dr. Günter Lubos, Mitglied der Geschäftsleitung bei Dr. Wieselhuber & Partner (Kontakt: lubos@wieselhuber.de)

 

 

BC 5/2021