Ordnungsmäßige Kassenführung mit Sicherheitseinrichtung


 

In den letzten Monaten wurde verschiedentlich über die Notwendigkeit von Sicherungseinrichtungen für elektronische Kassensysteme berichtet. Die zum 1.1.2020 geplante Einführung wurde zunächst wegen technischer Unmöglichkeit und anschließend aufgrund der Corona-Pandemie bereits mehrfach aufgeschoben. Nun aber dürften die neuen Anforderungen spätestens ab dem 1.4.2021 greifen.

Mit der Anschaffung bzw. Nachrüstung solcher Sicherungseinrichtungen stellt sich auch die Frage der steuerlichen Erfassung der damit verbundenen Kosten. Den insoweit verantwortlichen Buchhaltungsexperten wird die Nutzung einer Vereinfachungsregelung angeboten.

 

 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

Mit den Verschiebungen bezüglich der sog. TSE (Technische Sicherungseinrichtungen) dürfte es nun bald ein Ende haben: Nach derzeitigem Stand muss jede elektronische Kasse spätestens am 31.3.2021 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben bzw. mit einer solchen nachgerüstet worden sein. Damit stellen sich dringende Fragen hinsichtlich der konkreten Verbuchung der damit verbundenen Kosten.

Mit BMF-Schreiben vom 21.8.2020 (Az.: IV A 4 – S 0316-a/19/10006 :007) hat sich die Finanzverwaltung zur steuerlichen Behandlung der verschiedenen Aufwendungen für die Implementierung dieser TSE-Einrichtungen geäußert.

 

 

Lösung

Eine TSE besteht nach der Definition des BMF aus:

  • einem Sicherheitsmodul (als steuerlich prägendem Element),
  • einem Speichermedium und
  • einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.

Die am Markt angebotenen Ausführungen sind sehr unterschiedlich und reichen von einer eigenen TSE je Kasse (als externes Speichermedium, z.B. USB-Stick) bis hin zu sog. Cloud-Lösungen.

Hinsichtlich des steuerlichen Ansatzes von Kosten für TSE bei Kassensystemen bietet das BMF im oben genannten Schreiben eine Vereinfachungsregelung an: Hiernach wird es nicht beanstandet, wenn die Kosten

– für die nachträgliche erstmalige Ausrüstung bestehender Kassen oder Kassensysteme mit einer TSE und

–       die Kosten für die erstmalige Einrichtung einer Schnittstelle

sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden. Genau besehen spricht das BMF im letzteren Fall von „Kosten für die erstmalige Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle eines bestehenden elektronischen Aufzeichnungssystems“.

Wer es noch komplizierter mag, kann über den Wirtschaftsgutcharakter, über den Ansatz nachträglicher Anschaffungskosten und über Abschreibungen über die Restnutzungsdauer nachdenken. Dabei ist dann zwischen vier TSE-Ausführungen zu unterscheiden:

(1) Es handelt sich um eine TSE in Form von USB-Sticks oder (micro)SD-Karten.

(2) Darüber hinaus werden auch Ausführungen angeboten, bei denen die TSE in ein anderes Gerät (z.B. Drucker oder elektronisches Aufzeichnungssystem) verbaut wird.

(3) Schließlich gibt es noch Hardware zur Einbindung mehrerer TSE über ein lokales Netzwerk (sog. „LAN-TSE“ oder Konnektoren) und

(4) sog. Cloud-TSE.

Das BMF gibt dazu vor, dass die TSE in den Fällen (1) und (3) ein selbstständiges Wirtschaftsgut darstellt, das aber nicht selbstständig nutzbar ist. Folglich seien die Aufwendungen für die Anschaffung der TSE zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abzuschreiben. Ein Sofortabzug nach § 6 Abs. 2 EstG (GWG) oder die Bildung eines Sammelpostens nach § 6 Abs. 2a EStG scheiden mangels selbstständiger Nutzbarkeit aus.

Wenn aber die TSE wie im Fall (2) direkt als Hardware fest eingebaut wird, geht ihre Eigenständigkeit als Wirtschaftsgut verloren. In diesem Fall sind die Aufwendungen als nachträgliche Anschaffungskosten des jeweiligen Wirtschaftsguts zu aktivieren, in das die TSE eingebaut wurde, und über dessen Restnutzungsdauer abzuschreiben.

Buchungstechnisch leicht umsetzbar ist Fall (4), da hier die für die Unterhaltung der Cloud aufgewendeten Entgelte regelmäßig als laufende Betriebsausgaben zu berücksichtigen sind. Letzteres gilt dann auch für die Wartung und Pflege der TSE.

 

 

 

Praxishinweise:

  • Das BMF geht zusätzlich noch gesondert auf die sog. einheitliche digitale Schnittstelle ein. Sie umfasst die Schnittstelle für die Anbindung der TSE an das elektronische Aufzeichnungssystem sowie die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K). Die Aufwendungen für die Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle sind Anschaffungsnebenkosten des Wirtschaftsguts „TSE“, fallen aber wahlweise auch unter die Vereinfachungsregelung.
  • Sinnvoll könnte in diesem Zusammenhang auch die Nutzung eines neuen Plattformangebots sein, mit der die DATEV – wenn auch nicht ganz uneigennützig – die mittelständische Wirtschaft unterstützen will: Unter dem Label MeinFiskal werden Erleichterungen einer finanzamtskonformen Kassenführung angeboten. Über das neue DATEV-Portal für Unternehmen sollen sich alle gesetzlichen Anforderungen an elektronische Kassen erfüllen sowie die Kassendaten digital weiterverarbeiten lassen. MeinFiskal ist als offenes Ökosystem angelegt, dem sich Kassenhersteller, Anbieter der sog. TSE sowie sonstige Anbieter kassennaher Dienste anschließen können.
  • Herzstück der neuen Plattform ist die bereits etablierte Lösung DATEV Kassenarchiv online, die eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung von Fiskaldaten aus Registrierkassen in der sicheren DATEV-Cloud ermöglicht (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Intelligente Prüfroutinen stellen u.a. sicher, dass die archivierten Daten vollständig und unverfälscht sind.
  • Zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung im Fokus der Finanzverwaltung siehe den Beitrag hier (mit Bezug auf OFD Karlsruhe, Verfügung vom 26.7.2018, S 0315-St 42; zur Aktualisierung siehe OFD Karlsruhe, Verfügung vom 7.8.2020, S 0315-St 42).
  • Das Problem der oben genannten Abgrenzung eines selbstständigen Wirtschaftsguts, das aber nicht selbstständig nutzbar ist, ist Buchungsexperten insbesondere aus weiteren DV-Sachverhalten vertraut (Monitor z.B. als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) absetzbar?). Die entscheidende Frage ist, ob die Teile nach ihrem wirtschaftlichen Zweck oder nach der Verkehrsauffassung eine Einheit bilden.
  • Über die – im Regelfall wohl eindeutig zu empfehlende – Nutzung der oben genannten Vereinfachungsregelung lassen sich derlei Abgrenzungsprobleme vermeiden. Damit ist auch die Frage, warum das BMF die digitale Schnittstelle erst als Bestandteil der TSE definiert (siehe oben erster Satz der Lösung), um sie dann doch gesondert abzuhandeln, rein akademischer Natur, weil bei Nutzung der Vereinfachungsregelung ohne praktische Relevanz. Einfache Handhabungen verstecken sich ja bekanntlich auch anderweitig häufiger hinter Theorie-Gedöns. Im vorliegenden Fall wird der Steuerpflichtige erst durch (relativ) schwere Kost geführt, bevor sich im Original-Text des BMF dann die Vereinfachungsregelung erst zum Schluss findet, nachdem der Leser allerlei technische und steuerliche Klippen (wie das selbstständige Wirtschaftsgut, das nicht selbstständig nutzbar ist) umschifft hat. Wer das (Bilanzierungs-)Problem also im Detail durchdacht hat, erfährt dann, dass das Problem für ihn eigentlich gar nicht relevant ist und der Denksport vergebens war.

 

 

Dipl.-Kfm. Dr. Hans-Jürgen Hillmer, BuS-Netzwerk Betriebswirtschaft und Steuern, Coesfeld

 

 

BC 12/2020