Digitalisierung im Rechnungswesen: Geringe Fortschritte trotz hohen Bedarfs


 

Nicht nur die Großunternehmen, sondern auch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) führen Digitalisierungsprojekte durch, d.h., sie setzen verstärkt digitale Technologien in ihren Prozessen, Produkten und in der Kommunikation ein. Im Rechnungswesen diagnostiziert eine aktuell vorgelegte Bestandsaufnahme allerdings Stillstand; eine weitere Analyse konkretisiert Bedarf im Bereich Prozessautomatisierung (RPA).

 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

In der Umfrage „Digitalisierung im Rechnungswesen“, die von KPMG und der LMU München in 2020 zum vierten Mal durchgeführt wurde, mussten CFOs, Chief Accountants und andere leitende Führungskräfte aus 331 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz einen stagnierenden Entwicklungsstand einräumen. So haben sich seit 2018 (Vorgängerstudie) unterschiedliche Technologien von Cloud-Lösungen über Big-Data-Tools und Künstliche Intelligenz (KI) bis hin zu Blockchain-Technologien im Rechnungswesen nicht nennenswert weiterverbreitet. Wie die Umfrage laut KPMG-Angaben vom 10.9.2020 weiter zeigt, sind operationale Prozesse erst in 20% der Unternehmen (fast) vollständig automatisiert.

Am wenigsten digital abgebildet sind bislang die Prozesse für die nichtfinanzielle Berichterstattung. Als Grund hierfür geben viele Studienteilnehmer an, dass es den nichtfinanziellen Daten im Vergleich zu Finanzinformationen an Qualität und Standardisierung mangele.

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) ist in den meisten Bereichen des Rechnungswesens derzeit nach wie vor kein Thema. Dies liegt der Umfrage zufolge insbesondere an der Heterogenität von Dokumenten, an veralteten Systemen und Datensilos. Genutzt wird KI derzeit lediglich, um standardisierte Dokumente (wie z.B. Rechnungen) zu erfassen oder Eingangszahlungen zu verarbeiten.

 

 

Lösung

Eine andere Zahl aber stimmt positiv und lenkt den Blick auf die Überwindung der bisherigen Defizite: Nach Angaben von Markus Kreher, Head of Finance Advisory bei KPMG in Deutschland, wurde festgestellt, dass mittlerweile über ein Viertel der Unternehmen robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) einsetzen (zu verstehen als Vorstufe der KI). Die Nutzung von RPA-Lösungen eignet sich im Rechnungswesen aufgrund der oftmals standardisierten und wiederkehrenden Prozesse besonders gut. Die Studienteilnehmer nennen als Vorteile vor allem Zeit- und Kosteneinsparungen sowie die Steigerung der Qualität.

Potenzial öffnen könnte nach der Einschätzung der Studienautoren die Umstellung auf ein leistungsfähiges ERP-System wie SAP S/4HANA. Mit der neuen ERP-Generation sind u.a. Echtzeit-Analysen möglich. Neben den bereits zu SAP S/4HANA gewechselten 7% der Studienteilnehmer planen weitere 23% der Unternehmen eine Umstellung bis 2023.

Allerdings sehen 45% der Unternehmen für RPA kein langfristiges Potenzial. Einen anderen Eindruck vermittelt der am 14.9.2020 im Rahmen der Controlling eNews vorgestellte IGC-Studienbericht „Robotergestützte Prozessautomatisierung im Controlling” (siehe hier). Demnach hängt der Einsatz von RPA im Controlling stark vom Know-how und den verfügbaren Fähigkeiten sowie von der Kenntnis bereits existierender RPA-Anwendungsfälle ab. Daher ist es notwendig, die Technologie und die zugrunde liegenden Fähigkeiten im Detail zu verstehen. Die IGC-Dokumentation (IGC = International Group of Controlling) zeigt Interessierten Möglichkeiten auf, ihre eigenen Antworten auf die Frage zu finden, ob RPA nur ein Hype oder eine vielversprechende neue Lösung mit langfristigem Erfolgspotenzial ist.

Die Publikation der Autoren Prof. Dr. Mike Schulze und Prof. Dr. Helge F. R. Nuhn beginnt mit einem Überblick über bestehende Studien und Veröffentlichungen zu diesem Themenfeld. Im weiteren Verlauf findet sich in der Untersuchung auch ein Marktüberblick über die bekanntesten Softwarelösungen im Bereich RPA mit Hinweisen und einer Einordnung von Gartner und Forrester Research. Die Tabelle enthält Fragen zum Einsatz von RPA im Controlling, die im IGC-Bericht gestellt und beantwortet werden.

 

 

Tabelle: Fragen zum Einsatz von RPA im Controlling

Problembereich

Fragestellung

Potenzial

Welches Potenzial bietet RPA für Unternehmen im Allgemeinen und für Controlling im Besonderen?

Kompetenzen

Welche Art von Kompetenzen sind erforderlich, um RPA zu beherrschen und zu nutzen?

Technologien

Welche RPA-Technologien oder Software-Lösungen können für die Implementierung verwendet werden?

Anwendungsfälle

Welche Art von konkreten Implementierungsbeispielen (Anwendungsfälle) können bereits identifiziert werden?

Prozesse

Welche Prozesse des IGC Controlling Process Model 2.0 sind für die Anwendung von RPA am besten geeignet?

Effizienzgewinne

Welche Art von Effizienzgewinnen in Bezug auf Kosten und Zeit können im Allgemeinen durch den Einsatz von RPA erwartet werden?

5-Jahres-Ausblick

Welche Entwicklung ist in den nächsten drei bis fünf Jahren zu erwarten?

 

 

Nach der von der IGC vertretenen Ansicht sind sich Experten einig, dass RPA erhebliche Effizienzsteigerungen im Bereich des Controllings ermöglichen kann. In der Praxis würden die meisten typischen Anwendungsfälle von RPA daher bei der Management-Berichterstattung, bei Prozessen der Datenverwaltung, der Kostenrechnung oder der Planung, Budgetierung und der Prognose unterstützen (vgl. auch Ulrich/Güler, BC 2020, 426 ff. (Heft 9), insbesondere zur Weiterentwicklung des Management-Reportings Abb. 3 auf S. 431). Datenerfassungsaktivitäten aus mehreren Systemen oder anderen Quellen wie Netzlaufwerken gehören erfahrungsgemäß zu den ersten Bereichen, die in Angriff genommen werden, wenn Unternehmen beginnen, RPA einzusetzen. Diese Prozesse können von höheren Verarbeitungsgeschwindigkeiten, einer ständigen Verfügbarkeit bis zu 24/7 und einer konstanten Qualität der robotergestützten Automatisierungsunterstützung profitieren.

 

 

Praxishinweise:

  • Die IGC-Experten warnen jedoch vor einer Spätfolge des RPA-Einsatzes: Unternehmen neigen demnach dazu, die potenziellen Erträge zu überschätzen und den Aufwand zu unterschätzen, der ihnen bei der Implementierung von Automatisierungslösungen in großem Maßstab entsteht. Wartung, Ausnahmebehandlung, Governance, Abstimmung und Koordination mit Compliance-Teams und der IT-Abteilung werden oft nur stiefmütterlich behandelt. Auch die durch die Automatisierung verursachten Betriebsrisiken sollten sorgfältig geprüft werden, bevor Automatisierungsprojekte in Angriff genommen werden. In dem eintägigen Seminar Robotic Process Automation (RPA) am 17.11.2020 in Nürnberg erfahren Fach- und Führungskräfte aus dem Finanzbereich (Controlling, Steuern, Accounting etc.), wie die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen funktionieren kann (mehr dazu hier).
  • Die KPMG-Studienreihe wurde kürzlich in WPg 2020, 677 ff. (Heft 12), näher beschrieben. Untersucht werden Technologien und Systeme, das Management von Transformationsprojekten und eben auch menschliche Kompetenzen. Unter https://rsw.beck.de/cms/main?docid=426121 wurde vom Verfasser bereits über studienbasierte Erfahrungen berichtet, die vor unzureichendem Datenmanagement und einem ausgeprägten Mangel an Digitalkompetenzen warnen. Ein Drittel der KMU kann demnach den Bedarf an digitalem Know-how und Fähigkeiten aktuell nicht decken. Und sogar 38% der Firmen bezeichneten im Jahr 2019 fehlende Kenntnisse des Personals als Digitalisierungshürde, wie die dort beschriebene repräsentative Analyse von KfW Research zeigte: Besonders groß ist der Engpass bei komplexeren Kenntnissen: Fast die Hälfte der Mittelständler mit Bedarf an Datenanalysten hat Probleme, diesen zu decken (45%). In diesem Zusammenhang weisen Ulrich/Güler in BC 2020, 431 (Heft 9), auf die Notwendigkeit eines proaktiven (vorbeugenden) Change-Managements hin, um die Akzeptanz bei Digitalisierungsvorhaben sicherzustellen.
  • Der an Bilanzbuchhalter und Controller bereits unter https://rsw.beck.de/cms/main?docid=426121 gerichtete Appell, die identifizierten Lücken zu füllen, sei hier wiederholt, da die neuen Studien von KPMG und der IGC den Bedarf nachdrücklich bestätigen: Entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen, z.B. als Datenanalyst, erlauben es, Angebote beim Arbeitgeber oder als Selbstständiger machen zu können.

 

Dipl.-Kfm. Dr. Hans-Jürgen Hillmer, BuS-Netzwerk Betriebswirtschaft und Steuern, Coesfeld

 

 

 

BC 10/2020