Lückenhafte Reiserichtlinien als Kostentreiber und Compliance-Gefahr


 

Häufig unklare Regeln für die Abwicklung von Geschäftsreisen lösen in vielen Unternehmen Compliance- und Kostenprobleme aus. Demgegenüber können klar festgelegte Reiserichtlinien regulatorische Vorgaben nicht nur ergänzen, sondern in konkrete Handlungsempfehlungen übersetzen. Damit entlasten sie nicht nur Mitarbeiter in der Buchhaltung und Travel-Manager, sondern erhöhen auch die Einhaltung der Compliance (Überwachung).

Legen die Richtlinien zudem verbindliche Budgetobergrenzen für Geschäftsreisen fest, schaffen sie eine wichtige Grundlage für ein ausgewogenes Controlling und ein transparentes Management der mit Reisen verbundenen Kosten.

 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

Business- oder Economy-Class, Einzelzimmer oder Suite, Zahlung in Vorkasse oder mit der Firmenkreditkarte? Solche und weitere Fragen sollten für Geschäftsreisende eigentlich durch von Unternehmen fixierte Reiserichtlinien beantwortbar sein. Das Potenzial haben deutsche Unternehmen auch erkannt: Laut einer repräsentativen Umfrage von SAP Concur nutzen rund 91% verbindliche Richtlinien für die Regelung von Geschäftsreisen. Jedoch werden mit den Leitfäden längst nicht alle für Unternehmen und Reisende wichtigen Aspekte abgedeckt: In der Auswertung der Studie werden nach Angaben in den VDR-News vom 26.4.2019 zwei Bereiche hervorgehoben:

  1. So können Spesenabrechnungen Unklarheiten und Fehlerquellen bergen: Zulässige Kostenobergrenzen für Mahlzeiten, Taxifahrten & Co. variieren je nach Unternehmen, aber auch je nach Zielland. Zudem rutscht beim Sammeln der Belege auch schnell mal aus Unwissenheit eine eigentlich private Quittung zwischen die Spesen.
  2. Weiterhin steht die Buchung von Unterkünften im Fokus, die neben der Anreise einer der höchsten Kostenfaktoren darstellen und die – je nach Aufenthaltsdauer und Hotelstandard – schnell zu hohen Ausgaben führen können.

 

 

Lösung

„Konkret formulierte Reiserichtlinien sind der Schlüssel zu Kostenkontrolle und Transparenz“, sagte Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur, anlässlich der Vorstellung der Studienergebnisse (SAP Concur ist Anbieter von integrierten Lösungen für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen).

  1. Arbeitgeber begegnen der Fehlerquelle Spesenabrechnungen noch unzureichend: Nur etwas mehr als die Hälfte (51%) der befragten Geschäftsreisenden gibt an, dass ihr Arbeitgeber Regelungen zu erstattungsfähigen Ausgaben getroffen hat.
  2. Vorgaben zur Buchung von Unterkünften unterliegen laut Studie nur 49% der Arbeitnehmer. Bei hohem Reiseaufkommen lohnen sich beispielsweise Vereinbarungen mit Vertragshotels, in denen Geschäftsreisende verbindlich buchen. So können Rabatte ausgehandelt und Kosten eingespart werden. Immerhin zeigt sich, dass der Anteil mit steigender Betriebsgröße zunimmt: Nur 39% aus Unternehmen mit zwei bis 50 Mitarbeitern geben an, entsprechende Anweisungen erhalten zu haben. Die Rate bei Unternehmen ab 1.001 Mitarbeitern liegt bereits bei 56%.

 

 

Praxishinweise:

  • Wenn Mitarbeiter reisen, sind ihre Arbeitgeber in der Fürsorgepflicht. Diese besondere Verantwortung betrifft sowohl die Einhaltung örtlicher Arbeitsgesetze, die Gewährleistung von Standards bei der Versorgung als auch den Schutz des Reisenden bei Krisen.
  • Tritt ein Notfall ein, etwa durch einen Krankheitsfall, eine Naturkatastrophe oder politische Unruhen, verleihen Ansprechpartner im Unternehmen die nötige Sicherheit. Geschäftsreisende sollten im Ernstfall schnell reagieren können und hierfür mit den entsprechenden Maßnahmen vertraut sein. Dafür sind auch die Reiserichtlinien ein wichtiges Werkzeug, das Geschäftsreisende vorab auf einen Blick an die richtigen Stellen verweist. Allerdings nutzen bislang – der oben genannten Studie zufolge – nur 17% der Arbeitgeber Verhaltensrichtlinien zur Erhöhung der Reisesicherheit. Da gibt es also viel zu tun.
  • Aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht ist hinsichtlich der bürokratischen Anforderungen Entspannung in Sicht: Schon seit Mai 2010 muss bei geschäftlichen Aufenthalten im EU- und EFTA-Ausland die sog. A1-Bescheinigung beantragt werden. Diese wenig bekannte Verpflichtung gilt für längerfristige Entsendungen und kurzzeitige Geschäftsreisen gleichermaßen. Die EU-Kommission hat im März 2019 mitgeteilt, dass die „Regeln zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit“ modernisiert werden. Eine Maßnahme sieht vor, den derzeit noch zu erbringenden Nachweis der deutschen Sozialversicherung (A1-Bescheinigung) abzuschaffen. Die EU will den nationalen Behörden stattdessen bessere Instrumente an die Hand geben, um Missbrauch oder Betrug zu bekämpfen und den Sozialversicherungsstatus von ins Ausland entsandten Arbeitnehmern zu überprüfen. Das bleibt abzuwarten. Noch also gilt die Verpflichtung, zumal nach neueren Informationen bei einer Tagung des Europäischen Rats am 27. und 28.3.2019 der Vorschlag der EU-Kommission abgelehnt wurde und in diesem Punkt nachverhandelt werden muss.
  • Exkurs: Die A1-Bescheinigung dient dazu, bei Auslandsreisen nachzuweisen, welches Sozialsystem für den Versicherten zuständig ist; so soll Sozialversicherungsbetrug verhindert werden. Grundlage ist die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 zur Koordinierung der Sozialsysteme (vgl. ausführlich Felisiak, Geschäftsreisen ins Ausland: Die 10 wichtigsten Fragen zur A1-Bescheinigung, BC 2019, 227 ff., Heft 5). Seit dem 1.1.2019 müssen Arbeitgeber den Antrag gemäß § 106 SGB IV verpflichtend elektronisch stellen, was zu Diskussionen führte. Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) hat die von der EU-Kommission angekündigte Abschaffung der A1-Bescheinigung für Dienstreisen ins EU-Ausland begrüßt: „Die A1-Bescheinigung stellt die Geschäftsreise- und Personalverantwortlichen deutscher Unternehmen vor immense organisatorische, prozessuale und finanzielle Herausforderungen. Von der angekündigten Reform würden auch die im EU-Ausland ansässigen Gesellschaften unserer Mitgliedsfirmen profitieren – sie ist daher richtig und folgerichtig, wenngleich auch deutlich zu spät. Viele Unternehmen haben bereits mit großem personellen und finanziellen Aufwand ihre internen Prozesse angepasst“, sagte VDR-Präsidiumsmitglied Christoph Carnier. Wann die angekündigten Maßnahmen in Kraft treten, ist noch nicht bekannt. Unternehmen sollten daher weiterhin die derzeit geltenden Bestimmungen befolgen und ihre Mitarbeiter nicht ohne die nötigen Bescheinigungen ins Ausland reisen lassen. Die Ende Februar 2019 veröffentlichten Vorab-Ergebnisse der VDR-Geschäftsreiseanalyse hatten gezeigt, dass die Bescheinigung für mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen eine der derzeit größten bürokratischen Hürden im Travel-Management darstellt (vgl. SRTour 2019, 7, Heft 3).

 

 

 

Abb.:Geschäftsreisen nur selten klar geregelt

 

 

Dipl.-Kfm. Dr. Hans-Jürgen Hillmer, Coesfeld

 

BC 6/2019