Self-Reporting: Ein neuer Trend nicht ohne Gefahren


 

Anlässlich des BVBC-Bundeskongresses 2019, der vom 9. bis 11.5.2019 in Fulda stattfand, stand ein zweiteiliger Vortrag zum Self-Reporting auf dem Programm. Dipl.-Betriebswirt Jörg Erichsen stellte die Frage, inwieweit noch Controller benötigt werden, wenn sich Manager selbst mit Zahlen und Informationen versorgen. Ferner wurde deutlich, dass mit unkontrolliertem Wildwuchs große Compliance-Risiken (Überwachungsrisiken) einhergehen.

 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

Nach einschlägigen Studienergebnissen sind, so die einführenden Angaben des Referenten Erichsen, ca. 50% der Empfänger von Reporting-Informationen mit dem Berichtswesen insgesamt eher unzufrieden. Als Konsequenz kam der Trend zum Self-Reporting auf, wonach Manager sich einfach selbst bedienen und die wirklich wichtigen Informationen genau dann abrufen, wenn sie benötigt werden.

In diesem Zusammenhang ist der steigende Bedarf an kurzfristig verfügbaren Informationen von hoher Bedeutung (z.B. wegen dynamischer Märkte, Volatilität, Veränderung von Kundenwünschen, Veränderung des Wettbewerbsumfelds). Technische Möglichkeiten zu dieser Selbstversorgung sind grundsätzlich vorhanden. Seinen weiteren Ausführungen stellte Erichsen folgende These voran: „Zunehmende Möglichkeiten sorgen für steigenden Bedarf. Die Informationsflut und -möglichkeiten verhindern ohne Strukturen und klare Regeln Transparenz, Übersichtlichkeit und Entscheidungskompetenz.”

Festzuhalten ist demnach: Der Nebeneffekt des Megatrends „Digitalisierung“, dass Manager vermehrt auf das Self-Reporting setzen, ist zumindest bei unklarer Data Governance (das Management der Verfügbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integrität und Sicherheit von Unternehmensdaten betreffend) mit nicht unerheblichen Compliance-Risiken verbunden.

 

 

Lösung

Im Kern lautet die von Erichsen vorgetragene Lösung, dass Strukturen und Regeln zur Begrenzung von Wildwuchs erforderlich sind. Während Manager Flexibilität und Antworten auf Ad-hoc-Fragen sowie eine intuitive Anwendbarkeit einfordern, sind aus Sicht des Controllings eine Standardisierung, eine Vorgabe von Strukturen und Regeln sowie die übergreifende Definition von Kennzahlen unverzichtbar. Der von Managern gewünschten flexiblen Anpassung der Datenbasis und der selbstständigen Entwicklung von Daten- und Analysemodellen stehen aus Controllingsicht der Aspekt der Datensicherheit/-schutz sowie die Bereitstellung von Regeln für Daten- und Analysemodelle entgegen.

Als Vorteile klarer Regeln und Strukturen im Reporting sind die schnelle und fehlerfreie Erfassung von Informationen sowie die Zeitersparnis bei der Erstellung und bei der Erklärung zu nennen. Ferner ist ein hoher Wiedererkennungswert in allen Abteilungen zu vermerken. Auch das schnellere Erkennen von Abweichungen und notwendigen Verbesserungsmaßnahmen sowie die Reduzierung von Redundanzen (überflüssige Informationen) und Doppelnennungen und der Berichtsanzahl insgesamt sind als Vorteile festzuhalten.

Letztlich ist für die erfolgreiche Umsetzung und Nutzung von Self-Reporting-Ansätzen eine entsprechend ausgerichtete Unternehmens- und Führungskultur ebenso erforderlich wie eine klare Rollenverteilung. Die entsprechenden Organisationsstrukturen sind zu installieren. Konkrete Ziele, Abläufe und Regeln sowie das regelmäßige Hinterfragen von Bestehendem und die Verfügbarkeit leistungsfähiger technischer Lösungen sind ebenfalls unverzichtbar.

 

 

Praxishinweise:

  • Für Controller und Bilanzbuchhalter leiten sich daraus verschiedene neue Anforderungen ab, etwa hinsichtlich der Stammdatenpflege, hinsichtlich der Fehlerkultur sowie des erforderlichen Fachwissens. Insbesondere wird es im Zuge der Digitalisierung für die Bilanzierungs- und Controllingexperten auf das bessere Erkennen von Zusammenhängen, Mustern und die Entwicklung von Prognosemodellen sowie die Nutzung neuer Werkzeuge ankommen.
  • Weil das Reporting eindeutige Strukturen und Regeln sowie Standards und klar definierte Datenquellen benötigt, sind Entscheidungen darüber unverzichtbar, wer Strukturen/Architekturen für und im Unternehmen schafft, und es sind Vorkehrungen erforderlich, die Datenschutz/-sicherheit sowie die Compliance sicherstellen.
  • Mit dem Self-Reporting übernehmen Manager zwar teilweise bisherige Aufgaben bzw. Funktionalitäten, die zuvor den Experten des Berichtswesens vorbehalten waren. Bilanzbuchhalter und Controller müssen dennoch nur dann um ihre Arbeitsplätze fürchten, wenn sie sich nicht umstellen. Denn die expertenbasierte Begleitung und Gestaltung des Reporting bleibt unverzichtbar. Zudem gewinnen mit dem Self-Reporting Aufgabenfelder wie Sicherstellung der Datenkonsistenz (Widerspruchsfreiheit) und Wissensaufbau in Form von Statistiken, Datenpools, Kommunikationswegen stark an Bedeutung. Notwendig ist ein Selbstverständnis als Business-Partner; verwandte Begriffe wie „Ökonomisches Gewissen“, „Berater“ oder „kritischer Counterpart“ (siehe unter https://www.whu-on-controlling.com/zukunftsthemen/business-partner/) verdeutlichen, was damit gemeint ist.
  • In dem vorgenannten wissenschaftlichen Portal ist hier von der Reise vom „Herren der Zahlen“ zum Business-Partner die Rede. Erichsen betonte in Fulda, dass darin eine „Riesenchance liegt, sich einzubringen“; nur Abwarten und „Aussitzen“ sei hingegen keine Option. Dem ist zuzustimmen; denn wer abwartet, überlässt zunächst anderen das Feld. Wer die Reiseaufforderung hingegen annimmt, sichert das eigene berufliche Fortkommen, das ohne Veränderungsbereitschaft nicht zu haben ist; dies gilt eigentlich schon immer, aber mit den unaufhaltsamen Digitalisierungseffekten mehr als je zuvor.
  • Wer noch Bestätigung benötigt, dass es sich lohnt, die Reise anzutreten, findet unter https://www.maerchen-fuer-globetrotter.de/27-gruende-warum-man-reisende-nicht-aufhalten-soll/ 27 Gründe, sich auf den Weg zu machen.

 

Dipl.-Kfm. Dr. Hans-Jürgen Hillmer, BuS-Netzwerk Betriebswirtschaft und Steuern, Coesfeld

 

  

BC 6/2019