Lohnsteuerliche Behandlung von Mahlzeitengestellungen bei Auswärtstätigkeit


BMF-Schreiben vom 13.7.2009, IV C 5 – S 2334/08/10013

Die Rechtsgrundsätze des BFH-Beschlusses vom 19.11.2008 (VI R 80/06, vgl. Plenker, BRZ 2/2009, S. 54 f.) sind über den entschiedenen Einzelfall hinaus anwendbar. Es ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn weiterhin nach den Regelungen in den Lohnsteuer-Richtlinien 2008 (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008) verfahren wird.

 

1. Lohnsteuerliche Behandlung bei Anwendung des BFH-Beschlusses (VI R 80/06)

Nach der Auffassung des BFH sind die amtlichen Sachbezugswerte anzuwenden, wenn die Verpflegung auf eine gewisse Dauer gerichtet ist und im üblichen Rahmen eines Arbeitsverhältnisses als Teil des Arbeitslohns zur Verfügung gestellt wird. Sie fänden hingegen keine Anwendung auf die Gewährung von Mahlzeiten aus einmaligem Anlass. Aufwendungen für Mahlzeiten, die zur Beköstigung der Arbeitnehmer anlässlich einer Auswärtstätigkeit (Fortbildungsveranstaltung) abgegeben werden, seien mit den tatsächlichen Werten anzusetzen. Steuerfreie Sachbezüge seien in die Prüfung der Freigrenze gemäß § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG [44,- €, Ergänz. d. Red.] nicht einzubeziehen. § 3 Nr. 16 EStG komme auch dann zur Anwendung, wenn der Arbeitgeber nicht einen Geldbetrag, sondern die damit zu erlangende Leistung unmittelbar zuwendet.

Die Rechtsgrundsätze des Beschlusses sind in den Fällen des § 3 Nrn. 13 und 16 EStG [u.a. Reisekostenerstattungen des Arbeitgebers, Ergänz. d. Red.] anwendbar, Beispiel 1a). Leistet der Arbeitgeber neben der gestellten Mahlzeit einen Zuschuss, so ist der Zuschuss unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 13 oder 16 EStG steuerfrei [u.a. kein Überschreiten der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen, Ergänz. d. Red.]. Der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit ist mit dem Wert nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG zu bewerten [üblicher Endpreis am Abgabeort, Ergänz. d. Red.] und — soweit durch den Zuschuss noch nicht ausgeschöpft – im Rahmen des § 3 Nr. 13 oder 16 EStG steuerfrei. Der den steuerfreien Teil übersteigende Betrag ist in die Prüfung der 44-€-Freigrenze gemäß § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG einzubeziehen, Beispiel 1 b). Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG steuerfreie Leistung (Zuschuss oder Sachbezug) in Höhe des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen, so kann er keine Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

 

Beispiel 1 zur eintägigen Fortbildungsveranstaltung:

Anlässlich einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung stellt der Arbeitgeber den teilnehmenden Arbeitnehmern ein Mittagessen zur Verfügung. Der Wert der gestellten Mahlzeit beträgt 14 €. Die Abwesenheitsdauer der Arbeitnehmer beträgt 10 Stunden.

 

a) Der Arbeiteber stellt die Mahlzeit und leistet keinen Zuschuss:

Der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit wird nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG von 14 € mit dem Wert angesetzt. Hiervon sind nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG 6 € steuerfrei [Pauschbetrag bei Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden, Ergänz. d. Red.]. Der den steuerfreien Teil übersteigende Betrag von 8 € ist in die Prüfung der 44-€-Freigrenze einzubeziehen. Der Arbeitnehmer kann keine Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit geltend machen, weil er einen steuerfreien Sachbezug in Höhe des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen erhalten hat.

 

b) Der Arbeitgeber stellt die Mahlzeit und leistet einen Zuschuss von 5 €:

Der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit wird nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG von 14 € mit dem Wert angesetzt. Der Zuschuss von 5 € und 1 € vom Wert der Mahlzeit sind nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG steuerfrei. Der den steuerfreien Teil übersteigende Betrag von 13 € ist in die Prüfung der 44-€-Freigrenze einzubeziehen. Der Arbeitnehmer kann keine Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit geltend machen, weil er insgesamt steuerfreie Leistungen (einen Zuschuss von 5 € und einen Sachbezug von 1 €) in Höhe des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen erhalten hat.

 

2. Lohnsteuerliche Behandlung bei Anwendung der Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008)

Unter den Voraussetzungen des R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008 ist eine Mahlzeit, die zur üblichen Beköstigung der Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung abgegeben wird und deren Wert 40 € nicht übersteigt, mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung anzusetzen. Die 44-€-Freigrenze ist nicht anzuwenden.

Eine mit dem Sachbezugswert bewertete Mahlzeit ist nicht nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG steuerfrei, Beispiel 2a). Leistet der Arbeitgeber neben der gestellten Mahlzeit einen Zuschuss, so ist der Zuschuss unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 13 oder 16 EStG steuerfrei und der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit mit dem Sachbezugswert anzusetzen, Beispiel 2b). Soweit der Arbeitgeber von dem Zuschuss den Sachbezugswert einbehält, gilt die Kürzung des Zuschusses als Zahlung durch den Arbeitnehmer, die auf den geldwerten Vorteil anzurechnen ist, Beispiel 2c).

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber einen nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG steuerfreien Zuschuss in Höhe des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen, so kann er keine Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

Übersteigt der Wert der Mahlzeit die Üblichkeitsgrenze von 40 €, so ist der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit mit dem Wert nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG anzusetzen und nach den obigen Erläuterungen anzuwenden.

 

Beispiel 2 zur eintägigen Fortbildungsveranstaltung:

Wie Beispiel 1.

 

a) Der Arbeitgeber stellt die Mahlzeit und leistet keinen Zuschuss:

Da der Wert der Mahlzeit die Üblichkeitsgrenze von 40 € unterschreitet, ist der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit mit dem Sachbezugswert von 2,73 € (2009) anzusetzen und zu versteuern. Der Arbeitnehmer kann den Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen von 6 € als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit geltend machen.

 

b) Der Arbeitgeber stellt die Mahlzeit und leistet einen Zuschuss von 5 €:

Da der Wert der Mahlzeit die Üblichkeitsgrenze von 40 € unterschreitet, ist der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit mit dem Sachbezugswert von 2,73 € (2009) anzusetzen und zu versteuern. Der Zuschuss von 5 € ist nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG steuerfrei. Der Arbeitnehmer kann Verpflegungsmehraufwendungen von 1 € [6 € ./. 5 €, Ergänz. d. Red.] als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit geltend machen.

 

c) Der Arbeitgeber stellt die Mahlzeit zur Verfügung und leistet einen Zuschuss von 5 €, von dem er den Sachbezugswert von 2,73 € (2009) einbehält:

Da der Wert der Mahlzeit die Üblichkeitsgrenze von 40 € unterschreitet, wäre der geldwerte Vorteil aus der Mahlzeit mit dem Sachbezugswert von 2,73 € (2009) anzusetzen. Die Hinzurechnung dieses geldwerten Vorteils zum steuerpflichtigen Arbeitslohn entfällt, denn die Kürzung des Zuschusses um 2,73 € gilt als Zahlung durch den Arbeitnehmer, die auf den geldwerten Vorteil anzurechnen ist. Der Zuschuss von 5 € ist nach § 3 Nr. 13 oder 16 EStG steuerfrei und nach § 4 Abs. 2 LStDV aufzuzeichnen. Der Arbeitnehmer kann Verpflegungsmehraufwendungen von 1 € als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit geltend machen.

 

Praxis-Info!

Reisekostenvergütungen an Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft (z.B. für Fahrtkosten, Übernachtung) sind steuerfrei. Bezüglich der Verpflegungsmehraufwendungen ist die Erstattung steuerfrei, soweit der jeweils in Betracht kommende Pauschbetrag (8 Stunden Abwesenheit = 6 €, 14 Stunden Abwesenheit = 12 €, 24 Stunden Abwesenheit = 24 €) nicht überschritten ist (§ 3 Nr. 16 i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG).

Eine Versteuerung der Mahlzeitengestellungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit (einschließlich Fortbildungsveranstaltungen) wird bislang in der Praxis meist vermieden, indem der Sachbezugswert für die Mahlzeit vom Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand (6 €, 12 € oder 24 €) abgezogen wird. Damit hat der Arbeitnehmer das Essen bezahlt, und es ergibt sich kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil mehr. Die amtlichen Sachbezugswerte nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung betragen für 2009:

  • für ein Frühstück 1,53 € und
  • für ein Mittag- und Abendessen jeweils 2,73 €.

Laut dem BFH-Urteil sind nunmehr die Mahlzeiten mit dem tatsächlichen Wert und nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Soweit die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen überschritten sind, kommt die 44-€-Freigrenze für Sachbezüge in Betracht, sofern diese nicht schon anderweitig ausgeschöpft ist.

 

Praxishinweise:

  • Die von der Finanzverwaltung eröffnete Wahlmöglichkeit bei Mahlzeitengestellungen zwischen
    – der BFH-Regelung (Ansatz mit dem tatsächlichen Wert und nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert; Anwendung der 44 €-Freigrenze für Sachbezüge, sofern die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen überschritten werden) und
    – LStR-Behandlung (siehe oben 2.)
    stellt für die betroffenen Steuerpflichtigen erfreulicherweise ein Entgegenkommen dar.
  • Für zahlreiche Arbeitgeber und besonders Arbeitnehmer ist die bisherige Verwaltungsauffassung meist günstiger. Die Arbeitnehmer erhalten als „allseits gewünschte“ steuerfreie Spesen die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 18 € (6 € + 12 €) steuerfrei und müssen den Wert der Mahlzeiten in Höhe von 6,99 € (1,53 € + 2,73 € + 2,73 €) versteuern. Diese Versteuerung wird durch Abzug eines Betrags von 6,99 € von der steuerfreien Reisekostenvergütung vermieden, wodurch der Arbeitnehmer immer noch einen Betrag von 11,01 € (18 € ./. 6,99 €) ausbezahlt erhält. Daneben steht die 44-€-Freigrenze für Sachbezüge vollständig für andere Sachzuwendungen (z.B. Benzingutschein, Fahrausweise) zur Verfügung. Zudem entfällt die (oftmals schwierige) Feststellung des tatsächlichen Werts der Mahlzeiten.

[Anm. d. Red.]

 

BRZ 8/2009