Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch: Word-/Excel-Datei


FG München, Urteil vom 22.4.2008, 14 K 166/07

Eine mittels eines Computerprogramms erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenem Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offen gelegt wird, ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Die angefallenen Kosten des PKW sind daher im Weg der Schätzung auf die unternehmerischen und nichtunternehmerischen Fahrten aufzuteilen.

 

 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

 

Streitig war im vorliegenden Fall die Höhe des vom Finanzamt (FA) angesetzten Kfz-Eigenverbrauchs.

Das FA beanstandete, dass es sich bei dem vorgelegten Fahrtenbuch offenbar um eine Microsoft Word- bzw. Exceldatei handelte. Ein über diese Programme erstelltes Fahrtenbuch genüge nach seiner Ansicht den gesetzlichen Anforderungen nicht.

 

  

Lösung

 

Zu Recht, so das Urteil des BFH, habe das FA die private Kfz-Nutzung der Besteuerung unterworfen.

Begründung: Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt allerdings, dass die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch: Das Fahrtenbuch ist zeitnah und in geschlossener Form geführt worden (BFH-Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, hier).

Nach diesen Maßstäben ist eine Datei, an deren Datenbestand später noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme offen gelegt wird, kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

 

 

 

Hinweis:

 

Das gilt auch dann, wenn die einzelnen Eintragungen in der Computerdatei unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Fahrt vorgenommen worden sein sollten.

 

 

Eine solche Aufzeichnungsmethode ist also nicht geeignet, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen.

Ergebnis: Der auf diese Weise erzeugte Datenbestand ist kein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit auch kein Fahrten-„Buch". Die angefallenen Kosten des PKW sind daher im Weg der Schätzung auf die unternehmerischen und nichtunternehmerischen Fahrten aufzuteilen (BFH-Urteil vom 10.6.1999, V R 82/98).

 

 

 

Praxishinweise:

 

  • Ein mit Hilfe eines PC-Programms erstelltes Fahrtenbuch wird also nur unter den o.g. eng gefassten Bedingungen anerkannt. Excel- oder Word-Dateien sind damit grundsätzlich ungeeignet. Es bedarf vielmehr einer speziellen Software (Blümich 2008, EStG, KStG, GewStG).
  • Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen (LStR 2008, H 8.1. 9, 10). Aber auch handschriftlich geführte Fahrtenbücher sind nicht unproblematisch. Auch bei diesen sind Manipulationen nicht auszuschließen. Die genauen Anforderungen an ein „ordnungsgemäßes“ Fahrtenbuch mit Muster finden Sie in BC 7/2006, S. 175 ff.
  • Am Markt gibt es inzwischen eine Vielzahl an Software (u.a. auch mit GPS-Unterstützung), die als „finanzamtskonform“ beworben wird; insbesondere haben die meisten Produkte einen nicht editierbaren Zeitstempel. Einen Anbietervergleich/Preisvergleich finden Sie bei heise online, siehe hier.

  

[Anm. d. Red.]

 

BC 9/2008